民生档案利用服务实践中的问题反思

　　第二，数字化档案档案管理缺乏统一标准。档案馆对民生档案的管理包括两方面，一是对民生档案各形成机构的电子文件进行归档管理，二是对馆藏民生档案进行资源整合。就前者而言，最好的方式是实行电子文件到电子档案的自然归档和一体化管理，但由于各单位大多是办公自动化与档案管理两套系统，而这两套系统的设计单位各不相同，办公自动化系统往往为本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案馆（室）使用的档案管理系统则是由档案行政管理部门为使档案管理达到标准化、规范化而推广的档案管理软件，由于各系统软件的形成目前尚无统一标准，造成两系统间形成的数据难以互相转换，无法直接进行电子文件归档。另一方面，对馆藏民生档案进行资源整合，建立民生档案目录与民生档案专题数据库是当前重点，但由于目前还没有建立档案基础数据库的统一标准，描述数字档案资源的格式规范还没有形成，所以除少数一些已开展数字档案馆建设的省市级档案馆外，大多数档案馆建立的民生档案专题数据库只能满足一些局部或特定的用户需求，还没有建立起全面的、系统的、面向公众查档需求的目录中心和全文数据库。
　　
　　三、民生档案利用服务缺乏有效的网络利用服务机制
　　
　　提供优质的民生档案利用服务，是民生档案工作的目标，其工作除具备丰富的馆藏资源和对馆藏档案资源的科学管理加工等基础外，还必须建立起先进的档案服务运行机制，在档案部门与社会大众之间建立起真正的绿色通道。传统的档案服务运行机制虽然说比较成熟，但在网络环境下的局限性显而易见，网络利用服务体系的建立是大势所趋。但目前的问题在于：
　　第一，网络服务认识模糊。目前大家都觉得借助网络环境进行民生档案利用服务十分重要，其主要原因是受外围网络环境与政策导向的影响，事实上这种服务的真正原因怎样？有无理论依据和思想来渊？由于缺乏理论上的深入研究，导致人们认识上的模糊。所以，应从用户需求服务、信息知识服务、服务效益等方面进行研究，建立网络服务的理论体系。
　　第二，网络利用服务的方式与制度不全。民生档案网络利用服务方式完全可以借鉴网络环境下的其他信息服务方式，如网站服务、开设电子阅览室、利用电子触摸屏技术、利用移动网络通信技术提供服务，但由于观念、经费、人员等因素导致各档案馆提供利用的方式迥异，即使有的档案馆形式较多，或者尝试使用新的服务方式，由于没有相关制度法规作保证，也只能到此止步。所以，制度规范是保障服务方式实现的关键，目前最需要的是期待各档案馆根据现有的政策法规制定出民生档案网络收集、民生档案网络开放、民生档案网络服务安全保障等相关的具体细则与操作规范。
　　第三，缺乏网络用户培训机制。用户培训是提高现有用户的检索效率与培育潜在用户的有效方式。用户培训应包括知识培训与情感培育两方面，知识培训指提供档案检索知识、网络知识、民生档案内容指南、档案利用制度指引等，目的是提高用户的“易用性”， 情感培育则指通过档案部门的地理位置、档案馆形象、档案人员的服务态度、服务方式、服务设施等途径所产生的情感认同效应，目的是拉近档案部门与用户之间的心理距离。现实中后者往往被忽视，如有的档案馆建筑只追求高大雄伟，缺少档案馆外观与室内设计的人文精神，有的档案馆由于服务态度生硬、服务方式单一而将不同需求的用户拒之门外，有的档案馆因缺少人文特点的宣传与传播而加大用户对档案馆的生疏感与距离感等等，这些因素将直接制约民生档案的利用服务效果，甚至会阻碍民生档案工作的整体发展。
　　
　　注 释：
　　①《扎实做好民生档案工作》：《中国档案报》2008年1月31日。
　　②《民生脉动最关情——宁波市档案局馆开展民生档案工作纪实》：《中国档案报》2008年2月4日。
　　③《在创新和服务中发展的北京市昌平区档案事业》：《中国档案报》2008年4月28日。
　　④《 做好民生档案工作》：《山东档案》2008年第一期。作者单位：中山大学资讯管理系