采用“鱼骨图”法探索医院档案管理长效机制
【关键词】 鱼骨图 探索 管理 长效机制
医院档案是国家信息资源的重要组成部分，涉及病案、财务、人事等多方面内容。它不仅具有依据作用，而且是一种特殊的信息资源，是医院研究的基础和条件。本院采用“鱼骨图”法管理医院档案，经过几年的运作和实践，收到了较好的效果，现介绍如下。
1 “鱼骨图”法管理医院档案的总体思路
鱼骨图由日本质量专家石川馨发明，将造成某项结果的众多原因，以系统的方式图解［１］。通常，鱼骨图用4M (人－Man，方法－ Method，材料－Materials，机器－Machines)四大资源将问题分类(图1)。首先，确定鱼头，即医院在特定期间所要实现的档案管理目标；其次，按4M的方法列出影响档案管理目标的主要原因，即描述出鱼的主骨；然后，在每个主要原因下列出次要原因，如人员中包含专职人员数量、人员素质、人员待遇等，即描述出鱼的中骨；随后，在中骨下列出具体原因及对策，形成鱼的小骨；最后，确定鱼头对应的鱼骨图中各项因素。“鱼骨图”法就是通过上述五个步骤，针对医院档案管理存在的缺陷和需要改进的地方，切实采取有效措施提高档案管理的效率和效益，最终构建医院档案科学管理的体系。
2 “鱼骨图”法分析医院档案管理存在的问题
2.1 MAN－人的问题 本院不少中层干部对档案管理意识不强，将部门的业务档案资料都以各种理由不移交档案室，因此统一集中管理的执行力不够；档案管理人员兼办公室文秘，精力不到位，兼职档案员由于流动频繁，队伍不稳定，缺乏系统的档案知识培训，专业知识及相关知识欠缺。
2.2 Machines－机器问题 档案用房紧张，档案管理设备陈旧。机管理，目前只是起到保存资料和检索的工具作用，由于全院办公自动化尚未启动，难以实现档案信息资源的有效开发和全院共享。
2.3 Materials－材料问题 档案材料收集困难，造成档案资料不够齐全完整。档案材料载体形式多样化，也给档案保管带来了新的问题。
2.4 Method－方法问题 全国缺乏统一的医院档案管理标准，目前一般都是参照科技事业单位的档案管理模式，没有体现出医院档案管理的特殊性。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会［２］。
3 “鱼骨图”法管理档案的对策
3.1 MAN－人的对策 多渠道宣传档案工作的重要性，通过会议、参观学习等，提高全院档案管理意识，特别是重视专、兼职档案人员的培养，优化知识结构，提高档案队伍的业务素质。专职档案员转变观念，主动服务医院各部门工作。把档案管理纳入医疗安全积分管理，遗失档案要扣积分，并与考核挂钩。
3.2 Machines－机器对策 加强档案管理的硬件投入。根据档案的，给予合适的资金投入，配备必要的档案装备，扩展库房，采用防磁柜、密集架，适时更新、改进档案管理装具。改善档案管理技术，充分应用机，设计和使用合适的应用软件，与医院管理系统相衔接，纳入医院办公自动化系统。
3.3 Materials－材料对策 档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行《档案立卷归档制度》，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。对归档难度较大的科研课题档案和基建档案，可采取全程跟踪介入的方法取得其资料。还应注意收集那些对医院持续发展有潜在价值的文件，防止档案材料的流失。做好档案价值的鉴定工作，对各部门移交的档案以及超期保管的各类档案进行鉴定、销毁工作，保证馆藏档案的实用价值，优化馆藏，提高质量。
3.4 Method－方法对策 健全医院档案工作标准体系，完善档案管理制度，规范管理。本院实施了ISO9000质量管理体系认证，把档案管理纳入各科室部门职责和员工岗位职责，明确规定了档案管理员的责任义务；提高制度执行力，专职档案员要经常到各部门指导档案工作；加强档案利用反馈信息的管理；重视档案信息的开发利用，充分发挥档案的社会效益，有目的地从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次、三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。编写专题汇编，如《方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密［３］。
经过几年的努力，本院用“鱼骨图”法构建医院档案管理长效机制取得了初步成效。医院顺利通过了浙江省三级甲等医院的评审，其中档案管理工作还受到了评审专家的特别好评。另外，医院档案室特别是病案室成为医务人员研究的有效平台，成为本院医疗纠纷举证责任的有力保障。
【参考文献】
1 田野.神奇的医院管理工具·鱼骨图.管理和经营，2004，10(2)：1994～2007.
2 陆艳、蔡栋.当前医院档案管理工作分析.医院管理，2000，20(10)：55～56.
3 赵霞. 医院档案管理中的问题与对策.中华医院管理杂志， 2007，9(12):27.
