论医院档案归档制度的建立与完善

【关键词】  管理；档案管理；归档制度

　　医院档案管理是医院管理向制度化、规范化、化方向的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在医院建设和医疗事业发展中发挥着越来越重要的作用［1］。档案管理工作的好坏，直接影响医院本身的形象和荣誉。但是现时期医院档案管理工作还存在很多问题和不足，不仅降低了查找、阅读、管理档案的效率，也在一定程度上影响了医院的全局工作。因此加强医院档案管理工作在医院全局管理中具有非常重要的作用和意义，而建立和完善医院归档制度则是档案管理中不可或缺的重要内容。

　　1 建立档制度势在必行
   
　　做为一个科学性、性、服务性、专业性较强的行业，档案事业同其他各行各业一样，也需要实行标准化，制定各种标准，作为开展工作的依据和准绳［2］。档案室是集中统一管理本机关档案的机构。机关档案室的收集工作是文件归档管理工作的第一道关口，是依照各项归档制度来完成的［3］。因此，建立科学适用的归档制度，不仅是单位文件处理部门和业务部门做好文件归档工作，及时地、科学地移交档案的重要依据，也是档案部门取得档案，监督、指导和检查本单位各部门文件归档工作的必要手段。所以建立和完善归档制度，势在必行。只有建立和完善了归档制度，才有可能保障档案管理工作与医疗业务工作的同步发展。

　　1.1 建立归档制度是规范文件归档工作的需要  建立归档制度，是做好档案工作的前提和条件，是做好文件归档工作的需要，也是保证档案质量、数量、利用以及便于进行档案管理的重要手段。在未建立归档制度时，每项具体工作都去翻阅有关、法规、条例、办法，不仅工作效率低，而且由于法规中相关内容涉及面广，针对性不强，难以满足需要，造成理解片面，执行制度时无从下手，甚至有时断章取义，凭主观经验盲目理解，造成工作失误。为了进一步规范文件归档工作，我们应结合单位实际建立一套比较科学、完整、系统、切实可行的归档制度。它不仅能够规范文件归档工作的内容、形式、方法、步骤，同时也规范了档案工作人员从事档案工作的思想和行为，也是为医院积累档案财富的重要保证。

　　1.2 建立归档制度可以提高工作效率  建立有针对性的文件归档制度，规范了文件归档工作中由于涉及面广而出现的理解方面的差异，很大程度上解决了制度执行不到位问题。例如：我们医院实行的是部门立卷制度，在归档时间这个问题上，我们采取了分时间段归档的制度。首先根据工作性质，把归档部门分为党务、行政、医技三大系统，再根据单位归档文件的数量、归档顺序等因素规定其归档时间。归档时间分别定为党办、院办、人事科等部门每年的3月底前必须完成整理归档移交工作；纪检、工会、团委等部门在4月10日前归档移交；医务科、护理科、保健科等部门在4月20日前归档移交；鉴定科、财务科、后勤管理科等部门在4月30日前归档移交。实现了文件归档工作忙中有序，既避免了因归档时间冲突而导致的归档手续、质量等问题，又保证了归档文件符合规范要求，大大提高了工作效率。

　　2 及时完善归档制度的是保证归档制度顺利实施的关键
   
　　在归档制度实施过程中，由于新内容、新问题的不断出现，若对制度修订完善不及时，会出现诸如制度滞后、条款缺失、制度执行不规范、归档文件不符合要求、归档不按时等问题，影响档案的标准化要求和有效利用。

　　2.1 对制度中缺失条款应及时补充  随着社会的发展，档案事业也已进入一个高速发展的阶段。新内容、新问题、新方式曾出不穷。无数先进的科学技术让我们感觉到前所未有的压力和挑战。固有的模式和制度不仅难以适应发展要求，而且还束缚了各项工作的开展。因此，完善归档制度首先应包含对制度中缺失条款的及时补充。如：我院当时制定归档制度时，文件尚未普及，由于不具备一定的硬件设施和人才，所以制度中缺少这些内容。随着档案管理化的普及，我们补充制定了电子档案形成、保管、接收、管理一整套制度，使电子档案逐步走向了规范化管理。

