重大活动中的档案收集工作

　　(三)建立档案管理网络体系，实行岗位责任制，形成纵向联系网
　　由于重大活动中成立的部门及参与人员较多，致使工作中形成的档案资料较为分散。档案员不可能挨个走访工作人员进行档案收集，而要遵循统一领导、分级管理的原则，依靠档案管理网络体系的建立与完善。具体可以根据组织机构的设立，以部门为单位，部门负责人负责统管该部门的档案工作，同时选定本部门一名或两名兼职档案员，落实具体工作。档案部门要明确网络体系中每个人的工作职责，强化相关人员的档案意识，提高兼职档案员的素质，建立正常的工作秩序。即要加强与负责人的沟通，让其随时了解本部门的档案移交情况，并使其给予该部门档案工作的高度配合与支持；还要增加与部门兼职档案员的联系，对其进行业务指导和监督检查，保证收集工作随时跟进，发现问题及时解决。在条件允许的情况下，档案部门可召集所有部门负责人及兼职档案员开展专业培训。在增强其档案意识的同时，还要传播专业知识，让其了解什么是档案、档案的类型以及规范化整理等。
　　
　　(四)依靠法律和经济手段，确保档案收集齐全完整
　　由于部门或个人的工作内容和工作角度不同，在档案收集工作中时常会遇到分歧。这就要求档案员要加大《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传，营造档案收集工作的有力环境。当分歧难以解决时，我们可对其进行法律约束和经济制约。例如对于在重大活动中实施合同管理的部门、团队或个人，我们可以运用相关合同条款约束其归档行为，明确告知其档案所有权。对于将国家所有的档案据为己有、拒不移交或私自销毁的部门或个人，将根据档案法律法规予以严肃处理。对于涉及到款项结算的部门或个人，我们就可以和财务部门协商，将档案是否移交齐全完整作为款项结算的必要条件之一。
　　
　　(五)制订工作预案，明确档案归档时间
　　重大活动的人员流动较大，甚至活动结束后人员会马上撤离。因此，档案部门要制订工作预案，提前部署档案移交工作，避免档案流失的情况发生。档案移交不要积累到最后，可随着档案的形成定期移交。例如根据监控报告显示的各部门工作的完成情况，档案部门可明确档案收集的内容、类型等，有针对性地进行档案阶段性移交。对于涉密档案，我们不能坐等到解密期，要提前了解所收集档案的具体情况，并与移交部门或移交人签订移交协议(包括涉密档案的移交时间、内容、数量等)，待解密期一到，马上进行档案移交。
　　
　　(六)加强档案的宣传工作和档案的科学管理
　　档案部门应根据重大活动的具体情况，加强档案所有权及有关法律法规的宣传；强调档案作用的双重性，即档案对形成单位的作用和档案对社会的长远历史作用，从而消除领导及各部门工作人员的思想顾虑，保证档案收集工作的顺利进行。同时，档案部门应明确认识到，对档案的科学管理和方便利用，是对归档工作的最佳宣传形式。档案部门只有认真、科学地做好归档文件的整理、保管，并给予需求单位及个人以热情的服务，才能更有效地促进重大活动中档案收集工作的开展。