人事档案知情权存在的种种弊端及其改进方法

　　长期以来,人事档案因其固有的管理体制和严格的保密制度,被蒙上一层神秘的面纱。当事人无权查阅本人档案,无法了解档案记载的内容①。这在一定程度上限制了公民的知情权。随着人们档案意识、法治意识的不断增强,个人档案不齐全不真实引发官司的事件屡屡出现②。这就向人们提出了个人档案知情权的问题,笔者认为,个人档案的当事人对其档案的部分材料应有一定知情权。
　　
　　一、人事档案本人没有知情权所带来的种种弊端
　　
　　个人档案是人一生工作、学习经历的记载,关系到个人的切身利益和前途命运,对今后的工作、生活至关重要。本人的个人档案属于哪级人事部门管理,现保存在什么地方,内容是否齐全完整真实,保管状况如何;应该归档的遗漏了,档案转递中丢失了,应由哪个部门负责,如何解决,本人应该知情。从近年来档案馆查阅档案情况统计分析显示,查阅上山下乡、招工手续、核实工龄、年龄方面内容的就占提供利用总数的30%左右,有的是本人档案中缺少原始招工录用表,有的是上山下乡连续计算工龄材料未归档,有的是调动工作档案转递中丢失,不知下落。由于目前面临大批工人退休、企业改制工人买断工龄等情况,缺少原始资料对本人的工龄、年龄等无法认定,直接影响到劳动人事部门办理有关手续。有些在档案馆查出了招工存根,问题得以解决,有些属于“文革”期间参加工作的,由于种种原因,在档案部门也难以查到,无法出示证明,给当事人造成精神上的伤害和经济上的损失。
　　近年来因人事档案引起的纠纷、争议甚至诉讼,在各媒体频频曝光。《东方新报》2003年7月17日报道了青年作家汤国基因名誉侵权状告母校益阳城市学院(原益阳师专)一案,2003年5月7日《文汇报》对上海理工大学2001届毕业生陈某状告某公司无中生有,在其人事档案中塞黑材料,用法律捍卫自身合法权益一案进行了报道③。为什么会出现上述现象呢?究其原因是当事人对自己的人事档案无知情权所致。
　　
　　二、人事档案为什么应有知情权
　　
　　首先,从”档随人走,人档不离”可以看出,人事档案的主要所有者是档案所有人。
　　其次,人事档案的高度保密性反而降低了其真实性和可靠性。保密和安全的需要、防止人为地篡改人事档案、避免产生纠纷和矛盾等,是造成人事档案未能对本人开放的原因。事实上,人事档案的高度保密性反而降低了其真实性和可靠性。因为组织人事部门对信息的“垄断”,使组织对个人的评价、鉴定的主观随意性增强;因为缺乏认同,而使“组织意见流于形式;因为得不到监督,而使有关人事档案的纠纷、争议甚至诉讼屡见不鲜。因此,增强人事档案的相对透明度成为现实的必然选择。透明度越大,公民个人的权益无端受到侵害的可能性也就越小。在公共事务管理日益民主和开放的今天,实现人事档案的公开化、“阳光化”管理,既是公民自我了解和社会认知的需要,也是保障公民知情权的要求,同时还是维护公平公正社会准则的保证。此外,实现人事档案向本人的有条件开放和透明化操作,更能彰显人事档案存在的意义④。
　　第三,个人档案的内容决定了本人应有知情权。个人档案的内容一般包括:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况审查材料;入党、入团及民主党派材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、保险、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会登记表等材料。以上这些材料,有的是出自本人之手填写、撰写的,有的是公开公布的,有的是组织提供的,即使是犯错误、受处分的结论,甚至刑事处罚判决等,组织或有关部门也是需要与本人谈话、对本人宣布并要本人签字的。凡涉及立案调查过程中形成的文字材料,属于刑侦、起诉、审理、判决的保存在司法部门,受党纪政纪处分的属纪检监察部门,因此,个人档案中不存在对本人保密的问题⑤。