试论公共图书馆地方文献采访工作

　　[摘要]本文通过对广西壮族自治区桂林图书馆在采购地方文献过程中出现的问题及地方文献入藏情况的分析，提出一些建议，为公共图书馆的地方文献资源建设工作提供参考。
　　[关键词]公共图书馆；地方文献；采购；广西壮族自治区桂林图书馆
　　
　　1　前言
　　
　　地方文献是指内容上具有地方特征的区域性文献，是以地理区域为中心特征的一切信息和知识的载体，是研究本地区历史与现状的第一手资料，也是图书馆为本地区及图书馆网络提供特色服务的重要手段。因此收集、保存、开发利用地方文献已经成为各级公共图书馆的共识。地方文献的收集范围从广义上讲，一般包括地方史志、地方出版物、地方人士著述。公共图书馆收集地方文献的常用方法包括缴送、征集、交换、捐赠、采购等。在通过缴送、征集、交换、捐赠这几种方法都无法收集到图书馆需要的地方文献时，就必须使用购置文献的专项资金来购买。据了解，大多数公共图书馆在使用专项资金购买地方文献时，都出现渠道不畅、有限经费未能发挥作用的情况，从而造成地方文献入藏量不高，影响了图书馆文献资源建设的发展。因此，本文试通过对广西壮族自治区桂林图书馆(以下简称“桂林图书馆”)在采购地方文献过程中出现的问题进行分析，提出一些建议，为公共图书馆的地方文献资源建设工作提供参考。
　　
　　2　桂林图书馆地方文献采访及入藏情况分析
　　
　　桂林图书馆虽是省级图书馆设置，但由于历史原因，广西存在着两所省级馆，因此桂林图书馆的经费是由桂林市财政支持。中文图书自2003年起实行政府采购，每年的购书经费只有几十万元，中标书商无法提供的地方文献如地方年鉴、地方史志、地方人士著述属于自行采购，每年经费约为一万元。由于中标书商提供的广西版图书品种较少，入藏情况不理想，必须从机动购书经费中拨款委托非中标书商购买广西版图书。和其他省级图书馆相比，我馆购买地方文献的经费很少，甚至比一些市级图书馆的经费还要少。实行政府采购后，文献采购和设备购买都需要政府采购办公室审核，增加了采购经费使用的透明度，但图书馆的地方文献采访工作难度也加大了。
　　
　　2.1　自行采购渠道不畅，有限经费未能发挥作用
　　从上表中可以看出，每年自行采购的地方文献入藏量并不多，除2004年由于补购部分缺藏的年鉴和通志购买品种较多、经费超支外，其他年度的经费都没有按计划使用完。不少地方综合年鉴、统计资料、行业年鉴由于发行渠道狭窄，我们较难获取出版信息，因而入藏率较低。2009年对我馆收藏的地方年鉴进行查漏补缺时，发现应收藏的44种中完整的只有11种。桂林作为一个历史文化旅游名城，名人众多，在收集名作家的手稿、地方人士著述时不是很顺利。我馆需要象征性地支付奖金，必须从自行采购经费中支出，但因为发票问题，迟迟未能办好。此外在收集与本地区相关的有收藏价值的文献时，不少文献拥有者作为个人都没有经营资格，需到税务局开发票交纳税费，大部分人不愿意做这些烦琐的事务。而且即使开据了正式发票，发票和付款申请书都必须交由采购办及支付中心审核，最快也要在十五个工作日后才能通过银行汇款支付书款。虽然政府采购加大了图书馆文献采购的透明度和公开性，但在实际操作中，由于付款方式单一、付款手续烦琐、书款到账时间过长使得不少所需的文献没能及时购买到，图书馆账户上的专项书款也未能及时按计划使用。
　　2.2　地方出版物收集难度大，广西版图书入藏量不高
　　省馆馆藏一大特色是以收藏地方出版物为重点，在本地出版社未能完全缴送的情况下，就得依靠中标书商提供广西版图书，可在书商提供的可供书目中，广西版图书寥寥无几。在经过多方努力后，2007年开始委托广西当地一家国营书商帮助采购广西版图书。在广西，有八家正式出版社，其中广西教育出版社和接力出版社所出的图书多为中小学教材、教辅及低幼读物，其他六家出版社的图书收集难度很大，历经周折才拿到了由广西新闻出版局收集到的2007年度各出版社图书出版目录。下表的统计数据为桂林图书馆通过缴送、书商订购、委托订购这三种方式收集到的2007年出版的广西版图书的入藏情况，均不包括中小学教材教辅及低幼读物。
　　由于广西版图书入藏情况不理想，桂林图书馆一般采用三种收集方式同时进行的收集办法，不管出版社是否缴送，只要中标书商和委托书商提供相关的书目信息，图书馆都订购1册，这样可以多途径保证广西版图书入藏的品种数。从上表可以看出，2007年广西版图书入藏量并不高，在所出版需要收藏的总品种1060种中只收入了388种，比例为36.60％。出版社缴送图书的积极性并不高，缴送比例只占到出版总数的28.49％。中标书商提供的书目信息中有关广西版图书的也很少，全年只订购到74种；2007年末委托书商补购到的广西版图书也多是2006年度所出的图书，当年度的新书只有12种。2008年采访人员在多途径地收集广西版图书出版信息的同时，参加书商组织的现采会进行有目的的补购，取得了一定效果，在所出版的需要收藏的1428种中收入了1030种，2008年的人藏量达到72％，但还是没达到评估标准80％的最低要求。
　　虽然我馆在广西版图书的入藏上采取了补救措施，可效果并不明显，这与地方出版社的图书发行渠道不畅、图书馆购买地方版图书复本量少、供应商的服务缺乏针对性有关，但图书馆招标采购的制度也加大了地方版图书的采购难度。”图书馆实行招标采购后，中标书商为了确保到货率高，总会屏蔽一些收集难度大、采购难度大、到货率低的中小型地方出版社的图书信息，而这些图书往往又是图书馆需要的。虽然图书馆的招标采购有效提高了购书经费的使用效益，保证了入藏新书的品质，但漏订图书给图书馆藏书的系统性和完整性也造成了一定的影响。如上表2007年所出版的广西版图书中，桂林图书馆所需的《漓江画派》等没能购买到。