论高校系(所)资料室的建设与发展

　　关键词:高校  资料室  裁撤  合并  专业特色  化
　　论文摘要:高校系(所)资料室目前面临着经费短缺,重视程度不够,管理人员业务素质低,隶属关系交叉等一系列问题。为了使系(所)资料室有效地发挥其职能,各高校应转变观念,加大投入,以裁撤、合并的方式合理配置,强化专业特色,以及现代化服务意识和服务手段,以适应知识时代的趋势。
　　教授、图书馆和实验室是高校的三大支撑点,也是国际上长期以来综合评价高校的重要标准。我国近几年的高校改革发展迅猛,各高校对教授、实验室重视的力度要远远大于图书馆,对二级单位系(所)资料室的建设更是支持和关心不够,致使当前高校系(所)资料室的发展面临着一系列问题。现就笔者在内蒙古高校图工委、厅组织的全区高校系(所)资料室的评估工作过程中所遇到的问题谈几点粗浅看法,以供商榷。
　　一、系(所)资料室存在的困难与问题
　　1、认识上的问题。
　　1987年,国家教委颁发了《普通高等学校图书馆规程》,其中规定:“规模大、系科多的学校,可设立系(所)资料(情报)室。”并特地指出:“其它院校一般不宜设立系(所)资料室”,这一文件的指导思想实质是让各校量力而行,视情而定。但事实上几乎所有的高校都成立了系(所)资料室,致使学校有限的经费分散,管理上出现系、馆条块分割,专业资料员缺乏等问题。专业特色不强,教学人员较少的系(所)也配有资料室,其发挥的作用很难说有多重要。同时,在加大系(所)办学自主权的改革中,由于资料室不能直接产生效益,部门领导认识不一,往往易成为一个被忽视的角落。就连教师、研究人员、学生等直接受益者,在利益、效益等问题上往往也很难为资料室和资料员着想。
　　2、资金短缺,藏书既旧又少,现代化建设力度较小。
　　一般问题下,系(所)资料室成立后,除特定情况下学校统一拨付资金,大多数情况下系(所)资料室的建设必须依靠系(所)自己投资。我国目前大多数系(所)必须依靠学校财政统一拨款。不多的创收用于行政办公、教学及福利,很难筹更多的资金投资资料室建设。据调查,近十年各系(所)资料室购进的图书资料非常有限,现存图书多已陈旧,利用价值和意义较小。因此,不少的系(所)资料室仅仅当成了一般阅览室来使用。
　　3、资料员业务水平较低,影响了资料室作用的发挥。
　　由于成立高校资料室时,范围大、上得快,又缺乏相应的专业人员,致使许多非专业人员转岗为资料员,对系(所)专业陌生,对图书知识所知甚少,导致系(所)资料员在工作中出现了许多问题:文献登录不会、分类著录不规范、目录体系不健全等等。而资料室对工作人员的要求又非常高,一方面要懂图书文献知识,另一方面又要熟悉所在系(所)的学科专业,这样才能为具有高层次的学术水平和一定专业知识的教师及科研人员服务。
　　4、图书馆与系(所)资料室之间条块分割的关系不利于管理和建设。
　　高校的系(所)资料室、资料员行政上隶属于各系(所),业务上归口于图书馆,非常容易造成管理上的扯皮、推委或脱节等现象。系(所)是满足教学、科研、行政等方面工作有余力的情况下才考虑到资料室,若是不搞业务或对资料室的作用认识不够的领导,一般难以对资料室给予关注;而图书馆对资料室属于业务指导关系,难以推动系(所)对资料室的建设力度。资料员行政关系隶属系(所),在外出进修培训、学习及评优等方面,很难与图书馆工作人员及本系(所)教师有平等的竞争机会,这不仅使资料员的业务水平无法提高,而且在某些程度上也易挫伤资料员工作的积极性。
　　由于以上各种原因和问题的存在,也就地涉及到系(所)资料室的生存与发展问题,是否办下去?办下去的前景如何?又该如何办好?其发展趋势是什么?
