企事业单位会计电算化环境下的内部控制的转变

     摘要：内部控制制度是企事业单位加强内部管理的有效机制，企事业单位会计电算化系统的建立和应用，内部控制制度出现了一些转变，笔者试从工作实际出发探析加强电算化系统内部控制制度一些措施 。
　　 关键词：会计电算化；内部控制；转变；措施
        随着社会竞争的激烈，要谋求发展，离不开有力的制约机制，内部控制制度是企事业单位加强内部管理的有效机制，企事业单位会计电算化系统的建立和应用， 加快了会计信息处理的速度， 提高了会计信息处理的质量，同时也大大增加了会计电算化系统内部质量控制的风险。 
      一、 电算化会计处理系统下 内部控制的转变 
     （一）由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存
      手工操作下的一些内部控制，如编制科目、 凭证汇总表， 总账、 明细账的核对，在电算化中没有了存在的必要性，其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内，如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。因此， 内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。      （二）电算化会计系统改变了会计凭证的形式 
在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。过去反映会计和财务处理过程的各种原始凭证等资料减少甚至消失了。由于电子商务、 网上交易、 无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的相关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、 单据被部分地取消了， 原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成。
      （三）计算机电算化改变了会计核算的环境 
　　 会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务， 还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。 
二、加强电算化系统内部控制制度一些措施 
建设的主要措施计算机会计系统的内部控制制度，从计算机会计系统的建立和运行过程来看， 可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。  
    （一）系统开发、发展控制 
    1、授权和领导认可
    计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。而且这也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。 
    2、符合标准和规范 
    计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、 系统各功能模块的设计等等。  
    3、人员培训 
    计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的使用等等。  
    （二）管理控制 
    管理控制是指企事业建立起一整套内部控制制度， 以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、 档案管理、设备管理等等。  
    1、组织机构设置 
    企事业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企事业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室：也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。
      2、职责划分 
    内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记账职务； 系统操作的职务与系统档案管理职务等，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时还应建立起职务轮换制度。  
    3、上机管理 
    一般来讲，企事业对用于计算机会计系统的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外， 会计软件也应该有完备的操作 日志文件。  
    4、档案管理
    计算机会计系统有关的资料应及时存档，企事业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。 除此之外，还应有定期对所有档案进行备份的措施，及时保管好这些备份。  
    （三）日常控制 
    日常控制是指企事业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、 数据通讯控制、 数据处理控制、 数据输出控制和数据储存控制等。