谈奥运工程档案的前端管理

来源:岁月联盟 作者:巩玉静 时间:2014-03-26
  摘要:本文从奥运工程档案管理的实际措施入手,总结出工程档案前端管理在工程管理中起到的积极作用。前端管理是确保奥运工程档案同步整理的有效手段,是奥运工程档案质量的重要保障。
  关键词:奥运工程档案 前端管理
  
  工程档案的前端管理是指在档案形成之前,从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制,避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程,是确保赛时、赛后使用的重要凭证,是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中,对工程档案采取的有效措施,切实实现了工程档案的前端管理,把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中,使档案管理与工程管理工作同步进行,协同作战。
  
  一、健全档案网络,完善制度建设,确保档案管理的前端控制
  
  1、组织机构、明确责任、落实到人
  强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况,我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系,保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导,部室经理、部室档案员负责的档案管理网络,落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人,总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络,实行层层管理,落实责任。领导负责制的档案管理网络,为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
  2、完善奥运工程档案新制度
  为保证奥运工程档案高质量、高标准,必须实现与施工进度同步进行的要求,我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法,使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求,做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度,并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度,并要求把这些制度悬挂于墙上,时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事,为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
  
  二、实行动态监管,强化档案管理与施工管理同步
  
  1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
  档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中,要求参建各总包单位根据工程施工进度表,制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合,根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》,这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起,把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做,为档案及时收集、整理,为保证档案的齐全、准确,为工程竣工发挥了保障作用。
  2、工程分部分项划分措施,从源头解决档案收集问题
  奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重,交叉施工现象非常严重,因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现,工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分,档案收集就会出现杂乱无序的情况,与施工同步进行便无从谈起,因此,要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准,根据分部分项划分标准,确定档案的形成时间和收集内容,从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题,使档案技术人员很快进入收集状态,有效解决了档案收集入手难的问题。
  3、动态监管保证档案同步收集
  (1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
  按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况,如施工单位何时进场,何时土方开挖,何时物资进场,何时进行相关试验,哪项工程进行隐蔽,哪天进行分项验收,哪天进行分部工程验收等。针对施工进度,集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件,真正达到同步管理的目的。
  (2)有效监督设计变更通知单整改
  工程前期,大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求,设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单,只有设计单位自己内部各管理层的签字,即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认,这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件,给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦,档案部门积极与设计院进行协调,提出按《规程》整改的建议,并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足,实现档案的前端控制,保证了工程质量与责任。
  档案工作计划的制定,分部分项的划分,动态的监督检查,把施工单位档案工作量化,增加了可操作性,使档案管理工作更具针对性,从真正意义上达到同步整理的目的,实现工程档案的前端控制。

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