　　二、系(所)资料室建设与发展的几点建议
　　以下我们依据一般高校情况进行论述:
　　1、有选择地裁撤、合并。
　　资料室有着专业性强的特色,它的存在是有必要的,有条件的高校甚至应成立资料研究室。而在一般高校,尤其是基础学科占较大比重,系(所)规模不大,专业方向、研究领域较为宽泛的系(所),一般可以合并到图书馆进行统筹规划和管理;图书资料少而旧、利用价值不大,所在系(所)又无力建设的资料室,也应考虑裁撤。其方式可以考虑系(所)和图书馆的实际,比如:可以合并纳入图书馆的图书系列,可以在图书馆设立专架,也可以在图书馆内专门为所在系(所)设立专业资料室。据我们评估调查,有些资料室存书不足三千册,系(所)年投资不足二千元,有利用价值的书、刊、报不足百种(本),其存在的价值和意义已不大,一个中级职称的资料员年工资就可以相当于5年的建设投资。合并的情况是为了避免有限的资金分散和重复浪费,在师范类院校,马列部(或社科部)、政教系、系等专业;数学系、机系等专业,所订购书籍、报刊有很多重复,现有书籍各自为政也导致资源不能共享。因此,相关专业资料室的合并能够促使资源的优化配置,合理利用。在综合性大学相关专业、学科更多,除非有特殊要求的研究室外,也都可以采取合并措施。
　　2、理顺关系,打破条块分割。
　　图书馆与系(所)资料室条块分割的隶属关系是历史造成的,那么,高校体制改革也应考虑到这一分割关系的协调和统筹问题。有些系(所)在购进图书资料时,只考虑自己使用方便,而不考虑图书馆是否已有此类藏书,往往把有限的资金使用在重复购置,造成不必要的浪费。事实上图书馆的大门就是面向全体师生开放的,系(所)有了,图书馆的书刊利用价值便不高了,反之亦然。比如一套上千元的人民大学复印资料,图书馆属于必须订购的,而各系(所)再去订购,对一般院校来说会造成上万元的重复投资。系(所)在资料室建设时应与图书馆加强业务联系,保证有限资金充分利用。在这里还不能不说我们的系(所)教师、研究人员存在一种惰性或传统观念,系里有了便不用去图书馆;图书馆借用的人多太麻烦。事实上一般院校图书馆都拥有了复印机、计算机等现代化的工具,其使用起来省时省力,效率高,并不存在浪费时间的问题。
　　3、高度重视,加大建设力度。
　　资料室是直接为系(所)工作内容服务的,各系(所)发展规划时,应给予考虑和重视,并且在某些程度上要有所倾斜。无论教学和科研都离不开资料室这一支撑点。局限于一般高校资金短缺的现状,各个系(所)资料室现代化程度远远不够,正常的书报文献都难以正常满足,在此情况下,要想多方位多渠道地使书架上的书多起来,使资料室的利用价值更大,就要多方面筹措资金,采取其它措施,比如:某高校一资料室,开设了教师个人藏书专柜,其中的书全是教师们的家藏书,集中起来,由资料员统一管理,适当收费。我们认为这一办法很好,一方面提高了个人藏书的利用价值,方便了大家;另一方面也使教师避免购书以后成了不动产而无力购置更多的书、急需的书。还有一个重要的原因是,专业性强的书出版量小,再版的可能性也小,教师、研究人员之间若不相互沟通,就会造成资源的浪费,大家也不能共同享用和共同提高。
　　4、资料员必须专业化。
　　所谓专业化是指两方面:一方面是图书馆管理知识的专业化,另一方面是对所在系(所)专业要熟悉掌握。就目前情况看,第一个方面的专业化程度尽管较低,但还略高于第二个方面,这是从大的范围上来说的。随着社会、学校、研究机构等对科研重视程度的提高,研究人员对图书情报文献的信息量要求也越来越高,尤其是信息化的普及,研究人员必须迅速掌握学术研究动态,并能够尽快地掌握所需资料,这就势必对资料员提出较高的要求,熟悉专业,提供快、准、详的资料,甚至能够跟踪课题,参与课题研究。达到这样的标准较难,可是,只有这样才能是一个称职的优秀资料员。为此,学校、系(所)在对资料员的业务学习培训等方面,应将他们与教师、研究人员等同视之,甚至还要给予倾斜。信息时代需要懂信息的领导,而重视信息就必然要重视资料员的素质提高问题。 　　5、资料室的趋势。
　　高校体制改革的力度越来越大,内部体制改革也进行的如火如荼。做为高校三大支撑点的图书馆情报发展势在必行。就目前的各高校情况来看,大致会出现以下几种情况:
　　第一,优胜劣汰,裁撤合并必然会出现。
