高等学校照片档案管理工作现状与对策

【关键词】  高等学校；照片；档案收集；管理

　　照片档案是高校档案的一个重要组成部分，其以特殊载体的形式，独特的风格反映出学校悠久的、重大变革以及重要人物的历史面貌。通过利用照片档案进行编史修志、德育、出版画册、对外宣传等，不仅使后人从中了解学校的历史，还能给人们留下深刻的直观印象［1］。由于高校照片档案工作起步较晚，人们对其了解的程度不及一般纸质档案，加之目前各高校的照片档案工作程序、制度等尚未完善，从某种程度上遏制了人们对照片档案的收集和利用。笔者结合高校照片档案管理存在的问题，提出几点思考。

　　1  高校照片档案的形成及特点
   
　　照片是采用感光材料、利用摄影方法记录影像的单个画面，它是档案的一种载体，一般包括底片、照片和题名三个部分。照片档案与文书档案具有共性，它们都是在实践活动中形成的，并且有保存价值，可起凭证和依据作用。照片档案有两大优点：一是直观形象性好，由文字记录形成的档案不如照片档案那样直观形象。二是实体信息性强，由于直观、形象地反映了客观事物的实体及其可能存在的周围环境，使人们从实体影像上获得可靠的信息。它既是文字档案的补充，又区别于文字档案，它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特点，别具文化魅力［2］。高校照片档案是在教学、科研和管理工作活动中直接形成的，具有保存价值的以静止摄影影像为主要反映方式的专门载体及其相配套的文字材料，反映高等院校教育活动和历史发展的真实记录。因此，做好高校照片档案的收集和归档对规范高校档案管理工作具有重要的现实意义。

　　2  高校照片档案管理工作现状
   
　　近几年来随着高校的发展，高校照片档案工作也进入一个新的历史发展阶段。如右江民族医学院自从成立综合档案室以来，照片档案已列入了专门的管理，几年来照片档案的收集多样化，不仅有常见的黑白和彩色两种，还包括照片的底片、光盘、数码照片等照片档案，照片档案的收集、整理、利用都具有其独特的风格。目前整理建校以来各种照片档案7000多张，为学校保存了珍贵的历史资料，这些照片档案在学校的管理、宣传工作中发挥了积极作用。但目前我区部分高校的照片档案管理仍存在不少问题，主要表现为：

　　2.1  照片档案意识薄弱  档案意识反映了人们对档案和档案工作的认识程度。由于照片档案起步较晚，人们对其了解程度不及纸质档案，所以产生一种片面的陈旧思想，认为有纸质档案就行，照片档案是附属的，存不存档都无关紧要，造成在工作中只重视纸质档案，而忽视照片档案。目前部分高校领导对照片档案工作也不够重视，绝大多数师生员工对照片档案的认识普遍比较薄弱。高校照片档案收集工作由于涉及面广、人员变动性大，有些单位和承办人员担心照片归档后利用不方便，舍不得把照片档案归档，还有极少数人员把属于公务活动中产生的照片视为个人财产；还有某些主管摄像人员由于平时不重视照片的收集和整理，后因工作变动，造成照片档案的丢失等等。这些因素严重影响了照片档案收集工作的正常开展。

　　2.2  规章制度不健全  目前，大部分高校档案馆（室）已建立了照片档案归档制度，但制度尚不完善、不健全，执行不严格，缺乏力度。有些高校没有具体的管理实施细则，对照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及照片档案的利用等未做出具体的规定。高校档案部门监督和指导力度不够，没有将照片档案归档纳入各单位专、兼职人的岗位职责范围，高校档案人员缺乏主动性，不愿做深入细致的工作等等。

　　2.3  基础设施和保管条件差  有的院校对档案部门重视不够，普遍存在经费投入不足，库房条件差，设施落后，条件艰苦、发展失衡。有的没有照片档案专用设备，档案库房没有做到“八防”工作，库房保管温湿度达不到规范要求，使照片归档容易变色和损坏。

