民生档案管理利用的调查与思考

　　三、民生档案管理与利用应采取的措施
　　
　　针对民生档案存在的上述各种问题,笔者认为档案部门当务之急应当做好以下几方面工作:
　　(一)档案部门需对管辖范围内产生、保存的各类民生档案进行详细调查研究,摸清家底,做好民生档案排查和登记工作
　　1、各单位基层档案室应当结合本机关单位工作职能以及内部科室职能,研究各科室可能产生的民生档案种类,并深入科室进行实地调研、排查,对各科室实有民生档案种类、数量、整理现状、保管条件、利用率等各方面情况进行登记、汇总。2、各区县档案馆应当对本区域内各机关单位产生的民生档案进行分类登记、汇总,做到心中有数,特别是对民政局、劳动局、辖区街道等形成民生档案的重点单位,应当深入实际,详细调研。可以建立民生档案登记和年检制度,详细记录本区域民生档案的形成和管理单位、主要内容、数量、整理规范和标准、信息化建设、开放利用规定和利用情况、移交进馆规定等信息,以便掌握民生档案管理和利用情况,实现有效监管。
　　(二)根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准,对民生档案实体进行分散保管,同时进行统一指导管理
　　各级档案部门应当从源头抓起,确保民生档案不流失、不散失。指导涉民档案管理部门完善相关业务标准,根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准,努力打造民生档案管理和服务的制度保障体系。重点抓好出生、学籍、劳动就业、婚姻、社会保险、医疗卫生、城市拆迁、房地产、企业职工等民生档案管理。统筹管理,将民生档案进行简单归类、整合、集中控制民生档案信息数据。
　　(三)综合考虑民生档案的各种情况,合理规定进馆范围
　　根据以下几方面考虑、制定区县档案馆民生档案进馆范围:1、是否在较长时期内有较大利用需求。档案管理的最终目的是为了提供利用,所以民生档案接收进馆的首要标准就是看其是否有利用需求,且是否在较长时期内有较大的利用需求。如果民生档案只在三、五、十年等很短暂的期限内有利用价值,则没必要接收进馆,保存在各机关单位内部提供利用即可。如果民生档案在较长时期内有较大利用需求,如婚姻档案的保管期限为100年,当然要列入区县档案馆民生档案的接收范围。2、进馆档案实体材料动态性是否较强。根据《中华人民共和国档案法实施办法》,档案自形成之日起满10年向县级国家档案馆移交,也就是说如果民生档案满10年向档案馆移交之后,仍需要不断地在原档案材料中添加新的材料,以确保此民生档案构成一个完整的整体,那么笔者认为此类档案不宜接收进馆。3、进馆档案是否便于提供利用。在民生档案接收进馆前,需要考虑到区县档案馆提供档案利用的人员对相关专业民生服务政策的掌握与实际问题的处理是否能够到位,是否能够自如地解决相关民生档案利用限制、政策解释、档案查找相关线索等问题。如果民生档案接收进馆,可能会造成民生档案产生单位与区县档案馆之间的工作摩擦、相关工作的衔接不畅、公众利用民生档案的不便等问题,应当慎重考虑是否接收进馆。
　　(四)对民生档案进行数字化加工,实现统一检索
　　加快民生档案数字化进程,加强民生档案信息化管理,加大对各涉民机关单位民生档案检索体系建设的指导力度,建立本区域民生档案信息检索系统,最终实现民生档案信息的集中统一管理。