浅析加强医院物资管理的重要性

【关键词】  物资管理

    后勤物资的管理是医院医疗活动的基础，如何提高各类物资管理的性和合理性，减少浪费和库存占用，优化物资管理流程，加强物资的定额管理等，是医院信息化管理的一个重要课题。近年来，我院在院科二级医疗成本核算的基础上，结合自身特点，大胆探索深化医院改革的新路子，以信息化建设为平台，成立以机管理为技术支持的管理中心，对全院实行各种物资的统一采购、统一供应、统一管理、统一核算。经1年多的运行，医院经济效益明显提高，采购成本大幅度下降，收到良好的效果。

    1  提高管理意识，探索物资管理的最优方式

    随着我国由计划经济体制向市场经济体制的过渡，随着医疗机构改革的不断深化，国有医院从全部依靠政府拨款，转向在相当程度上依靠医疗服务收入，资源配置在很多方面实现市场化，医院资产多元化趋势日益明显，面对激烈竞争的医疗市场，医院必须通过提高财务管理水平，以最低的消耗取得最大的收益，才能在激烈的竞争中立于不败之地，因此，医院要以优质、高效、低耗的服务赢得医疗市场份额，建立一个标准化和全面的医院财务管理系统具有十分重要的意义。

    我院是新疆阿克苏地区规模最大、设备设施最完善的二级甲等医院。自2005年4月以来，院党委注重运用最新理论成果指导医院建设，以信息化网络建设为平台，提高物资管理水平，并反复强调信息化物资管理的科学性和实效性。党委多次组织召开财务、设备、信息等部门协调会，结合医院实际，提出管理需求，依托医院信息基地的技术力量，开发和研究出科学、实用的网络化物资管理系统。

    1.1  建立健全组织机构  首先，成立了物资管理科，对全院物资采购、物资管理、物资分配进行全面统管，改变了过去医院物资管理粗放分散型的运作模式，并遵循合理分工与相互制约原则，不相容职务分离原则、协调原则和责任到人等原则，使医院物资管理突出集中统一，责权明确，网络监督，充分体现物资管理的透明性。

    1.2  分库管理、统一核算  医院的物资材料按大类分库存放管理、采购发放，而这些库房全部属于同一个部门―物资管理科管理，账务全部由物资统一核算。物资科根据医院实际情况和管理需要下设三个库房：医用材料库、医用耗材库、总务物资库。凭借网络的优势将各个库房的物资材料的账务数据全部汇集到物资会计处统一处理、统一核算、汇总统计。物资的消耗统一参与医院内部的经济核算。

    2  利用网络优势、实现一体化管理

    2.1  实现“零库存”  在物资管理科库房对每一种物品，设置了库存上下限和标准存量，并以此为依据进行积压和临缺报示，再结合科室申领申购单，生成采购计划，经调整确认后上报采购招标部门。这样基本可以实现“零库存”，避免了库房物资积压和浪费。

    此外，通过网络可以方便地查询到不同的物品及同种物品的不同价格，可以据此进行必要的市场调查，严控价格。对一些耗量大、周转快的物品，物资科会同招标部门通过市场调查或直接从厂家获得信息，以最优惠的价格、完好的品质进购，既节省了资金，又体现一切以病人为中心的服务导向。

    2.2  实现网上物资申领流程  物资科根据局域网上的信息，对各病区消耗材料每天的实际使用量进行审核，对于已使用的可收费材料及时给予补充；不可收费材料由科室定期申请，仓管员打印出库单，经物资配送人员审核实发物品，由工作人员将物资配送至各病区，部门主管在出库单上手工签审。各部门通过电话申请物资，由于无须医护人员往返仓库，而直接由工作人员配送，可节省科室大量的时间，使后勤服务工作更加落实到位，真正做到了将“医护人员还给医人”。

    2.3  实现机出入库、库存管理  库存物资实行微机化管理后，入库、出库单据不再由手工填写，而是履行有关手续后由计算机打印入库单、出库单。这样就避免了物品不入库就被领取和领取物品不填出库单的现象。月末由计算机操作人员打印出月末库存物资的账目同实物一一核对，做到了账实、账账相符；打印出采购的各供货单位物品的汇总表，便于与各供货单位清算结账；成本核算部门通过月末可准确及时取得各科室领取物品的金额，提高了成本核算工作人员的工作效率和核算的准确性。

    物资各类账的生成打印，并直接发送财务处以生成凭单。因各类数据均由采购和库房录入，会计可随时调用这些数据处理账务，所以大大减轻了会计的事务。物资会计通过微机不仅可以实现上述各类事务数据的检索查询，还可以自动汇总生成各种报表。

    2.4  对贵重物资全过程监控管理  对贵重物资，如导管和介入材料等，采用从采购入库到请领、病人的使用、收费环节全程监控，避免物资在环节过程中的流失对医院造成的损失。

    通过查询系统，将医院的采购信息公布在网上，增加物资管理的透明度，让全员参与物流管理，真正做到阳光操作；同时便于医院管理者随时了解、掌握和监控医院物资的库存、价格、付款情况和监控物资的流向，实现明明白白的管理。

    3  提高管理效率，确保物资管理渠道畅通

    3.1  规范了财物流通秩序  从物资采购到物资流通的各个环节，都受到管理的制约，把经费与物资有机地结合起来，实行计算机网络全方位监督，较好地发挥了有限经费的整体保障作用。从根本上改变传统物资管理的思维定式、管理模式和方法。推行领导集体理财、经费归口管理、物资统一保管。物资统管纠正了采购、管理、供给、核算各环节的不可控性，从根源上消除弄虚作假、损公肥私隐患。使财物管理有序，提高了经济效益。加之，网络监控系统的全程跟踪和严格的审批、请领制度，都有助财物行为的自我调控和约束。

    3.2  有效降低了物资消耗成本  1年多以前，医院物资消耗费用占医院支出费用的60%以上。材料费用的下降是医疗费下降的关键环节。物资的统管统供，大大地增加了资金动用的灵活性。通过计划采购、定额供应，变成本事后控制为事前控制，以达到医院总体成本的降低，实现管理出效益的最终目的。2005年以来，采购的物资价格与市场价格相比，一次性耗材降低30%，医用胶片类降低37%，办公用品降低20%，后勤物资降低15%，共计节约资金800余万元。

    3.3  提高了物资管理效率，保障了科室核算实施  实行物资统购统管后，物资的采购、入库出库可以随时查询，并根据库存情况由计算机自动生成或人工编制进货单，既保证了临床一线的使用、又避免了库存积压和资金占用，从而提高了采购资金的循环利用率。

    由于从物资的采购渠道到物资的供应全过程是基于网络环境的管理，物资系统可以进行各种物品消耗分析、采购分析以及打印各种月结账务报表，不但为管理者提供科学有效的物资分析，也把会计、保管员从繁琐的账务处理中解放出来。我院物资部门实行微机管理后，工作效率增加一倍，而人员却减少了一半。

    实施科室核算制度后，各科室在物资部门领用的物品全部计入科室成本，由此提高各科室的积极性、杜绝物资浪费、增收节支。同时，网络可以随时查询科室领用物品数据，便于相互监督，从而极大地提高了各科室的成本意识、节约意识。