药品实库存管理模式的设计与应用

【摘要】本文介绍基于HIS系统的药品实库存管理模式，引进条形码技术，实现药品实物流与信息电子流的一直，从而达到药品实库存管理的目的。
【关键词】 HIS系统　药品实库存模式　条形码　实物流　电子流
        1　前言
        药品作为一种特殊的商品，越来越成为今天各级医院管理者倍加关注的焦点。从药库入库开始，到药品分发到病人手中，药物流贯穿医院钱、物以及医疗质量，也就是涉及财务、物管、医生、患者等环节。如何能将药品的管理既做到能严格按照国家的药品销售管理执行还能减少与病人的矛盾纠纷，达到质量追溯的目的是笔者多年一直想解决的大难题。
        2　现状分析
        医院信息系统（His）作为最早走入医院的信息技术管理手段，几经升级换代，在建设数字化医院的今天，His作为低层基本支撑系统，成为数字化医院建设成功的关键。 而His中的药品管理子系统又是His系统建设的重中之重。近十年来，各级医院的His系统纷纷建成，其优势是药品的信息管理手段、药品管理流程出具模型，但经过笔者多年的实践经验和调研分析，药品的管理在信息流和实物药品流之间存在很多难以逾越的问题，分析如下图1：

        图1　药库药品流
        2.1　药物基本流程
        在药库药品流中药库保管员根据His系统提示的药库的库存数量及药房每月的请领数量，做出合理的采购计划。经药剂科主任核准和分管院长审批后由采购员采购。购入的药品由仓库保管员验收入库，输入电脑填制药品商、生产批号等信息与电脑上药品入库单核对，核对无误后进行财务验收并打印入库单，入库单由采购员和库房保管员共同签字后连同发票正本交于药剂科主任核准后，由药品会计将核对无误、手续齐备的发票、入库单交财务科。财务科核对采购合同、发票、人库单，等信息对符合付款条件的办理付款手续。
        药房领用的药品由各药房负责人填制药品请领单提交给药库，药库保管员根据药库存量对各药房清领的药品数量进行调整后打印出库单。
        门诊药房根据门诊划价收费系统录入的病人处方，按处方内容发药并据以登记药房药品出库数量金额明细账。住院药房根据各病区及手术室提交的医嘱汇总表摆药并据以登记药房药品出库数量金额明细账及住院病人药品费用。
        从上述药品管理流程看，His系统设置了较合理的药品内部会计控制制度，它抓住了药品的验收入库、领用、发出等关键内部控制点，确保入库单为依据且由保管员、财会人员共同完成，实现了内控中每笔会计记录都有据可依及管物、管账等相分离原则；办理付款业务时需由财务科、院领导审批后才能办理付款手续，形成了领导和财务双向监督、联合把关的内部会计控制制度。这是医院实现信息系统His管理的优势。
        2.2　药品流中存在的问题
        剖析我国大多数医院实行的药品信息化管理，究其根本药品的实物还停留在人工管理的基础上，例如药品入、出库、药房发药给患者靠人工核对，运营的信息系统仅作为辅助人工处理帐物的工具存在，尚未达到从经营决策角度对在院流通药品管理进行挖掘的层次。这就造成人工发药物流、电子流之间不协同，导致药品信息化实施的难度，也是医院进行HIS建设的大难点。那么，到底难在何处呢？
        （1）药品规范不统一
        众所周知，我国制药企业之间产品同质化现象非常严重，往往是一个品种同时有多家制药企业生产；而作为医院的供应商也不在少数，许多相同药品有可能来自不同的供应商，产地、规格、批号、效期、进货价等信息的混乱，带来的直接问题是数据库软件实施缺乏标准，不能支持对大量的业务数据进行挖掘。例如同一规格的药品，批号、产地、效期、进价不一样比较多见,既要保证财务账册收支平衡，还要有药品质量追溯，处理起来非常棘手。批次、产地、价格不同，药品调价时，要考虑多户头（多条记录）药品价格处理的问题，还有由于同类药品多条记录带来的信息传递给各临床医生、收款等带来获取信息的烦恼，比如说药房中有一个批号的药品只剩下1支，而临床医生一次要开6支，是开1支前一批号＋5支后一批号，还是全部6支后一批号呢？如果两个医生同时开前一个批号的一支，最后一个药房要发的药品就会出现库存不足无法发药或者负库存。
        （2）药品实物流与信息处理电子流脱节
        医院药品管理财务关注焦点与药品流质量控制脱节。目前大多数医院在财务管理上采用的是成本核算法，即核算存货发出成本和结存成本的方法。与之相适应的是财务、保管人员往往只关心三种状态：购进、出库、在库的价格，虽然有数量的管理，信息系统也只是参考对账的依据。发药岗位人员仅关注所发药药品的金额否与出库、收款一直，那么医疗质量所关注的批次、批号、效期、生产厂家等属性往往就被忽略了。粗放的进销存管理造成电子流复杂多样的信息处理与实际药品流转之间的脱节，导致信息库存窗口记录杂乱无章，与库存记录相关的出库操作效率就会降低 ，盘点、计划采购、计划申领等都带来一系列的问题
        3　设计思路
        笔者多年的调查实践，在与药剂库管、会计多年的交流中，深刻体会到岗位不同，关注的焦点很大的差异，造成His系统软件设计与应用之间的矛盾。如何能将药品物的管理从粗放型中解放出来，做到信息电子流与实物流一直，最大限度地处理药品库存窗口，既能实现真正意义上的账、实相符，达到实库存管理模式目的，同时又兼顾医疗质量，实现患者用药可追溯的信息化管理。
        为此，引入药品条形码技术，在入、出库，药房发药窗口等药品实物流转节点，通过条形码扫描技术验证发药药品信息。
        4　设计与实现
        4.1　规范药品信息维护　药品字典（YK_YPZD）药品基本信息维护除了包括名称、规格、单位、药库、药房包装等基本信息外，我们在输入码（拼音码、简码）的基础上增加了条形码的字段。根据我国现有的药品包装条形码，批号不同的生产厂家相同的同一药品，其条形码是一样的。因此药品条形码维护时，生产厂家不同的药品维护两个记录，就计算机而言，生产厂家不同的药品ID是不同的。见表1
        表1　同种产地不同药品维护记录 

                 
        4.2　条形码的设计规则
        本系统考虑成本、医院内部应用的实际以及兼容现有药品包装条码技术，我们采用一维条形码技术。
        药品条形码的设计原则，YK_YPZD.药品ID+其他，形成一维条形码。西、成药条形码形成考虑未来与外部环境的接轨，全部采用现有包装的条形码，维护药品基本属性时，在药品字典（YK_YPZD）扫描维护条形码属性。见表2：

        表2　药品条形码示例 
        4.3　药库药品实库存模式设计
        总体思路
        库药品实库存模式的总体设想是实现药品的批次管理，这里实现药品批次管理的核心思路是将对药品的管理细化到每一个批次而非仅仅是批号，对不同批次药品采取单独计价和核算成本，打破传统的成本核算法笼统计算利润的模式，真实提取不同批次药品的利润率，计算出药品购销的真实利润水平。图2   批次条码生成流程
        设计方法
        在药库药品入库数据表，增加入库批次字段，系统对每次进货都以单独的记录保存药品基本信息、进货批次信息 。在打印入库单时，同时打印药品条形码（信息字典条形码字段+本次入库批次）作为本批次药品条形码，由库管人员进行粘贴。见流程(图2)。