浅谈高校兼职档案员的素质培养

　　(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力
　　1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训
　　针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。
　　但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。
　　2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题
　　设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。
　　3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作
　　及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。
　　4、强化竞争机制,奖优罚劣
　　为了调动兼职档案员的积极性,提高业务素质,应当在工作中引进竞争机制。比如我校档案室在每年一次布置立卷工作的同时,也把《文书立卷检查评比标准》下发到每个兼职档案员手中,将立卷工作细化,一边兼职档案员自觉对照评比标准中的年度立卷工作内容、质量要求、完成时间、评比标准、得分、扣分等具体项目按表操作,自我评分。在此基础上,组织有关人员对各部门立卷归档工作进行总结评比,在全校档案工作会上进行表彰奖励。多年来,我校文书立卷归档及总结评比工作已经程序化、制度化。它有力地促进了部门立卷工作的开展,增强了各部门兼职档案员之间的竞争意识。每年1~3月份,各部门兼职档案员就积极主动地与综合档案室取得联系,自觉做好立卷工作。他们有的为了保证质量,不怕麻烦,不怕辛苦,主动加班加点,甚至带病坚持工作,绝不影响全校立卷工作进度。
　　建立健全并强化档案工作网络是一项细致的工作,需要领导重视,各立卷部门积极配合,各兼职档案员大力支持,以及综合档案室的努力。应当把学习、宣传、贯彻、落实《档案法》和《山东省档案条例》,增强兼职档案员的档案意识,全面提高兼职档案员的政治素质和业务素质作为档案工作的重点来抓。只有这样,才能培养一支热爱档案工作、业务过硬的专兼职档案员队伍,使整个档案工作网络有序、高效地运行,提高案卷质量,为建设开放型、智能型、研究型的现代化大学档案馆奠定良好的基础。