区县档案馆民生档案资源共建共享方式初探

　　三、整合区域内涉民单位档案信息资源,建立区域性民生档案资源共享体系
　　
　　以区综合档案馆为“航母”来承载区域地区全部档案资源,积极调整区级民生档案资源的布局与结构,将各类民生档案资源全部整合进区综合档案馆,做大做强区综合档案馆,使其成为既是档案实体中心,又是档案信息中心与政务信息中心,以区级档案馆为主,采取各种先进手段,利用各种媒体和网络,实现资源共享。联合区劳动和社会保障局、民政局、教育局、卫生局、人口和计划生育委员会、组织部、人事局、食品药品监督管理局、工商局、环保局、司法局、交通局、土地局、房管局、建委、规划局等涉民单位,将涉民档案资源实现馆内和馆外的整合, 更大范围实现资源共享。但以上这些涉民单位有的属于档案馆接收范围内的立档单位,有的属于档案馆接收范围外的立档单位,在档案资源整合中相对难度大一些。可以采取多策并举,全力推进民生档案资源整合工作。平谷区档案馆在这方面进行了有益的探索:一是制定了涉民单位利用馆藏档案优惠制度,减免证明费、保护费等相关费用;在符合相关手续的情况下,对涉民单位利用档案提供最大的便利,最大限度满足他们的利用需求。二是档案馆对民生档案优先进行数字转化,实行全文存贮与检索,提高提供利用速度和利用效率,最大限度地发挥这部分档案的利用价值。三是根据不同的情况采取不同措施:一类是对档案意识强、移交工作主动的单位形成的民生档案,如婚姻登记档案、退伍军人档案、独生子女档案每年接收进馆;另一类对短期内有接收困难或因上级主管部门干预目前尚无法接收的档案,如房产档案、税收档案、工商档案的形成单位,确定暂由本单位保管,由档案局指导建立民生档案专柜,并将专门目录报送档案馆备查。经过以上多种形式的共享,以区档案馆为航母的覆盖全区的民生档案资源体系极大方便了百姓的查询。在民生档案资源整合中,应避免以下几种情况发生:一是有增长无发展。一些单位部门为了应付整合,将一些无价值的档案资源整合进档案馆,导致档案馆馆藏“胀库”;二是有整合无实效。因部门利益的存在,在档案资源整合过程中,有的会采取有目的的整合,对己有利的就整合,对己无利的或“来回摆”、或一推了之、或拒绝甚至对抗整合;三是整合的源动力乏力、无力。因整合的路径不同及机制缺乏沟通,可能导致各部门彼此之间对档案资源整合缺乏信任与合作基础,不想也不能共享档案数据资源的思想便滋生滋长;四是档案室室藏“空壳”化。各机构的档案室借整合之名而将全部档案统统交给档案馆,自己一份不管也一份不保,干干净净空空荡荡。杜绝使档案资源整合处于漫无边际的“整而不合”、“合而不整”的波动状态,导致谁也整合不了谁的结果的发生。因此,整合共享性档案信息资源,必然要排除其共享进程中的各种障碍,不仅使原生态的档案资源由无序到有序,由“鱼龙混杂”到“泾渭分明”,由内容上的控制到开放,由形式上的“非标”到“兼容”,而且使馆藏结构趋于优化、资源配置(流向)趋于合理。因此,共享性档案信息资源的整合必须多措并举形成合力。
　　从一定意义上说,档案信息资源整合是为了更好地实现档案信息资源的共享,档案信息资源的共享则是档案信息资源的基本出发点和根本归宿。尤其是在电子网络环境下,档案信息资源的整合与共享已成为事物的一体两面,彼此密不可分,它可以在兼顾档案信息资源现有配置与管理状况的条件下,一方面把已系统采集积累的档案信息(数据),从本部门、本单位的束缚中释放出来为全社会所共享,把分散在各馆室乃至个人手中的档案信息(数据)资源有机组织起来,更有效地为同行和社会所利用;另一方面又通过网络建立统一的信息交换与共享平台,对分散异构的档案信息资源系统进行优化组合与无缝链接,在此基础上强化档案信息资源的动态性、可控性、可获知性和可获取性以及与社会其他信息资源的融合集成性,从而实现档案信息资源的充分“涌现”与流动、合理组织、优化配置和最大增值。