期刊排架方式运用分析

　　［摘要］本文分析了几种期刊排架方式，以及影响期刊排架管理质量的几种因素。根据期刊排架方式的科学性、合理性和有效性，探讨提高期刊管理工作质量、效率的途径。
　　［关键词］期刊排架；排架方式；期刊管理

　　
　　如何对期刊进行科学排架是多年来期刊管理工作者不断探讨的焦点问题之一，至今仍然没有一个统一的标准化的期刊排架方式。期刊排架方式多种多样，可归纳出分类、字顺、年代以及由诸种方法演绎和派生出来的几十种方法，值得我们去深入研究、探讨。排架方式受到读者群对象、图书馆规模、管理模式、阅览条件、阅览布局等诸多因素影响，原则上要遵循方便读者、方便管理、符合馆情、因地制宜的指导思想。本文分析了几种期刊排架方式的优缺点以及影响期刊排架管理质量的因素，与同行共同商榷。
　　
　　1 几种期刊排架方法分析
　　
　　1．1按字顺排架法
　　字顺排架法是一种传统的、简单的排架方式，由于过去期刊订购量少，利用量少，不需过多考虑读者利用效率、效果等因素，这种排架方式基本可以满足读者需求。它的优点是管理简单，易查易懂、借还迅速，又能体现期刊的连续性和完整性，对于通过刊名来查找期刊的读者来说非常便利。缺点是同类期刊分开摆放，读者按学科内容查找期刊的难度增大，检索时间延长，随着期刊订购量的逐年增大，期刊种类进一步增多，查找越来越难。期刊更名后同一种期刊放在不同的地方，首身分离；同名期刊放在同一位置，使读者不易把握规律，容易造成查找混乱。按字顺排架架位紧凑，预留空间少，而期刊出版品种、订购量逐年增加，造成经常性的大规模倒架，加大管理人员的工作量。
　　1．2按分类排架法
　　分类排架法是根据《中国图书馆分类法》将期刊按学科内容体系分成各类来摆放期刊的一种排架方式。优点是集中同类期刊,使期刊排列成一个有内在联系的、有逻辑性的科学体系,便于读者按类检索。读者按照主题或学科集中查找的同时可发现更多相关的期刊信息，无形中给读者带来更多查找的机会，拓宽了利用资料的范围。更名后期刊可以排在同一架位上，没有首身分离现象，便于集中同类。一个类别排序完成后，可预留一定的空间，避免了按字顺排架法预留空间少、经常倒架的弊端。缺点是现代学科错综复杂使期刊内容跨度广、主题多、交叉频繁,期刊人员在分类、主题词标引等方面不易把握，分类有一定的难度。期刊排架时预留空间习惯于只多不少，大面积预留架位，产生空间浪费。同一类期刊数量达到一定程度以上时，就要进行科目细分，工作量增加，管理复杂。
　　1．3字顺+分类排架法
　　单一的排架法不是科学实用的方法，在习惯上，读者更方便利用刊名字顺法来检索期刊，但不能满足读者从学科角度查找期刊的需求。分类排架可以按照学科或专业集中同类同种期刊，更名前后的期刊在内容不变的情况下也可以相对集中，使期刊管理内容上形成一个有内在联系的文献整体，但分类、主题词标引使管理人员工作量成倍地加大，读者在几十种甚至上百种同类期刊中检索已知刊名的期刊需要占用更多的时间和精力。若把字顺法与分类法组配使用，来克服各自缺点，弥补各自不足，形成互补，可以产生出最优化的效果。我馆在期刊排架方式上改由过去单一的字顺排架法为字顺法与分类法组配使用的方式，先是按大类将期刊分成自然科学类、社会科学类、经济类、法律类等，当同一类期刊数量比较多时，再细分为二级或三级科目。下一步是每一类期刊再按刊名第一个汉字拼音字母顺序排序，两种排架方式混合使用在功能上相辅相成，既简化了排架方式，又减少了工作量，管理上和读者需求上都取得了满意的效果。同时，阅览室提供给读者当年现刊“按字顺排序期刊目录”和“按分类排序期刊目录”两种形式的纸本目录，作为辅助检索工具。如：已知刊名，可利用“按字顺排序期刊目录”检索到分类号，再到架位上查找所需期刊；已知学科内容，可通过“按分类排序期刊目录”查找到一组期刊，再具体来选择所需期刊，方便实用，很受读者欢迎。再进一步还可将目录发布到图书馆主页，读者无需到馆即可根据个人需要查找期刊。
