打造公共档案馆

　　目前，档案馆藏来源主要依赖各机构档案室的移交，政府机构档案部门存有哪些档案，便可能向档案馆移交哪些档案。据笔者了解，各级政府机构中尚有为数不少的单位，各类档案未实现集中统一管理，室藏不够齐全、完整，多数仅保存着本单位的文书档案、会计档案、科技档案等，专业档案大多仍处于政府机构内部各个职能部门的掌控之下，移交渠道不通畅，形成了档案馆藏结构重文书档案、轻专业档案的格局，专业档案游离于档案馆的监管之外。
　　解决这个问题需要多方配合。首先，政府各机构须对本组织形成的各门类档案实行集中统一管理。国家档案馆馆藏主要来自政府各机构档案室，只有档案室室藏丰富、门类齐全，尤其将政府机构产生的涉及公民个人的档案完整地收集，这些珍贵的档案才有可能随同文书、会计、科技等类档案一并移交进馆，才能保障档案馆馆藏结构的合理，保障馆藏资源体现对公民个人的关怀。其次，档案馆须成立专门机构，责成专人主动与政府各部门联系、协商，根据每一个部门的职能范围及其产生文件的实际状况，制订详细具体的档案接收细则。如果某些机构档案基础工作薄弱，甚至在某个特殊阶段档案工作瘫痪，档案馆应重点督促他们按照接收细则整理移交档案，坚持“公众需要什么，档案馆就收藏什么”的工作理念，将政府机构形成与保管的专门档案系统地收集进馆，有效地保证馆藏的不断丰富，构建平民化的馆藏结构，这是打造公共档案馆的首要任务。
　　
　　2、建立公共档案馆文化
　　美国纽黑文市公共图书馆馆长诺曼·欧德先生曾提出“公共图书馆文化”，并将其诠释为“图书馆是‘城市最重要的免费公众空间’，是一个城市的灵魂和心脏 ”。这里的“免费”包含了“免费”和“自由”二重含义，强调对市民全面服务功能；“空间”则指图书馆专业性教育功能方面须突出“公共性”；“公众空间”是聚合人群的地方。它意味着公共图书馆除了确保市民能够随时读书、用书、借书以外，还须把举办各种文化活动等等放在很突出的地位。所以，提高图书的利用率，应该始终是公共图书馆的工作重心。⑧ 美国的公共图书馆文化为我国公共档案馆建设提供了一种新的启示。
　　首先，在档案馆的选址、外观设计上要体现以人为本的理念。曾几何时，档案馆作为党委和政府的附属机构，始终小心翼翼地躲在政府或党委大院一个不易被发觉的角落里，用户如果查阅档案，须穿越威严的大院，再几经曲折，才能到达神秘的档案馆。就利用者而言，且不说档案馆是否保存着“为我所需”的材料，仅是繁琐的进门手续就很容易造成公众利用档案的心理障碍。所以，打造公共档案馆，首先在档案馆的选址以及外形设计上，要贴近公众，便利公众，富有亲和力。近几年，位于广州CBD中心区域的广东省档案馆和集决策参考、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等八大功能为一体的上海市新型档案馆在外滩开馆，标志着国家档案馆在选址、建筑外形、室内设计等正在朝向从公民利益出发，与利用者便利的趋势发展，并以崭新的形象登上城市的文化舞台。
　　其次，须树立维护公民利用档案权利的服务理念，向公众充分展示馆藏，公平、公正地对待每一位用户，这是档案部门必须坚守的工作准则。由于档案包含的内容信息多是零星的、分散的，档案的检索工具又具有较强的专业性，所以，档案馆应把主要精力投诸如何尽力展示馆藏，如何能够最大限度地为公众提供利用；档案馆的工作人员，应该坚持“公众需要什么，我们就提供什么”的基本原则，把能为更多的利用者服务，能向每一位利用者提供准确、全面的档案信息，作为档案从业人员的价值取向。另外，平等对待每一个用户，不以利用者的身份、地位的不同而产生优待或者慢待现象，做到档案面前人人平等。
　　
　　注释：
　　1、赵建功：《 公共档案馆琐议》，《山西档案》2003年第4期。
　　2、宗培岭：《公共档案馆，你从哪里来——写在上海市档案馆新馆开馆之际》，《浙江档案》2004年第1期。
　　3、李国庆：《公共档案馆社会功能的定位及其实现途径》，《新时期公共档案馆建设》，中央文献出版社2004年版，第79-80页。
　　4、王乐夫、陈干全：《公共性：公共管理研究的基础与核心》，《社会科学》2003年第4期。
　　5、《上海档案工作创新文集》2004年版第220页，转摘于冯惠玲《论档案馆的亲民战略》，《档案学研究》2005年第1期。
　　6、王保国：《我省档案馆工作的困境与出路》，《山西档案》2005年第5期。
　　7、朱荣基：《哪些档案具有长久利用价值——国外档案馆观感》，《中国档案》1998年第11期。
　　8、苏炜：《耶鲁漫笔：美国的公共图书馆文化》，新浪网2004年8月9日，来源：http://www.sina.com.cn