　　3  做好高校照片档案工作的设想

　　3.1  强化照片档案归档意识，加强宣传，提高认识  各高等学校要加大宣传力度，提高档案意识。档案部门要继续深入地宣传、贯彻、执行《档案法》及《照片档案管理规范》等、法规，依法开展档案工作。《档案法》是规范我国档案事业的根本大法，《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》以及《照片档案管理规范》是我们做好档案工作的法律依据和重要保障。大力宣传和贯彻执行档案法律法规，对于提高全校师生员工的档案意识和档案法制观念，加强档案工作的管理，顺利地收集和接收档案，有效地保护和利用学校文化遗产，将起到有力的保障作用。学校要经常性地向广大教职员工宣传照片档案的重要性，使大家都认识到照片档案信息不仅对开发历史资源起到非常重要的作用，而且在高等、研究、国民及个人生活中占有重要的地位。

　　3.2  建立健全照片档案管理规章制度  各高校要结合本校实际，制定有关照片档案管理规章制度。彻底解决高校照片档案管理不规范问题，需要一个长期、复杂的过程。各高校必须立足现实，面向长远，从软件建设和硬件建设两方面狠下功夫。一方面要加大档案宣传力度，提高档案意识，结合高校特色，建立健全科学合理的照片档案管理制度、管理规范，重视、提高档案部门在学校中的地位，调动档案人员的工作积极性，保证经费投入及时到位，不断提高档案人员的素质、业务水平和化管理能力，并研制开发符合高校实际的相关应用软件等；另一方面学校要配备适应现代化管理的机、光盘刻录机等必要的设备和保管条件，使照片档案管理工作得到顺利开展。

　　3.3  做好照片档案的收集工作  照片档案的收集工作是搞好照片档案的关键。学校档案部门要根据有关规定，积极主动采取多种渠道做好照片档案的收集工作。如日常和专题照片档案的收集是照片档案的主要来源。学校要确定每个部门设有一名兼职档案员，档案部门要积极主动与教学、科研、宣传工作中产生照片数量较多且具有较高收藏价值的单位如：宣传部、电教中心、教务处、科研处等兼职档案员密切联系，并对他们进行业务培训，要求他们按照片档案的收集范围，如：本校主要职能活动和重要工作成果的照片、领导人和著名人物参加本校有关重大公务活动等的照片随时收集，并写清照片的事由、时间、地点、人物、摄影者，分年度类别装入相册，待相册满后或年终及时移交学校档案馆（室）。档案馆（室）再按照片档案管理规范进行整理归档保管。

　　3.4  做好照片档案的利用工作  保管档案的目的是为了档案的提供利用。我们要充分发挥照片档案在高校各项重大工作中的作用，如学校评估、评优创优、学校重大活动等等。除了要有充分的文字外，还必须提供有说服力的照片证明，增强它的可信度。学校每年都有重大活动搞宣传，布置环境、营造氛围。如制作招生广告和宣传栏，对学校进行“彩色”包装，以吸引更多的学生到校来学习。又如重要领导人来校视察的照片、校容校貌的照片、学校荣誉的照片、文体活动的照片等等，使学校的“亮点”更亮，提高学校知名度［3］。如右江民族医学院几年来充分利用国家领导人、江泽民总书记来校视察工作等照片进行招生简章宣传；在档案室陈列学校历年来所获得的奖状、锦旗、匾牌和荣誉证书，让师生参观学习。在学校建校45周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校40多年来的历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。随着时代的发展，照片档案已在校网上传，更加便于查询，提供照片档案，积极为学校各项工作服务。档案的利用开发，大大促进了档案管理工作，有力推动照片档案管理上新水平。
   
　　综上所述，高校照片档案是高校档案的重要内容，其形成条件和所发挥的作用有其自身的特点和。各高校档案部门一定要规范管理，使之在高校教育教学、科研活动和各项管理工作中发挥更大的作用。

【】
  　　［1］ 陆建香，吕炎.浅谈高校照片档案工作现状与策略［J］.学校档案，2006（2）：45-46.

　　［2］ 徐云芳.对学校照片档案特色化管理的思考与实践［J］.学校档案，2004（1）：41.

　　［3］ 周永久，陈文庆.浅谈学校照片档案［J］.学校档案，2005（2）：47-48.