试析档案信息化不等于信息化档案

　　3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点 
　　正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。 
　　4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用 
　　虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。 
　　5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位 
　　《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。 
　　当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。 
　　应该说，档案信息化管理是档案部门的一项基础性业务工作，是档案管理向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，需要从各方面予以重视，从基础建设、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等方面予以加强。 
　　据全国档案信息化建设实施纲要提出，应该遵循适应国家信息化建设和档案事业发展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案管理事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务的宗旨，改进思路，从各方面强化档案信息化建设。 
　　档案是真实的历史记录。所以档案的原始性、真实性、权威性、长久保存性的原则万万不能忽视。在一系列的产权、债务、合同、赔偿、担保等经济纠纷中，传统的纸质档案发挥了维护企业的正当权益的不可替代的重要作用。因此，档案的制成材料、书写材料必须牢固，经得起历史的考验，以便长久地发挥档案的作用，为维护单位的合法权益和为现代化建设服务。