电子文件双套制存在的风险

　　一、电子文件双套制及其必要性
　　
　　1、电子文件双套制的涵义
　　自上世纪90年代以来，伴随着计算机网络的应用和办公自动化系统的普及推广，电子文件正逐步取代传统纸质文件，成为政府部门和各类机构的主要文件形式。随之而来的就是电子文件的保管问题。
　　电子文件生成、传输、存储的环境是计算机网络，表现形式是由“0”和“1”构成的比特信息流。信息与载体的可分离性等特点使得信息的真实长久保存成为问题。而传统的纸质文件却正好可以弥补电子文件的这些缺点。由是，无论是档案理论界还是实践工作者都不约而同地想到了电子文件的“双套制”保管，即在电子文件形成后的适当阶段，以某种形式（主要是打印）将电子文件固化到传统（主要是纸张）存储介质上。
　　2、电子文件双套制的必要性
　　由于电子文件具有可变性、可操作性、流动性等特点，使得电子文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息丢失、病毒入侵等不安全因素。纸质文件与电子文件的配套管理能够扬长避短,优势互补。双套制融合了纸质档案和电子文件的优势,既可发挥高效存取检索功能,又可保障电子文件的凭证价值。只有将二者配套管理,才有利于堵塞漏洞,避免顾此失彼,保证二者的安全运营。
　　
　　二、电子文件双套制存在的风险
　　
　　从理论上看，诸如加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据管理等各类数字信息技术可以在一定程度上弥补电子文件易更改等缺点，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的，这是由其数字信息的本质特性所决定的。因此在目前甚至未来相当长的时间内，除非人类能够在数字信息存储等相关技术上取得重大突破，否则电子文件的双套制管理几乎就是档案工作者的惟一选择。但由于双套制的实施时间还不长，人们对其中蕴含的巨大风险还缺乏研究和认识。
　　1、制作成本风险
　　目前制作电子文件纸质副本最常见的方法便是打印。技术的进步已经淘汰了过去那些低速低质量的针式打印机，目前一般使用激光打印机或者喷墨打印机。这也就意味着为实现双套制，必须采购打印机及硒鼓、墨盒、打印纸等配套耗材。经统计，激光打印机打印一张黑白字迹的A4纸文件的成本约为0.1～0.3元，而彩色喷墨打印机打印同样大小的彩色文件成本约为0.8～1.5元。如果使用专用照片打印纸打印彩色照片成本约为5.0元。
　　尽管某个具体部门每天处理的电子文件数量有限，需要打印的内容不多，但全国各级政府部门、各企业事业单位每年处理的电子文件数量则是数以亿计。全部实施双套制每年需要消耗的纸张和其他相关成本将是一个巨额数字。未来随着社会政治经济文化的发展，更多的电子文件将会产生。为实现双套制，必将大量消耗优质的纸张，也就意味着大量造纸用木材的砍伐，大量造纸污染的产生。在当前中央提倡科学发展、可持续发展的今天，在保护环境、绿色生活理念成为时尚的今天，这样大量消耗物质和环境成本无疑是违背这一发展要求的。
　　2、保管成本风险
　　双套制中的电子文件的纸质副本，其保管、维护、利用与传统文件/档案没有区别。同样需要专用的档案库房、档案架、档案袋、档案盒等装具，需要保证库房的温度、湿度、光照等条件稳定，需要防潮、防霉、防火、防虫等等。对其查询检索同样需要一套专用的管理信息系统软件，同样需要配备具有专业知识和技能的管理人员。这些成本将会随着时间的积累以超过线性速度的增长方式大量增加。电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前将会越发显得微小。
　　从人们的思想认识上也会出现误区，认为既然电子文件已经实行了双套制保管，那么无论对电子文件本身的保管者，或者纸质副本的保管者，都会将对方作为保管安全的底线，从而放松自己对手中文件保管工作的要求。
　　双套制在带来两种文件形态相辅相成保证文件法律凭证的同时，带来的几乎是双倍的工作量和相关财力、物力的消耗。必须分别培养和训练熟悉电子文件保管技术的工作人员，以及熟悉了解传统纸质文件保管技术的工作人员，造成两套班子两批人员。即使未来的档案工作人员综合素质不断提高，成为既熟悉电子文件又了解纸质文件的复合型人才，他们的培养和训练以及工资成本也将大大增加。