民生档案管理利用的调查与思考

　　党的十七大报告明确指出,加快推进以改善民生为重点的社会建设,努力使全体人民学有所教、老有所得、病有所养、住有所居,推动和谐社会建设。民生档案工作是档案部门深入贯彻党的十七大精神,全面落实科学发展观的具体行动,是服务首都社会建设的具体体现。本文所指民生档案,是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的,包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的各类档案。
　　
　　一、民生档案的种类
　　
　　根据对各单位民生档案情况的调查,东城区属相关机关单位保存的民生档案内容庞杂,形式多样,主要有以下几个方面:
　　(一)东城区档案馆现保存的涉及民生的档案,包括婚姻档案、招工档案、知青档案、公私合营档案、退伍军人分配档案等。其他区县档案馆还保存有部分房产档案、拆迁档案等。
　　(二)东城区属机关单位保存的涉及民生的档案有:
　　1、工商局保存的关于个体工商户、企业注册、广告登记等工商类档案。
　　2、民政局保存的婚姻登记档案,关于追烈、评残、换证、补证、一次性抚恤金等优抚档案,关于见义勇为人员确认档案,关于审批低保、生活补助、临时救助、医疗救助、冬季燃煤、清洁能源自采暖、高等教育新生入学、扶贫捐款等低保档案。
　　3、房屋管理局、房屋土地经营管理中心、国土资源局东城分局以及城市综合管理委员会保存的关于拆迁、私产等房屋档案,关于协议书、售房合同、拆迁资料等经营档案,关于户口本、身份证和房产证复印件、评估报告、拆迁协议、审批表、领款凭证等拆迁档案,二手房出让档案,关于土地登记发证等土地登记档案。
　　4、劳动局保存的关于招工审批与备案、职工单对调等招工档案,关于审批退休、审批劳动能力鉴定、劳动仲裁、退休医疗等审批档案,关于养老、失业、医疗、工伤、医疗支付等社保档案。
　　5、司法局保存的关于民事、经济、涉外的公证档案。
　　6、残联保存的关于残疾人康复服务、康复救助、辅助用具发放审批等残疾人康复档案,关于残疾人就业安置、教育培训情况登记调查等残疾人教育就业档案,关于残疾人状况登记、申请办理残疾人证审批等残疾人证办理档案等。
　　7、各街道保存的关于残疾人保障金(就业)、保障(助学、安置)、康复等残疾人档案,医疗救助档案,关于申办独生子女证、审批二胎申报表、一胎随父入户材料、独生子女奖励费等有关计生档案,关于低保、自谋职业、医保、灵活就业协议书等社保所档案等。
　　8、东城各中小学幼儿园及直属成人学院关于学生名册、学籍卡、毕(肄)业证书存根、中高考成绩及去向、市区级学生表彰册、校级学生奖惩名单、学籍管理等教育教学档案。
　　9、公检法以及纪检等机关保存的各种诉讼、判案等案件档案。
　　
　　二、民生档案在管理利用中存在的各种问题
　　
　　通过对东城区属单位保存民生档案的调查研究,发现民生档案在管理与利用中存在以下主要问题:
　　(一)民生档案种类庞杂、数量较多、动态性强
　　民生档案涉及各个领域,触及社会民众生活的各个方面,因此产生的种类多种多样,数量也是颇为庞大。由于民生档案往往是以人为单位组卷,因此无论是与个体相关的民生档案,还是与某一群体相关的民生档案,都比一般意义上的文书档案等的产生量要多得多。而且在数量变化上,体现了较强的动态性,往往以个体为单位的民生档案,在一年中会有多次数量的变更。
　　(二)民生档案归属繁杂、管理标准不一
　　1、调研中发现,很多民生档案的归属不清,无法确定由哪一部门负责管理。比如公证档案,行政单位司法局有,各街道事业单位司法所也有。原来各街道司法所的档案管理由街道指导管理,但随着机构改革,司法所已脱离街道系统,在行政管理上,街道已无权管理各司法所的档案,而司法局又认为自己中途插手不便管理,造成此部分档案保管的分散。再如低保档案,民政局也有,各街道社保所也有,也是没有牵头单位出面统一管理。2、民生档案由于种类繁杂,保存部门不一,其管理标准也不统一。有的由上级业务主管部门制定统一的行业管理标准,比如房管局的房产档案;有的由本部门根据工作实际自行制定管理办法;但大多数是既没有行业管理标准,也没有相关的实际操作管理办法,更没有档案部门相应的规范化指导,导致部分民生档案处于成包打捆、装箱入柜、无人整理的状态。
　　(三)民生档案接收进馆的范围没有明确界定
　　很多民生档案保存于各机关单位内部职能业务科室,而非档案室,其保存条件有限,有的甚至很糟糕,出现潮湿水浸迹象。这些现象一是由于部分单位行政管理没有理清、理顺,不知道应向谁寻求帮助与指导,不知道档案是否应当移交,移交给谁;二是各区县档案馆对民生档案的接收进馆范围也没有明确的界定,相关民生档案移交、接收工作无从开展。
　　(四)民生档案利用率较高,但数字化程度较低,检索不便
　　由于民生档案是真正涉及广大公民自身利益的,因此大部分的利用率都较高;但由于管理不到位,民生档案信息的检索体系还不完备,数字化、信息化程度较低,检索查询、提供利用方面还无法实现快速便捷的效果。