　　随着大学校园网的逐步建立,特别对资源重组、优势互补的合并院校的系(所)资料室,并转与裁撤问题首先要提到议事日程上来。对于规模小、资源贫乏、水平低下的资料室,则应该坚决裁撤,否则将是在人力、物力方面的一个极大的浪费。裁撤后的系(所)资料室的功能,完全可以用电脑和图书馆及相近的资料室联网,敲击几下键盘便可得到更大范围的资料,文献信息的化、数字化、化的发展方向能促使更大范围资源共享。但是应该看到,印本文献资源与电子信息资源将长期并行是一个不争的事实,相互补充,相得益彰。因此,一些资源丰富、服务到位的特色化、专业化较强的系(所)资料室,作为学校文献资源保障重要支点还要保存下来并加大投入。作为全校文献中心的图书馆也应加大扶持的力度。在社会主义市场建设的大环境中,充分发挥高校图书馆和院系优势、特色和积极性,推进和加强系(所)资料室建设。在保证发展投入的前提下,调动系(所)的积极性,自筹经费购置书刊。图书馆在采集、分编和加工等方面予以积极配合。包头师范学院99年度在迎评促建过程中,利用经费匹配的形式,调动了两个积极性,为资料室增添了部分所需资料图书。图书馆帮助采购和分编,取得了积极效果,受到了师生好评。事实证明,馆系共建系(所)资料室是促进资料室建设的有效途径和方法。
　　第二,有偿服务。内部体制改革着眼点在于激励机制的健全,而做为既是知识库又是中转知识信息的资料室,必然也要引入激励机制。
　　第三,化程度在不久的将来会有大幅度提高。高教改革启动不久,还没有深化到一些具体的层面,但高校要生存就必须提高办学质量,办学质量的提高必然要依靠教学和科研实力,而此实力的较量和竞争必然依赖于资料、信息、实验等手段。虽然在逻辑上有很远的距离,可是在科技快速发展的今天,传统研究方式落后于时代,必然要依靠现代信息网络手段。第四,资料员既是管理员又是专业研究人员。在前文也已论过此问题,系(所)资料室的特殊性在于专业特色,做为一个教学、科研的资料管理人员要提供优质服务必然要参与专业研究。
　　第五,专家资料室的大量出现。在国外,非常普及“××研究室”,在其研究室内有着专家资料室,其资料的专业性、针对性更强,其资料管理人员往往都是专家助手。在我国也有少许的这类研究室,随着我国对高精尖专家的重视及大力扶持,我国会越来越多地出现这种专家资料室。第六,一个以高校图书馆为文献检索中心、目录中心、收藏中心、信息资源开发中心为主,各系(所)资料室以信息服务为目的的信息资源系统必将形成。
　　系(所)资料室在及时、准确、迅速提供服务的同时,不断地将信息服务中存在的问题和意见反馈给图书馆。图书馆则根据各系(所)资料室反馈的信息,有计划、有重点地安排、调整、改进整个文献信息系统,按知识结构对工作人员进行统一安排。对于服务中标准化和事务化的工作,配备一般管理人员;对于较高层次,为教学科研提供直接知识性服务的岗位,要安排既熟悉信息技术,又掌握专业知识的信息人员。按照人尽其才的原则,在统一的人员编制,分工明确,统一的工作范围和目标合理有序的条件下,安排文献信息系统中各类专业技术资料人员,最大限度地调动工作人员的积极性。
　　图书馆根据全院各专业需求,以及服务工作的整体效益,集中控制、合理调拨全院的文献资料、设备以及购置经费。以保证文献资料搜集的质量,克服资源分散、购置资金重复浪费的现象,同时有利于机网络系统的建立和发展。图书馆采用现代技术手段将全院各系(所)资料室所收藏的文献资料的目录集中在一起,形成全院的目录中心。这样,一方面可将全院的文献资料收藏情况通过文献信息系统反映出来,使图书馆的管理部门心中有数;另一方面拓宽了读者获取文献信息的渠道,读者可通过计算机的各个终端,从目录中心了解各资料室的收藏,以便检索到所需要的信息资料。这为充分利用文献资料、及时获得信息和实现资源共享创造了良好的环境和机制,也将推动文献信息工作进一步趋向标准化、规范化和现代化。统一的目录便于统一的收藏。各科专业的发展有一定的时间性,加之各系(所)资料室空间的限制,可考虑将一些有用而少用的相关综合文献资料交予图书馆进行系统收藏,使图书馆成为全院的藏书中心。而系(所)资料室可保存一些新的常用的、专用的文献资料,从而使图书馆与资料室之间形成一个有特色、完整配套而又灵活、方便的文献信息体系。
　　综上所述,笔者认为,为便于优化全院文献信息系统,合并、裁撤后保留下的各系(所)资料室的工作人员应在行政上、业务上划归图书馆领导为好。这样可以较好地使各专业资料室作为图书馆各专业分馆,设在教学科研第一线,使文献信息服务融入教学科研活动的全过程中。图书馆在做好管理工作的同时,要不断进行自我调整,逐步走向统一指挥、协同合作、良性运行的轨道。使图书馆真正形成高校的文献资料的收藏中心、信息中心和网络中心。通过自动化、数字化、网络化等技术手段不断开发信息资源,使教师和学生得到最大限度的知识满足。
　　总之,尽管高校资料室目前还存在许多问题,在今后的发展中还会遇到这样那样的困难,但随着体制改革的深入,市场经济的发展以及知识经济的兴起,人们对其会给予更多的关注,也将使其在教学、科研中充分发挥其应有的职能作用。
　　文献:
　　[1]刘嘉·论网络环境下的图书馆[J]·图书馆学、信息、资料工作,2000,(8)·