建立导航式档案网上检索系统的思考

　　三、导航式档案网上检索系统建立的方法与要求
　　
　　建立导航式档案网上检索系统需要对各档案馆的档案信息进行全面搜集、合理组织和有效利用。搜集各地档案馆的档案信息，整合成一个统一的检索资源数据库是一个关键环节和艰巨任务。那么，采取什么方法获取分散而又数量巨大的档案信息?这里可以借鉴和引进搜索引擎技术。
　　目前，搜索引擎基本分为两类：全文搜索和分类目录。全文搜索是利用“网络蜘蛛”软件，通过网络上的各种链接自动获取大量网页信息内容，并按规则分析整理形成数据库。分类目录是通过人工的方式收集整理资料，人工编辑审核后输入数据库，也叫目录搜索引擎。全文搜索引擎是一个自动过程，提供的查询结果量大、关联度低，而且通过网上自动抓取，前提是必须有足够量的网页内容。分类目录依靠人工收集整理，能提供更为准确的查询结果，但收集的内容有限。鉴于各地档案网络建设不平衡、提供利用的网页内容少，甚至没有可供利用的网页内容等情况，全文搜索引擎技术难以发挥应有的作用。再考虑到档案利用有开放与未开放的特殊性，不可能将卷宗内容全文在网页上反映出来，只能提供档案卷宗的基本信息，再加上对网站数据库建设的时间没有硬性要求。因此，笔者认为，建立导航式档案网上检索系统采用分类目录技术比较合适，同时考虑到各地档案网络的不断发展及网页内容的不断丰富，全文搜索技术可以作为补充。
　　建立导航式档案网上检索系统，从理论上讲可以由国家档案管理部门承担，也可以由社会机构承担，进行网络经营(就像谷歌、雅虎一样)。但目前各地档案网络建设水平较低，内容匮乏，不可能完全像谷歌那样依靠全文搜索技术获取大量可利用的档案信息，还需要各地档案机构密切配合，提供可供利用的档案信息来共同建设档案信息资源数据库。因此，就我国集中式管理体制而言，目前由国家档案管理部门牵头建设比较合适，有利于发挥职能作用、协调上下级关系、制定标准规范、发挥系统的最大效用。在具体运作上也可以采取市场化的方法。建立一个能充分发挥作用、运行有序的导航式档案网上检索系统还要做到以下几点：
　　1、要建立一个档案信息供给机制。由于各地档案网站利用方面内容不多，建立资源数据库目前除部分自动获取网页内容外，主要需各地档案馆提供可供利用的档案信息。我们可以同时采取行政管理手段和技术手段，建立起正常的档案信息供给渠道。同时，各地要加强档案信息资源建设，加快馆藏档案上网步伐，将馆藏档案目录信息全部上网，扩大检索范围，为实现全文检索(档案信息网上自动采集)创造条件。
　　2、要制定网上档案信息标准规范。在兼顾方便检索和档案自身特点的基础上，统一档案信息的格式，包括档案题名、档案号、主题词、形成时间、馆藏单位名称及链接、联系方法及阅档条件等信息内容，建立一个科学的资源数据库。
　　3、要有良好的检索功能。要支持自然语言、关键词、主题词三种检索语言；支持特征字段检索(如档案题名，档案机构名，档案号等)；支持分类目录结构，按照特定属性进入相关类目，可以一层一层的查找，如艺术——美术——国画——画家——徐悲鸿。方便利用者准确、便利、快捷地查找所需的档案信息。
　　4、提供良好的服务。检索结果显示方式要多样化，增加保存、复制、打印、下载等功能，提供网上预约调卷、查阅服务、用户提问或反馈等互动平台，给用户一个友好的界面，提高服务质量，充分发挥导航式档案网上检索系统的功能。