ＩＬＡＳⅡ连续出版物管理子系统的检索策略

　　[摘要]本文以ILASⅡ连续出版物管理子系统为例，探讨条件检索和批检索的特点，分析检索途径和检索键值的选择，提出实用的检索策略。关于工作集和光笔的应用亦有心得。
　　[关键词]ILADⅡ；管理；检索；工作集；光笔
　　
　　在图书馆工作的研究领域里，对检索的关注重点在于读者服务的方向。实际上，图书馆的业务工作本身也离不开检索，值得我们认真研究。在深圳图书馆组织开发的图书馆自动化集成系统ILAS(Intergrated Library Automation System)中，主要业务工作的开展要先行检索，“检索是所有功能的首要环节”，检索速度和检索结果直接影响到业务工作的效率与质量。毋庸置疑，任何计算机软件都不可避免地存在不足之处，我们可以评价利弊，推究原因，冀其改进。不过，本文无意于此，意在扬其长避其短，以连续出版物管理子系统为例，探讨如何在ILAS现有的检索环境中，更好地发挥其提供的检索功能。
　　
　　1　条件检索
　　
　　通过指定检索途径、确定检索键值甚或加设限定范围以实现检索，谓之条件检索。检索基于数据库。检索途径对应数据库的字段；检索键值对应字段的具体数据；限定范围可以是对应字段内单项限定，如条码号限定01000(301至01000099，也可以是对应字段外多项限定，如刊名限定订户和订购年。明确机理，有助于我们优化检索思路，有的放矢，提高工作效率。
　　
　　1.1　检索途径
　　ILASⅡ连续出版物管理子系统总共提供了20多种检索途径，业务工作的性质不同，提供的检索途径亦随之变化。点击下拉菜单，“期刊订购管理”工作屏幕的检索途径呈现采访记录号、发行者号和订户码等等，“期刊装订验收”工作屏幕的检索途径则包括装订批号和条码号，这些检索途径具有阶段性特征。不同业务阶段有不同的检索途径，同一业务阶段的“同义”检索途径亦有细微差别。例如，“普通记到管理”工作屏幕提供的检索途径中有“[A]OR-DERNO订购号”和“[B]ORDER订购刊号”，键入相同的检索值“2-330”，这是《中国皮革》的邮发代号，检索结果并非完全殊途同归，前者只有一个记录，后者有两个，除了共同结果，后者还有承上启下的《皮革科技》，其详细书目数据揭示了《皮革科技动态》→《皮革科技》→《中国皮革》的亲缘关系。由此可见，掌握细节，科学地选择途径，检索才能查准查全。
　　贯穿连续出版物管理业务流程的常见检索途径有lO种：记录序号、记录控制号、统一刊号、订购刊号、ISSN／ISBN、分类号、索取号、刊名、责任者、主题词。对于后8种，大家轻车熟路，尤其最后六种也是联机书目公共查询途径，不会产生歧义。前两种则不然。由于ILAS特别地另眼对待，总是列在检索途径的最上方，况且二者的“近亲”也多，有必要辨别清楚。
　　记录序号，输出显示10个字符，在ILASⅡ中分配的MARC标识符为000字段。在检索结果显示区的书目数据列表中，光标指向当前记录的记录序号自动地呈现在检索区的右侧框内，或者在检索途径的左侧框内(显示框不可编辑)，显得非同小可。记录序号的“同义词”是书目记录号。ILASⅡ大多数的数据库建有索引，书目记录号往往侧身行列，其重要性不言而喻。
　　记录控制号，定长12字节，MARC的001字段。中华人民共和国文化行业标准WH／T0503－96《中国机读目录格式》称为记录标识号，“出现情况：必备，不可重复”，是唯一标识该记录的系统控制号。在ILASⅡ《系统操作员手册》中还有一个名称，叫做书目控制号，从其字长和“唯一标识”的特征来分析，显然就是记录控制号。但是，ILAS数据库的文献记录不止一种“唯一标识”，还有“条码号”等。在选择检索途径的时候，这些情况都是值得注意的。
　　
　　1.2　检索键值
　　假若，选择检索途径是部署战略，那么，确定检索键值是制定战术。能否又准又快地取得目标战果，成败在此。我们可以兵团集结，如装订批号；也可以单兵点到，如记录序号；还可以介于两者之间的分队组合，如主题词等。偶尔布一局“空城计”，也许还会有意外的收获。比如：选择“索取号”检索途径，不填输入检索键值而直接点击“检索”按钮，检索结果遵循一定的规律有序地列出，数字在前、字母在后，从中有可能发现索取号的错误，像索取号03／2的大写字母“0”误录成数字“0”时，就会插队在数字“0”带队的行列中，排在A字头的索取号前面，缺席于字母“0”带队的行列。在连续出版物管理子系统中，绝大多数检索途径的检索键值都能设空而直接检索，符合指定检索途径的全部检索结果按照系统内定的次序排列，列表滚动，浏览无遗。记录序号例外，在没有预设限定条件范围对话窗口的工作界面，必须指定检索键值。
　　检索键值设空为全输出，检索时间较长，检索结果太多要逐屏或者下拉翻看，指定期刊不够便捷。一般情况下，条件检索必配检索键值。ILASⅡ采用前方一致的检索方式，键值的指令下达应该据此而定。键值指令最好简单直观，抽取描述对象的明显特征，比如刊名，一目了然。键值指令的下达方式关乎检索效率，需要综合考虑检索目标结果和后续业务操作的特性，选用光笔刷入、鼠标点击或者键盘录入。比如期刊装订后的验收处理，在前期装订处理配贴条码号的状况下，光笔刷入条码号，一矢中的，即使同一批号的装订本数量多且包装乱，验收依然又快又好。键值指令的内容精确及方式恰当，检索才能算无遗策，十拿九稳。
　　
　　1.3　ISSN／ISBN检索
　　检索键值具体指向一个固定数据，必须完全比较地逐一进行匹配的单兵点到式检索，而选用光笔扫入最好，快速准确，适用于ISSN／ISBN和条形码等代码类检索途径。现刊条形码是国际标准连续出版物号(ISSN)，属于EAN－13码，操作员手册中写成“EN码”是不对的。光笔亦称条码扫描器，刷录ISSN必须进行相关设定，由应用程序自动滤除前缀码977和校验位。有些光笔附送的说明资料不全，而且光笔设置有点复杂，本文以SY Smart Scanner(KB／RS232)为例，列出设定步骤，可资借鉴。具体步骤是在厂家提供的条码手册上，依次刷设：开始设置→ISSN开(自动滤除977和校验位，连续显示8位数字，未显示半字线)→第一组(选择插入字符的组别)→EAN－13／IAN－13(选择条码类型)→5(插入十进制数值字符的位置)→结束(“要插入字符的位置”的“结束”)→－(插入连接号半字线的十六进制“2D”ASCII码字符)→结束(“要插入的字符”的“结束”)→结束设置(不继续设定的话，关机前有效)→保存设置参数(永久保存)。能否顺利地利用ISSN检索的关键在于两点，一是输入法选择半角状态，二是连接号的统一。根据《GB／T 15834 1995标点符号用法》国家规定，连接号有四种形式，其中长横“——”(占两个汉字的长度)和浪纹“～”不易混淆，一字线“—”和半字线“－”要格外留神，不经意间会张冠李戴。根据《GB／T9999－2001中国标准连续出版物号》国家规定，ISSN8位数字分为两段，每段4位数字，中间用半字线“－”隔开。因此，期刊的征订和编目等前期工作都要规范ISSN的录入，才能确保检索成功，顺利地展开后期工作。