档案工作者胜任力模型的构建与应用初探
中国改革开放的发展以及经济全球化进程的加快使档案工作遇到了前所未有的挑战。档案种类和来源更加多样化,档案的管理和编研工作更加复杂,社会的快节奏也要求档案的利用与开放更加简便快捷。这都对档案工作者的胜任力提出了更高的要求。档案工作者的胜任力将会对档案业务工作的效率、水平和质量产生直接影响,对档案工作整体效能的发挥具有关键作用。
一、 胜任力和胜任力模型
(一) 胜任力的概念
哈佛大学心理学教授戴维·麦克利兰教授经过大量研究,于1973年发表了题为《测量胜任力而非智力》的文章,为胜任力理论的诞生奠定了基础。胜任力的定义,是以绩效标准为参照,认为胜任力是形成个人绩效的深层原因,并且不排斥个人的潜在特性或行为,将胜任力作为特质和行为的不同面的组合。但并不是所有的行为都是胜任力的表现,胜任力是其中稳定、可描述、能预测高绩效的那部分行为。所以,“胜任力”可以定义为:在实际情景中能预测并能成功解决问题的因素和特质;即个体所具备的、能够以之在某个或某些具体职位上取得最优绩效表现的内在的稳定特征或特点。
(二)胜任力模型
胜任力模型(Competency Model)是对组织或企业中的某一个职位,依据其职责要求所提出的,为完成本职责而需要的能力支持要素的集中表示,是担任某一特定的任务角色需要具备的胜任特征的总和,是针对特定职位表现要求组合起来的一组胜任特征。成功的胜任力模型可以在多种人力资源领域应用并发挥作用,可用作人员选拔、绩效评估、职业发展及其他方面,也是驱动组织变革的有效工具。目前提出的胜任力理论模型主要有冰山模型(Iceberg Competency Model)和洋葱模型(Onion Competency Model )。
1、冰山模型
图1 冰山模型
胜任力的冰山模型(图1)主张有五种类型的胜任力:动机(motives)、特质(traits)、自我概念特征(self-concept characteristics)、知识(knowledge)和技能(skills)。按照冰山模型,知识和技能是水面上看得见的部分,容易培养和改变;而特质和动机潜藏在水面下,不易触及和改变。
2、洋葱模型
图2 洋葱模型
洋葱模型(图2)描述的胜任力特征是由表及里,层层深入的。最表层的胜任力是知识和技巧,比较容易发展;而核心的胜任力是特质和动机,则相对不易发展。
二、 构建档案工作者胜任力模型
(一)表面胜任特征:知识和技能
胜任力模型所指的胜任特征,是能将某一工作中成就卓越与成就一般的人区别开来的深层特征。知识和技能是胜任力模型中的表面胜任特征,也是完成具体工作任务必须具备的能力素质。与性格特质等核心胜任特征相比,知识和技能更容易通过学习和培训获得改善。档案工作者完成工作任务需要具备的知识和技能包括:
1、 与机构整体业务工作有关的知识
档案工作具有服务属性,其最终目的是为中心工作服务。档案管理活动的客体是在本机构各项工作中形成的档案,服务对象是本机构和社会各界需要利用档案信息的利用者,这就要求档案工作者应该了解档案形成者的机构设置、工作规律、工作流程、日常管理等背景知识,对本机构的整体业务工作有全面的了解和认识,成为复合型人才,才能真正胜任档案工作。
2、 档案管理的专业知识、技能
档案工作是一项专业性工作。档案工作者要具备档案专业基础知识,例如文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等基本知识,熟练掌握档案收集、整理、保管、利用等各个环节的各种业务规范和专业技能。同时,档案工作者还要熟练掌握档案专业法律法规,能够把政策法规和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于档案工作实际,这样才能熟练完成档案业务工作,取得较好的工作业绩。
3、 电子计算机应用技术、外语知识和应用现代化手段的管理能力
21世纪,手工的、经验型的、封闭式的传统档案工作方式逐渐被自动化的、科学的、开放的现代档案管理方式所取代,数字化设备、影像和信息的管理需要过硬的计算机操作技术和应用技术。这就要求档案人员掌握计算机系统和网络知识。我国加入WTO后,对外交流更加频繁,档案中出现了越来越多的外文材料,如外事档案、进口设备档案等,外语技能显得更加重要。
4、 其他与档案工作相关的知识技能
档案工作者除了掌握档案学基本知识以外,还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识和技能,例如组织文字材料的写作能力、历史知识、古汉语知识、档案宣传和展览等知识;档案行政管理人员还应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识;档案编辑出版工作人员应该掌握新闻学、编辑学、出版学等方面的知识。档案工作者只有掌握了相关的专业知识,才能在新形势下更好地完成档案工作任务,推动档案事业的发展。
(二)核心胜任特征:特质和动机
根据冰山模型和洋葱模型,特质和动机是构成胜任力模型的最核心胜任特征,对胜任力起着至关重要的作用。档案工作者应该具备怎样的特质和动机,才能较好的胜任档案工作?
1、 稳定的心理特质
档案工作是一项管理性、政治性工作,在整个工作体系中处于为各项中心工作提供凭证和参考依据的从属地位,而不是主导地位;并且由于档案工作的专业性特点,其工作意义和成就不容易被大多数人理解和认可。因此档案工作者在工作中容易产生消极压抑的情绪,影响工作能力的正常发挥,阻碍工作发展。所以,档案工作者要具备稳定协调的心理特质,性情恬静、心态平和,能够调节焦虑、压抑等负面情绪,保持积极健康的心理,享受平凡工作带来的满足感和成就感。
2、外倾的性格特质
传统意义上的档案工作主要是档案整理和管理等静态工作,要求档案工作者具备的性格特质是甘于寂寞、默默奉献等;但是随着档案工作的发展和社会档案意识的提高,档案工作的服务性、社会性功能逐渐强化,档案工作者在日常的档案收集整理工作中需要与本机关各个部门沟通,监督指导档案工作的开展;在档案利用服务工作中,要与利用者形成良好沟通,了解利用需求,成为利用者与馆室藏档案之间的有效桥梁。所以档案人员需要具备更强的沟通和协调等外倾性能力,才能充分利用完成工作所需要的资源,更好地胜任工作。
3、较高的道德水准
档案工作者个人的道德品质修养是胜任档案工作需要的重要特质。档案工作者所管理的档案信息内容涉及国家机密和公民个人隐私,档案工作者必须以较高的道德水准担负起国家和社会给予的特殊信任。根据《中华人民共和国档案法》和国际档案理事会于1996年通过的《档案工作者职业道德准则》,档案工作者应该具备忠于职守、爱岗敬业;遵纪守法,严守机密;博学求进,公正服务的职业道德。档案工作者必须将档案职业道德内化为内心的情感和信念,并以此指导档案工作实践,才能较好的履行职业使命。
4、较强的成就动机
成就动机是个体追求自认为重要的有价值的工作,并使之达到完美状态的动机,即一种高标准要求自己取得活动成功的动机。档案工作者需要有较强的成就动机,具备对社会和历史负责的职业责任感和荣誉感,以维护人类社会历史记忆的真实性、可靠性与连续性为最终目标,才能自发地积极地投入工作,控制自己,尽量不受外界环境影响,克服工作中的种种困难和障碍,取得优良的业绩。
三、档案工作者胜任力模型的应用领域