　　2.2 建立预立卷制度  归档制度中对归档文件的质量要求内容较多且容易出偏差。但如果不重视文件的接收或签发、传阅和审批、收集和整理等前端控制工作，在办理归档手续时，就会出现更多不规范文件，有时甚至无法弥补。如：对归档文件的纸质材料、纸张大小、字迹材料等内容的规范要求；对归档前文件资料的破损修复要求；对文件归档时每件的排列顺序、规范要求等。对此我们建立预立卷制度，着重强调前端控制工作。具体内容包括：每个部门在文件正式归档移交前10 d，先按制度规范整理文件，送交档案部门，有档案部门按归档制度要求检查收、发文件登记是否齐全完整；文件收集、临时性活动资料收集是否规范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否规范；每份文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等内容，然后根据检查情况分别给予指导和建议，使各归档部门能够及时纠正、弥补差错，以确保在正式归档时间内严格按照归档制度要求，圆满完成文件的整理、归档、移交任务。

　　2.3 制定文件归档工作奖惩办法  有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。这是针对国家而言。在我们的工作中，针对归档制度的执行同样需要这样。制度既然建立了就需要执行，既然执行就需要赏罚分明。制度是标尺，如何使用，使用的效果如何，关键要看归档文件整理的是否齐全完整，方法是否规范标准，完成时间是否符合规定要求等。假如碍于人情、面子，对工作质量、归档时间要求等一味迁就，执行制度不能奖罚分明，不能及时提出意见和帮助，过分强调人情面子，最终，造成返工或文件不能按时归档。为保证归档制度的顺利实施，我们制定了“文件预立卷制度”、“文件归档考核办法”、“三纳入”、“四同步”，把文件归档工作的执行情况与部门负责人、档案工作人员的收入挂钩，并取得上级主管领导的大力支持。制度合理、奖罚分明，激励了大家的工作热情，从而也有利于促进各项管理制度的顺利实施。

　　3 加强文件的收集归档，提高档案管理人员的科技素质

　　3.1 加强电子文件归档制度的建立  在以电子信息为核心的高科技背景下，传统的纸质档案逐渐向多样化的电子文件转变，信息载体日益多样。电子文件只在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖机等数字设备阅读、处理。在目前自动化系统逐步成为机关公文处理的平台时，电子文件是各级机关和单位职能活动的记录。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一，相互间不兼容的现象，档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率。

　　3.2 优化档案工作者的素质和结构  随着档案管理手段的日益进步，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。特别是在医疗单位普遍进行机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力［4］。那些从事传统纸质的档案工作者虽然在专业领域水准较高，但他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求，这就要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代的要求，加强技能培训，使他们尽快熟悉化技术、技能的运用。档案部门还应引进部分高科技人才，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能，可以加快实现对电子档案的初步数字化和化过程。同时，相关的业务部门还要出台一系列与之相配套的规章制度和管理措施，以使我们在归档工作制度化、规范化、化［5］。
   
　　总之，建立和完善归档制度的最终目的是为档案的管理、利用服务，为历史的财富积累而服务。我们只有从提高档案管理人员的综合素质做起，培养更多的新时代合格档案人，才能担负起发展档案事业的历史重任，以扎实的业务功底、过硬的业务技能为医院的医学研究事业和管理水平的发展做出更大的贡献。

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  　［1］ 站喻棉.浅谈新时期如何加强医院档案管理［J］.伤残医学，2007，（4）：114

　　［2］ 丁振宇.档案管理工作标准与档案分类法操作指南［M］.长春：吉林音像出版社，2003：53

　　［3］ 陈忠海.档案管［M］.郑州：河南人民出版社，2006：6

　　［4］ 杨海立，刘正芳.浅谈如何做好新时期医院档案管理工作［J］.中医药管理杂志，2007，（9）：699

　　［5］ 王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变［J］.档案学通讯，2007，（3）：74