档案馆网站建设必须重视规划

　　随着社会信息化和互联网产业的不断发展，不到十年的时间，档案网站在国内完成了从萌芽期到成长期的发展。2000年，国内可访问的档案网站有近50个。①2004年已发展到336个，其中各级综合性档案局、馆所有277个，占82.44%；高校系统所有47个，占13.98%；城建档案馆、房地产档案馆、地质档案馆等专门档案馆所有10个，占2.98%；档案专业学术性刊物所有2个，占0.60%。②从当前档案网站发展态势看，大量县级、区级档案馆开始积极谋划档案网站建设，许多规模性企业也已开始把档案网站建设列入中长期发展规划，作为降低企业内部运行成本、提高效率的重要手段之一。我国档案网站建设已经处于进一步发展的关键时期，成长潜力之大不可估量。然而，从中国人民大学信息资源管理学院召开的全国档案网站研讨会的情况来看，大多数档案馆建设网站过程中，跟风的多、有具体发展规划的少，由于缺少规划产生的种种弊端已开始显现，诸如，网站建设导向不明确、重要信息不完整、重点不突出，网站功能没有得到显现；首页有效信息量小，用户真正关心的信息资源在首页没有体现、部分内容陈旧、缺乏时效性；菜单栏目设置不合理，栏目过于简单、栏目名称意义不明确、使用户难以发现需要的信息；不重视网页字体和美工，不能吸引用户的眼球；网站建设资金不足，等等。虽然这都是一些具体的实践性问题，但它却暴露出大多数档案馆在建设网站时，缺乏一个重要的环节──规划。这种形势下，如不对规划工作予以充分重视，对于促进档案网站建设的进一步发展将会产生十分不利的影响。
　　
　　一、何为档案网站建设规划
　　
　　究竟何为档案网站的规划？规划，即计划、谋划，是对将来要做之事的设想和决定。档案网站建设规划既有宏观管理层次的规划，也有微观层次的规划。宏观层次的规划是指国家档案馆（局）或省级馆（局）从全国或全省档案网站建设事业的整体出发而进行的战略规划。微观层次的规划是指各个档案馆主体根据国家法律、法规、方针、政策的规定，结合社会发展情况和档案工作实际条件，针对自身发展现状而确定档案网站构建和动作的目标、方向、任务等的一项工作，是从目标到实际动作过程的全盘谋略与策划，属于档案网站高层次管理的范畴；其实质就是档案机构针对形式而制定的网站发展战略，具体包括档案网站各方需求调查、建设网站的目的及功能定位、网站技术解决方案、网站内容规划、网站建设费用、网站维护及网站推广等各个方面。辽宁省档案网站建设取得的成绩表明，前期规划得力，建设过程中就少走许多弯路，网站建设自然做得相对较好。③
　　本文仅从微观层次谈一谈对档案网站建设规划的一些认识，以期抛砖引玉。
　　
　　二、档案网站建设规划的重要性
　　
　　首先，档案网站的建设、运营和发展，具有很强的路径依赖性，也就是说，一旦规划好了，容易朝着良性的方向发展；一旦走错，就容易误入歧途，深陷其中而不能自拔。根据人大档案学院所做的我国省级档案网站测评项目的结果，我们发现，档案网站建设的好坏与各省经济水平的高低并不具有绝对的正相关或负相关关系，在同一经济社会条件下的两个地区，可能在最初的投入资金和人力都差不多，但是由于一个网站规划好，一个在最初规划时比较随意，经过两三年的发展，现在已经产生了很大的差异。这是因为档案网站系统本身具有很强的锁定效应，原因就出自软件和操作系统具有很大的锁定效应。一旦你用了一个操作系统、某个系统的数据库、某种开发语言，再想更换别的系统和工具，就非常困难。
　　其次，档案网站规划的水平决定了网站的建设和发展水平；低水平的规划就注定限制了网站发展的潜力，高水平的网站规划，就为网站的发展提供了无限的发展空间；这是由于“规划决定结构，结构决定功能”所决定的。北京市档案局（馆）在建站初期，确立了“整合资源、体现职能、提供服务、接受监督” 的建站宗旨和理念，并依此进行规划，事实表明，这一高水平的规划，为北京市档案局（馆）网站提供了良性的发展空间，使其各项功能在与同类省级档案网站相比中均比较靠前。④
　　再次，良好的、适度超前的档案网站规划将对整个档案网站建设起到龙头作用，有助于档案网站建设有序、健康地开展。通过规划，确定档案网站的发展的重点和方向，可以理顺内部系统建设与外网建设、本网站与其他档案网站、本网站与同级政务网站间的关系，做好彼此之间的衔接。如果规划不好，档案网站建设的各项工作极易脱节，形成头发胡子一把抓的混乱局面，最终将影响档案信息化事业的推进。
　　
　　三、档案网站建设规划的基本原则
　　
　　1、按资源建设优先原则，打造资源型网站。
　　档案网站功能很多，诸如信息服务功能、宣传功能、教育功能、网上办公功能、交互功能等等，这么多的功能并非同等重要，我们要分清何谓档案网站的主功能，何谓档案网站的辅功能。诚然，档案网站的功能越完备越好，我们也不排除有利用者出于好奇、休闲的目的来浏览档案网站，但对大部分利用者来讲，浏览档案网站的最主要目的是希望网站可以提供各种类型的文件和档案信息供他们进行查询利用。我们必须分清主次，在档案网站的建设规划中坚持资源建设优先的原则，努力丰富档案网站的信息资源。在选择入网档案信息时，要先从档案目录入手、同时考虑密级与社会利用热点，分轻重缓急，建立不同类型的档案信息数据库，为利用者提供高效、快捷、优质的服务。打造资源型网站，这是档案网站在未来得以生存，抓住用户的最核心、最关键所在。
　　
　　2、按促进业务拓展原则，为档案工作的各项业务提供发展条件。
　　现代信息技术以其强大的信息收集、处理、传递及服务功能而具有越来越大的吸引力，档案网站依托网络技术和其他信息技术发展起来。但我们不能只用信息技术的壳建立一个档案网站，更要利用信息技术的精髓使档案网站真正具备促进档案业务拓展的功能。因此，档案网站在规划时期应坚持促进业务拓展的原则，认真分析档案工作的各项传统业务在网络环境下的优势所在，利用信息技术的优势，规划各传统业务环节在网络平台上的实施和重构设想，在内部办公网络上为档案信息收集、整理、自动化编目、建立各种类型数据库、档案信息编研、自动化统计分析等各项业务进一步发展提供平台，使各项业务工作环节在网络平台下实现无缝衔接，提高业务工作效率。良性的档案网站规划更能促进档案服务业务的拓展，利用网络平台开展丰富多彩的服务项目，体现出虚拟网站异时空、多媒体服务的强大优势。