　　1．4动态年代+分类（或字顺）排架法
　　字顺法或分类排架法不考虑期刊出版年代，较适合现刊排架，对于过刊就应考虑期刊出版年代因素来选择排架方式。我馆对一年内读者利用2000年以前出版期刊和利用2001年至2005年期间出版期刊状况进行分段统计显示：2000年以前期刊读者利用率是14.74%，2001年至2005年期间出版的期刊利用率是85.26%。分析原因：一是2000年以前出版的期刊基本都收录到电子资源数据库中，读者通过计算机就可以方便地查阅到所需文献，且检索迅速、准确。二是科技迅猛发展，科技成果层出不穷，使新期刊更多地受到关注。三是2001年后期刊出版品种急剧增加，带来读者群的增大。^［1］在过刊排架中，如果将近几年出版的期刊与过去几十年连续出版的期刊混放在一起，同种期刊就是长长几大排,意味着80%以上读者要在几十年跨度的期刊堆里寻找目标，检索相当麻烦，且容易乱架。动态年代+分类（或字顺）排架法将利用价值高、利用率高的最近几年出版的期刊摆放在一起，再按分类或字顺排架，称为使用区。年代久远的期刊单独摆放在一个区域，为了方便管理，可按字顺排架，称为备用区。划分使用区和备用区后，在使用区内,始终保持存放近10年（或5年）的期刊,当新一年期刊合订本上架后,最后一年的期刊合订本同时下架转入备用区，使用区可以布置在阅览区较近的地方，实行与现刊同样的借、阅、咨全开架阅览方式，这样会大大提高这一部分期刊的利用率，并方便大部分读者。备用区期刊利用率较低,可实行半开架管理，图书馆员可帮助读者查找期刊，能有效地防止乱架，该区可密集排架来节省空间。^［2］
　　采用动态年代+分类（或字顺）排架法的优点有如下几个方面：一是将利用率较高的期刊归为一处,使读者查找期刊范围缩小，一般只需一查年段，二查分类号或刊名两步就能查到期刊，达到节省时间、方便利用的目的；二是备用区可密集排架，使用区也不必预留过多的空间，节省空间，减少整库倒架次数,减轻工作人员的劳动强度；三是由于这种排架方式的出发点首先考虑的是读者对期刊的利用率指标，体现了借阅管理的人性化服务。缺点是违背了期刊自身作为连续性出版物的规律,割裂了期刊的内在联系,破坏了期刊的完整性,会影响到读者对期刊连续性的需求。
　　
　　2 影响期刊排架管理工作质量的因素及对策
　　
　　2．1期刊更名、出版频率等变化
　　期刊在连续、长期的出版过程中，经常发生改变题名、责任者、出版地、出版频率等复杂的变化，影响到期刊排架管理。其中，题名、出版频率变化对期刊排架影响较大，出版频率变化影响到架位预留，近几年期刊频率变化大多以增高频率为主，可通过多留架位来避免架位紧张。期刊更名带来的排架问题比较复杂，若是按分类排架法，更名后期刊内容不变或只变化到三级类目以下时，可不改变分类号，与原刊归为一处，为了区别原刊又与原刊保持联系性，可以在种次号后面加数字或字母，如：原名为《环境污染治理技术与设备》，2007年更名为《环境工程学报》，索刊号由X5/24变为X5/24-1。若期刊更名后其内容也全面更改，可作新刊处理，重新分类、重新安排架位。按字顺排架法时，更名后期刊要全部重新安排架位，此时，在更名后的刊名标识签下标明原刊名，在原刊名标识签下标明更名后刊名。