区县档案馆民生档案资源共建共享方式初探

　　档案馆馆藏档案日益丰富,馆藏结构日趋合理,馆藏逐渐亲民化,已极大地改善了国家档案馆与人民群众的关系,即真正改变那种“档案馆有的(档案),老百姓没用;老百姓要的,档案馆没有(包括有档查不到)”以及老百姓查档“门难进、脸难看、事难办”的现象。可以说,只有通过不断优化馆藏档案结构和非馆藏民生档案专题数据库结构,有效整合所有涉及人的档案信息资源,以及不断优化利用环境(包括服务设施、制度保障和基础工作),有效扩大老百姓查档的范围、简化老百姓查档的手续,档案馆才能在实现最广大人民群众的共享目标中获得自身的又好又快发展。
　　
　　一、整合馆藏民生档案资源,建立馆藏民生档案信息专题数据库
　　
　　档案资源整合的重要基础之一就是构建字段设计合理、覆盖内容全面、查全、查准率高、方便实用的档案数据库。由于民生档案信息其形成主体多元、来源分散、种类和形式多样,因此,整合共享性档案信息资源的前提必须建立专题档案数据库,为资源整合奠定坚实的基础。以平谷区档案馆为例,在馆藏16万余卷(件)档案中,与广大人民群众息息相关的档案共有10个门类:婚姻档案、房产档案、招工档案、知青档案、学籍档案、移民档案、独生子女档案、兵役档案、征集档案、老照片档案。而这些民生档案除了婚姻档案和独生子女档案是单独目录号专门保管外,其他档案与文书档案顺序排列,没有单独设立目录号单独保管,如果按照文书档案数据库的字段查阅非常不方便。因此,档案馆根据多年的查档经验,为10个门类的专门档案分别建立了不同的数据库,每个数据库根据档案的特点和群众利用需求的特点设立不同的字段,既涵盖了档案的内容,又可满足不同群体的利用需求,为下一步档案资源整合奠定坚实的基础。
　　
　　二、整合县、乡、村三级档案信息资源,建立覆盖全区农业、农村和农民的档案资源体系
　　
　　实施档案资源整合“有机结合”战略即“旗舰”式战略,实现资源共建共享。以区级综合档案馆为“旗舰”,通过“资源与产权”纽带组合成有机整体,以“资源共享”、“利益均衡”作为联系“舰队”的纽带,树立资源共享的理念,同时加强馆室间的交流与合作,发挥档案馆界的整体优势,走“分散建库、集中联系,分散服务、资源共享”的道路。这种战略,既能“坚持统一领导,分级管理”的原则,又能不断推进档案资源的合理与有效配置,还能统筹各级综合档案馆和乡镇档案馆、乡镇档案联合体全面而又有序的发展,促进档案信息资源的建设、管理和共享,不断提高综合档案馆信息能力,促进档案信息服务社会化。
　　积极整合档案资源,把农村政治、经济、文化、社会建设中形成的档案资料收集齐全。要特别注意做好农村基础设施建设、发展现代农业、建立农业主导产业、村庄规划、人居环境治理、农村社会保障、合作医疗、国家支农补贴等方面形成的档案材料的收集管理工作。将档案馆保管的涉民档案、乡镇档案室保管的涉民档案和这部分档案资源进行有效整合,建立覆盖全区的农村档案资源,有效实现档案资源共享。以平谷区档案馆为例,对村级档案管理实行三种方式:一是实行“村档村管”。即:经济基础较好的行政村,其形成的档案由本村自行管理。对于这种管理模式,以村档案室为基点,将档案馆和镇档案室保管的涉民档案数字化,建立专门数据库,与村档案室的资源有效整合。二是实行“村档乡(镇)管”。即:经济基础薄弱、条件比较困难的行政村,其形成的档案集中存放在乡镇机关档案室,由乡镇代管,待有条件时退回村级保管。对于这种管理模式,以镇档案室为基点,镇档案室将保管的涉民档案数字化,建立专门数据库,与档案馆的资源有效整合。三是实行“专档统管”。即:农业农村工作中形成的一些专项档案,如县、乡、村三级在土地延包中形成的档案。可集中存放在区、县档案馆进行统一管理,以确保这部分档案的安全和有效利用。对于这种管理方式,以档案馆为基点,将这部分档案资源有效整合,与镇、村实现档案资源共享。总之,实现非秘密公文档案资源档案室内部共享、档案馆开放档案信息社会共享、档案馆和乡、镇档案室档案信息共享;各级档案馆、室全部建成数字档案馆、室,形成全区规模的数字档案馆、室集群,形成覆盖全区的档案资源体系。