关于把档案馆建设成为政务信息中心的思考

来源:岁月联盟 作者:秦建华 刘满闪 时间:2014-03-26
  随着政府信息公开日渐成为当今社会的热点问题,各级国家综合档案馆能不能抓住这个机遇,发挥自己的特点和优势,积极参与到政府信息公开工作中,逐步把档案馆建设成为政务信息中心成为关注的焦点。
  
  一、由各级综合档案馆组建政务信息中心具有可操作性和经济性
  
  1、档案馆具有一定的信息基础,有利于政府信息的集中收集和综合管理
  (1)信息只有附着在一定的物质形式上才能存在。政府信息大多是以文件和档案的形式存在的。经过50多年的努力,各级档案馆己将同级机关10年(省级机关20年)以前形成的档案全部接收进馆,已成为各级政府部门历史记录的集中保管地。进入21世纪以来,各级档案部门与时俱进,不断创新服务机制,积极开展现行文件的提供利用服务,并设置有现行文件阅览室,方便社会利用。因此,各级国家综合档案馆既集中保存了各级政府的历史记录,又保存有各级政府的现行文件,已成为事实上的政府信息保管基地。
  (2)档案馆为各级政府部门文件与档案的形成与管理提供规范指导,使其具有统一的格式,便于政府信息的统一收集、管理和利用。
  (3)档案馆公布政府信息相对于其他部门自身公布的政府信息而言,具有一定的综合性。公众到档案馆可以获得一揽子源自不同政府机关的各类信息。这些都为履行政务信息中心职能奠定了信息基础。
  2、档案馆具有强大的信息能力
  (1)首先,政务信息中心要具有广泛的信息收集能力。政府信息是动态的,又分散于政府的各个部门,没有强有力的信息收集能力是无法将各种信息从其形成部门收集起来的。在《档案法》、《档案馆通则》、《机关档案工作条例》等法律法规的支持下,档案馆已建立了通畅的档案接收进馆渠道和一套十分有效的档案信息采集方法,具备了相当的档案信息收集能力。
  (2)其次,政务信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作为一个信息工作部门,经过多年的努力,档案馆已具备了强大的信息加工能力。档案馆拥有强有力的领导班子,拥有一批政治素质高、业务能力强的档案信息整编队伍,形成了一套科学的工作机制,积累了丰富的信息加工整合经验。
  (3)第三,要想成为政务信息中心,就必须拥有高效的信息提供利用渠道和方式。经过多年的摸索,档案馆已建有多套信息检索工具,开发有信息检索系统,并能够提供网络检索服务。
  3、档案馆的现行文件阅览室具备了政府信息开放的条件和经验,有利于降低政府信息开放的成本
  现在全国许多城市档案馆均设有现行文件阅览室,面向社会公众开放。以成都市为例,档案馆向社会开放的现行文件一般是指市委、市政府还在执行和使用的规范性文件及行政规章,市人大常委会通过的地方性法规、规章和市政协通过的工作规则、通则,市直机关制发的规范性文件。虽与政府信息公开范围不同,但信息开放目的和性质相似,都是为了增加工作透明度,保障人民群众的知情权,改善经济发展软环境。另外,现行文件阅览室工作人员积累了办理文件信息公开事项的经验,所以依托各级档案馆在现行文件阅览室的基础上建设政府公开信息阅览室既顺理成章,又经济实用。如上海市政府要求直属部门定期将必须公开的政府信息纸质目录和电子目录报送市档案馆,从而使得设在市档案馆的现行文件开放利用中心在不增加人员编制和经费的情况下,同时发挥了政务信息中心的功能。
  
  二、积极把档案馆建设成为政务信息中心
  
  档案馆虽然具有成为政务信息中心的有利条件,但要建设成为真正的政务信息中心,应着重做好三项工作:
  1、做好信息储备,把档案馆建设成为政务信息资料的存储基地
  建设政务信息中心要从满足社会信息需求出发,规划建设档案馆馆藏。在档案文件的接收范围上要囊括所有的党政机关和有行政管理职能的事业单位;信息内容上要囊括人民群众、社会组织所需要的各种政府信息;信息形态上要包括纸质、电子等各种载体,并逐步由以纸质为主向以电子为主转变;时间跨度上要完整,历史和现行信息全部收集,不能间断。

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