ＩＬＡＳⅡ连续出版物管理子系统的检索策略

　　2　批检索
　　
　　特别指定一个数据集合的检索，谓之批检索。批检索的特点是以点带面，对于检索者来说，检索键值或者工作集就是检索点，每个检索点通过索引导出一个检索面即检索结果。批检索和条件检索是交集关系，共同类型有兵团集结式检索和分队组合式检索。条件检索是现定的，根据业务工作需求的信息，随机确定检索途径和键值。批检索还可以预定，提前配制，随时点用，比如工作集。
　　
　　2.1　工作集
　　工作集是快速检索连续出版物的捷径，可以进行有效的批检索，提高工作效率。建立工作集要预先测定检索结果，理顺文献信息的逻辑关系，简化检索步骤，合理安排检索点和组成检索面，最终形成以浏览为主的检索模式。工作集的创建思路直接关系到工作集的利用效应，本文拟出六项工作集组建原则：①一致性。同一工作集内书目的共同特征突出，容易归类。比如内部刊物，具有非公开出版发行以及没有ISSN等共同特征。②专指性。不同工作集的书目异质特征清晰，不可串换。比如报纸，明显区别于其他连续出版物。③明确性。工作集的名称言简意赅，贴切地符合集内数据的共同特征。建议选取刊物标识鲜明的特征，比如中国标准连续出版物号，国家规定“印在每期连续出版物显著的、固定的位置”，工作集相应命名CN11、CN12……一目了然。④相关性。工作集内书目数据依照相关度排列有序，方便快速定位。比如中国人民大学书报资料中心编辑的复印报刊资料，许多图书馆以其专题代号作为索取号和排架依据，如果工作集也按大家熟悉的专题代号顺序排列，浏览检索结果时就能很快地指定刊物。⑤全面性。全盘考虑馆藏状况，对所有纳入工作集的文献统筹规划。HAS的工作集功能有些局限性，不能在工作集内随意插入记录，只能在尾记录后面追加记录，而且没有设计“排序”按钮，影响到数据的有序排列和有效定位。因此，确立工作集之前做一个整体策划，避免日后频繁修改。⑥平衡性。在纳入工作集的刊物种类同等数量情况下，工作集的数量少，分配到每个工作集的记录数量就多，反之亦然，二者成反比。因为工作集以浏览方式显示检索结果，工作集过多或者过大都不利于快速检索，所以，工作集的数量和工作集内囊括的文献记录数量要协调。据统计，“2006年全国共出版期刊9468种”“出版报纸1938种”，国外的连续出版物更多，“我国引进的约2万种外刊”。鉴于经费等原因，图书馆不可能全部订购，加上因人而异的检索习惯，以及不同情况下相对便利的其他检索方法，比如光笔记到等等，纳入工作集的文献种类有限。建议工作集一般容量不超过百条，根据需要分设几个至十几个工作集为宜。
　　此外，按照分类号组建工作集的话，可以结合分类排架规律来设定，还可以利用“加工作集”的按钮功能建立工作集，在前期业务工作中，边工作边形成工作集。鉴于上述原则，组建工作集最好在“系统维护”的“工作集维护”中统一建立，这种做法相对稳妥，使用效果也好些。
　　
　　2.2　批标识
　　批标识是表达批检索的基本单元，既是检索点的标识，也是检索面的界限，具有独特性和连续性。譬如订购批标识，作为特立的检索途径，区别于其他检索途径，在期刊订购数据库中占有独立字段ACQh，其字长32个字节，包含了发行者、订购年和订户等等综合信息，这些信息又与其他检索途径有着千丝万缕的联系。在连续出版物管理业务里，发行者和责任者、订购年和刊期、订户和馆藏地点往往承先继后，息息相关，如果采访、编目、记到和装订等部门各自为政，难免标识混乱造成检索失误的现象。为了防患未然，有必要建立规范的标识系统，分析和归纳连续出版物管理子系统的各个标识元素，提取简洁的标识概念，统一命名，合理组配，科学管理。假设中国人民大学的复印报刊资料简称“RD”，相关的批检索标识都一脉相承地结合采用，发行者是人大就用RD的发行者码，订购批标识为Z08RD(订户＋订购年＋发行者)，工作集为XK－RD(人大现刊)，装订批号为Z08CRD(馆藏地点＋装订年＋文种＋人大)……求同存异地“书同文”，有助于记忆，也有利于检索。
　　
　　3　结语
　　
　　检索策略讲究检索方向方案和制订检索方式方法。我们应该了解检索系统的原理与流程，明确检索需求，掌握人、机交互的对话功能，优选检索方案，简化检索过程，精取检索点，最终控制检索目标。美国人鲍纳(Charles Bourne)曾经提出5种联机检索策略：最专指面优先(most specific face first)，最低登录量的面优先(lowest posting face first)，积木型(build-block)，引文珠型增长(citation pearl-growing)和逐次分馏(successive fractions)，对于业务管理的检索策略有启发意义。针对ILASⅡ连续出版物管理子系统的检索，本人建议“三优先”的策略重点。
　　最专指面优先：利用检索对象的外部特征检索，诸如刊名、责任者、统一刊号、ISSN、条码号，比较分类和主题的内在特征的多义性和歧义性，外部特征的检索源显而易见，检索点本义单一，便于查准。
　　最全息面优先：利用批检索整合检索源全部信息的特点检索，利于查全。部分单兵点到式检索经过后截词处理，变成分队组合式，扩展了检索面，比方分类号为1207.411的《红楼梦研究》，截词处理后的1207.4可查全部小说研究的文献。
　　最快捷面优先：在确保查准查全的前提下，根据业务工作性质，细心地选择快速又简单的检索点。如新到报刊较乱，记到用光笔扫描ISSN，又快又准；装订处理时，一次打开工作集，顺着检索结果的次序，在书目数据列表上点中记录操作，不必频繁检索，省时省力。
　　总而言之，我们要认知ILASⅡ的检索环境，掌握其检索规则，摒除因循守旧不思改进的惰性，调整自己的检索思维，建立适当的检索策略以适应其检索模式，审时度势地灵活运用，才能达到事半功倍的效果。