高校行政管理的办公自动化问题研究

　4完善高校行政管理办公自动化建设的对策
　　高校行政管理办公自动化建设是一项复杂的系统工程，结合前文所述，本文认为，高校行政管理办公自动化建设可采取如下措施。
　　4.1 快速更新观念，提高领导层的重视力度。许多高校办公自动化建设推进缓慢、甚至在推进过程中出现停顿甚至搁浅的情形，高校领层对此有不可推卸的责任。因此，学校领导应更新观念，提高认识，拿出抓学科建设和抓教学评估的劲头来抓网络办公自动化系统建设，同时做好办公人员的队伍建设。
　　4.2 建立包公自动化系统的长效管理机制。管理的规范化是办公自动化系统正常运行的制度基础，因此，建立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建设工作顺利实现的重要保障。具体而言，在系统建设的过程中，诸如《校园网络信息管理办法》、《数据库管理员职责》及《网络与信息应用、保密管理办法》等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统使用过程中对这些规章制度不断进行改进和完善。
　　4.3 提高办公人员的办公自动化素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机结合系统的使用中起着主导地位，这就要求办公人员一方面要熟练掌握办公的基本知识，另一方面还要熟练使用各种办公设备及办公软件，因此，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合能力就成为高校实现办公自动化的重中之重，对于此，学校一是可以通过内部培训来逐步提高办公人员的业务水平，通过考核持证上岗；二是可以通过对部分岗位进行人员外聘的方式，即聘任计算机使用能力强的人员上岗，保证人人会用，由此适应办公自动化的工作需要。
　　4.4 加强防范措施，确保网络信息安全。由于网络办公自动化建设会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护由此成为关键，因此，在办公自动化建设的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要加强高校全体行政管理人员的保密意识，另一方面，要此案去各种技术手段，即通过采用数据加密等技术，或通过设置身份验证、权限审查等方式保证合法用户的使用，从而在确保信息系统安全的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运行。
　　参考文献：
　　［1］ 孙桂茹，赵国瑞.办公自动化基础教程[M].天津：南开大学 出版社，2005年版.
　　［2］ 刘红璐等.电子政务系统概论[M].北京：人民邮电出版社， 2005年版.
　　［3］ 林樟杰.高等管理新认识[M].上海：上海教育出版社，2007 年版.
　　［4］ 越常环.对高校行政管理工作作的思考[J].辽宁教育研究， 2007，(4)
　3.2 条块分割现象严重，缺乏整体规划。如前文所述，当前我国完全实现网络办公自动化办公的高校比例还只有5%，绝大多数高校部门之间条块分割，资源还不能实现校内共享，相互之间缺乏统筹安排。具体而言，由于各个部门之间的办公软件相对独立，软件之间缺少接口定义，信息交流也就无法实现，这同时还会形成部门之间管理软件出现重复开发的现象，另外，由于许多部门购买的办公软件并不符合本部门实际工作的需要，导致工作效率低下，因此，只有通过学校进行统筹规划以及各部门积极配合，才能实现系统的网络办公自动化建设，从而真正发挥自动化办公的功能。
　　3.3 办公人员的培训力度不足。随着网络的普及，电脑已成为高校办公的必备工具之一，绝大部分高校已经具备了办公人员“一人一机”的条件，随着时间的推移，办公人员的计算机应用水平也相应地逐步提高，这就为大力推行办公自动化奠定了良好的基础。但由于一些历史遗留问题的存在，有的高校把管理岗位当作安置人员就业的地方，部分年龄较大的办公人员计算机应用水平相对低下，导致办公人员的水平参差不齐，从而影响了办公自动化的正常推行。因此，只有把办公人员的管理实践和计算机操作能力结合起来，才能真正发挥办公自动化的作用。
　　3.4 系统缺乏足够的安全保障措施。互联网本身所固有的安全性隐患为少数有意攻击网络系统的人提供了可乘之机，他们纷纷通过窃取保密技术资料和重要数据、传播病毒等方式攻击和破坏网络。所有数据实行办公自动化后都会在计算机上存储，一旦遭受黑客入侵或病毒破坏，其后果不堪设想。可见，网络系统与数据安全问题是办公自动化建设中值得注意的一个非常重要的环节。