网络环境下高校档案编研工作的思考

　　随着我国高等学校“数字化校园”建设的深入推进,高校的网络环境日趋完善,高校档案馆(室)的数字化建设和档案网站建设也取得了可喜的成绩。过去那种纸制档案“一统天下”的格局已被纸制档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存的格局所取代。作为高校档案工作重要内容的档案编研工作,理所当然的要紧跟“档案现代化”的步伐,向多载体、全方位、深层次的档案信息资源开发转变。
　　
　　一、网络环境下档案编研工作的特点
　　
　　网络环境下的档案编研(以下简称网络档案编研),是指以网络为主要媒介来实现档案信息的编研,网络贯穿于选题、材料查找、加工、提供利用到反馈的整个编研工作全过程。它将编研工作的组织管理、编研环节的具体操作、编研成果的推广利用等都采用现代化技术并纳入到计算机的统一管理,从而大大提高了编研效率。与传统档案编研工作相比较,网络档案编研工作具有鲜明的特点。
　　1.编研模式的开放性。网络环境下,时空界限被打破,通过功能强大的检索工具,可以方便快捷地找到所需信息,信息资源的共享共建成为必然。一是通过网络可以及时了解有关学科和相关专业发展的最新情况,及时捕捉有关学科的最新研究动态,准确及时地与有关专家学者取得联系,了解其对档案信息需求情况,使编研选题更加贴近用户需求。二是利用网络可以方便地与相关单位取得联系,如与图书馆、情报部门以及其他行业系统都可在网上互通信息,互通编研课题,或寻求合作伙伴,走联合编研之路。三是通过网络编者和利用者之间可以进行互动。根据利用者提出的意见与具体要求,编者可以最大限度地获得社会各阶层的档案需求信息,从而决定档案编研工作的进度与方向。
　　2.编研和传播的高效性。运用计算机进行文字编辑处理,可一次录入,随意复制,随意排版,特别是对数据、图表的编辑更为方便快捷,消除了传统档案编研手工抄写的许多弊端,大大提高了编研效率,降低了编研人员的劳动强度。从编研成果的传播看,传统编研主要以纸质形式出版,需要经过校对、排版、印刷、发行等环节,用时长、传播范围窄,而且受出版周期、印数的限制。而网络编研成果一经编辑完成即可上网发布,信息传播不受时空限制,可满足信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。而且通过方便的网络信息检索,按需阅览,还可以满足人们对档案信息的个性化需求。
　　3.编研成果表现形式的多样性。利用先进的网络技术,尤其是多媒体技术,将文字、声音、影像、图片等形式的信息整合起来,以更加丰富多彩的编研形式呈现给读者,从而突破传统单一的纸制档案编研的表现形式,提高了档案信息的生动性、形象性,使编研成果更具有吸引力、感染力。
　　
　　二、高校网络档案编研工作面临的问题
　　
　　据调查,截止2008年底,进入“211工程”的高校有65.4%建立了档案网站,而且网站都设立专栏开展网络档案编研工作。如“史林漫步”(浙江大学档案馆);“百年珍藏”(四川大学档案馆);“馆藏珍品”、(中国人民大学档案馆);“档案耕耘”、“历史图集”(北京航空航天大学档案馆)等。从网络档案编研形式上看,既有一般的文本形式,也有照片图片和表格等,更可贵的是中国人民大学档案馆还设立了“音画重现”栏目,将学校在各个历史时期重要事件的视频档案放到网上,体现了网络档案编研类型多元化的趋势。但是,高校的网络档案编研工作才刚刚起步,仍是一个全新课题,还存在着一些明显的不足,应引起高校档案工作者的高度重视。
　　1.高校网络档案编研还不能满足利用者多角度、多层次的需求。高校的网络编研工作才刚刚起步,很多网络编研仅有目录和图片,没有文字说明。一些“档案编研”栏目只是介绍传统档案编研成果,只有几张图片,像中国人民大学档案馆“馆藏珍品”那样高质量的编研成果不多。另外,网络编研的优势——与利用者互动没能得到充分发挥,高校档案编研工作仍处于“以我为主”的局面,利用者的意愿并未得到充分体现。
　　2.高校网络档案编研成果形式仍较单一。没有最大限度发挥网络提供的便捷,融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少。在网络环境下开展编研工作,我们可以尽可能通过网络编辑技术将档案的原貌展现在读者的面前,同时将集文字、声音、影像、图片、动画、音乐多种形式于一体的编研成果提供给利用者。
　　3.高校网络档案编研水平与技术有待进一步提高。从各高校档案网站的编研项目看,仍以“全宗介绍”、“历史沿革”、“大事记”、“文件汇编”等居多,高水平、有创意的编研成果相对较少。档案编研水平的高低,主要取决于编研人员的综合素质。高校还缺乏既懂档案编研知识又懂网络编辑技术的复合型人员,这直接影响了高校网络编研工作的开展。