目录全文关联归档法在疾控档案管理中的的应用

【摘要】 进入21世纪，我们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态，处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期：疾控档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案，疾控档案馆新接收的疾控档案既有各种形式的电子信息，也有大量的纸质档案。在这个特殊时期，疾控档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成为了现实的挑战，而疾控档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此，随着疾控档案资源和疾控档案信息管理规模的不断扩大，疾控档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视，要求疾控档案工作者思考统一的管理思路，兼顾所有载体疾控档案的统筹管理，提升管理水平,充分发挥疾控档案的使用效率,真正实现疾控档案的规范化管理，既方便档案工作者，又方便档案利用人员，更能为未来疾控档案资源的社会化服务与信息共享奠定坚实基础。本文简述目录全文关联归档法在疾控档案目录全文一体化管理中的的应用。
        1、疾控档案目录信息管理
        1.1无论是电子的还是纸质的档案，无论是手工管理还是采用计算机实行自动化管理，整理、分类和编目始终都是档案工作的重要组成部分，疾控档案目录是各级各类疾控档案馆(室)提供疾控档案服务利用的基础信息，也是实现疾控档案检索和提供疾控档案利用的重要依据。为了方便疾控档案利用者，疾控档案馆(室)必须对已有馆藏和以后归档的所有疾控档案的目录信息进行整合，按来源原则或信息分类方式分别进行整理、分类与合并处理，形成能够覆盖各类疾控档案资源的目录信息，并采用疾控档案管理信息系统对疾控档案目录信息实行统一管理，实现目录信息的资源共享和统筹管理。
        1.2案卷目录和卷内文件目录的关联管理，即尽可能将卷内文件目录也实行计算机化管理，并与其对应的案卷目录进行关联。当检索到案卷目录，就可以方便地浏览其卷内文件目录，提高检索的准确度；当检索到卷内文件目录时，也能够很快地定位到它所对应的案卷目录及其所在的库房存址，以方便调卷。
        2、疾控档案全文管理
        2.1疾控档案全文一方面是指馆藏疾控档案内容的数字化信息，如缩微胶片、照片以及纸质疾控档案数字化形成的静态图像文件，磁带、录像带等经过模数转化后形成的声音、图像等多媒体文件；另一方面是指各机构使用计算机和办公自动化系统等产生的电子文件归档后形成的数字化疾控档案信息。这些全文信息是疾控档案的内容实体，与疾控档案目录信息相比较，疾控档案全文能够提供更详细、更完整和更准确的内容和信息。然而，很多疾控档案馆在接收电子文件或进行数字化加工后，没有将这些原文信息很好地管理起来，而是将这些数字化全文和图像存储在光盘、磁盘或网络存储器上，与保管纸质疾控档案一样，把他们放在库房中，甚至没有进行分类、编目，根本无法进行系统化管理或提供利用。这完全违背了馆藏数字化和接收电子文件进馆的根本宗旨。 

        2.2实行目录全文一体化管理是信息化管理中比较有效的一种方式，其工作原理是首先在疾控档案目录中进行检索，缩小范围，然后再检索全文，以便准确定位查档目标。通常采取的方式是，将疾控档案目录信息采取关系型数据库管理系统实行统一管理，将扫描后的图像文件和新接收的电子文件。疾控档案以文档对象或文件形式存储在文件服务器或者内容服务器上，并通过一定的访问规则将疾控档案目录信息与这些文件对象进行关联。在检索到疾控档案目录信息时，就可以浏览和检索全文。如果在信息系统中，还需要按照系统设定的用户对目录和全文的浏览、检索权限进行处理。