电子文件双套制存在的风险

　　3、完整性与真实性风险
　　双套制要求对电子文件制作纸质副本，但在什么时机制作副本却没有一个明确的共识。当前许多办公自动化系统或者文档一体化系统提供的功能是，在生成电子文件的同时就会打印出一份纸质副本。依照双套制的一般要求，这份纸质副本将用来存档，用于将来的查考、凭证等利用。但这却没有考虑到文件在其生命周期中，尤其是在办理过程中会留下的各种各样痕迹，例如领导的批示、签字等。这些重要的痕迹内容就没有在上述纸质副本中体现出来，导致该副本的真实性和完整性难以保证。
　　即使是在电子文件最终办理结束后打印出纸质副本，也会出现电子文件与纸质文件的形式不同，领导的签批等处理痕迹缺失等问题。以Word文件为例，当领导需要强调某一段文字时，大多使用颜色笔对文字进行着色处理；当需要对内容进行评述时，会使用“批注”等功能。类似这些电子文件常用的方式，在纸质副本打印时将难以全面完整的表现出来，从而造成相关信息的缺失，进而影响纸质副本的完整性与真实性。
　　由于没有完整的复制电子文件的办理过程和结果，上述纸质副本在本质上并不是电子文件完整和真实的副本，在未来进行查考凭证等工作中将不具有实际意义。
　　4、类型缺失风险
　　电子文件带来的一个很大的改变就是能够摆脱过去纸质文件在记录信息时的单调与枯燥。除了政府或企事业单位公文类电子文件，当前社会越来越需要处理的是基于照片、声音、视频等动态的、多媒体的电子文件。但目前人类基于印刷技术的纸质文件记录技术只能在纸张上表现文字或静态图片信息，因此对于声音或者视频类电子文件，还没有可行的方法将其完整的记录和表现在纸张上。而社会的发展、技术的进步已经带来了越来越多的多媒体电子文件，以因特网上的Youtube、六间房、土豆网等网站为例，其中基于声音和视频的人类活动记录数量相当巨大，而且其中很大一部分极具价值。即使对于相对传统的政府和企事业单位，其日常工作中例如各类会议等活动也在越来越多的形成声像电子文件。这类电子文件却恰恰无法用双套制进行保管。在可以预见的未来，印刷技术将不可能用来记录声音和视频，因此多媒体电子文件的双套制保管将严重缺失。如果不采用新的方式方法解决这一问题，那么将造成人类社会活动记录的缺失，档案工作本身存在的必要性及合法性也将受到质疑。
　　5、匹配对应风险
　　双套制中纸质副本存在的根本目的是保证电子文件的原始性、真实性，以保证其查考凭证等法律效力。
　　如果对某份电子文件产生怀疑，需要核对其纸质副本时，最简单的办法就是从库房中调出对应的纸质副本进行比对。这一过程描述起来容易，真正做起来可能会存在困难，甚至无法完成。如果该电子文件仅仅是少量的文本或者表格数据，那么凭借人的肉眼就能进行逐字逐句的比较核对。但是当电子文件中的文字量很大时，这种比对将变得困难。由于纸质副本一般只有惟一的一份，因此实际比对工作很有可能不允许普通用户亲自进行，而是由工作人员操作。这样枯燥的屏幕对纸张的比对工作将是对耐心、细心和抗疲劳能力的巨大考验。当电子文件的内容是图片时，这种比对几乎无法由人的感官来完成。首先图片的内容可能相当复杂，比对难度很大；其次如果是彩色图片，由于显示器的成像原理与纸张打印的套色方式的差别，使得纸质副本很难真实还原电子文件的色彩；另外，不同的显示器显示的色温色域都有差别，不同的人对色彩的感知能力也有差别，这些也进一步加大了图片的比对难度。
　　由上述情况看，双套制存在的实际意义将值得进一步思考。如果仅仅是制作了大量的纸质副本，却又无法及时有效的提供查考比对，用以证明电子文件的完整性和真实性，那么这种双套制将仅仅是形式上的双套制，除了消耗大量的人力物力外，解决不了实际问题。
　　总之，现行电子文件双套制是当前技术条件下的一种无奈选择，其间存在的危机风险应当引起档案理论界和实践工作者的高度重视。从国家战略层面亟需加大对相关科研的投入力度，尽快研制出电子文件可靠的保管技术和方法，以适应当前电子文件广泛使用的现实情况。
　　
　　参考文献：
　　1、汤小佳、栾蔚：《建立电子文件与纸质档案两套制的必要性》，《兰台世界》，2001年第6期。
　　2、张洪波：《关于信息时代档案双套制管理问题的探讨》，《陕西档案》，2004年第3期。
　　3、赵雪、华灿丽：《电子政务系统中文件双套制保管的适用范围》，《北京档案》，2004年第9期。
　　4、王阿陶：《双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题》，《湖北档案》，2006年第3期。