高校图书馆档案管理工作探析

【摘　要】 图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的一个重要信息组成部分，文章阐述了当前高校图书馆档案管理工作中存在的问题，以及做好图书馆档案管理工作的对策。
【关键词】 高校图书馆  档案  档案管理

        随着学校评估工作的深入开展，高校图书馆档案管理工作的重要性日益凸显。档案管理工作作为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面被人们重新认识，各高校图书馆都在加强图书馆档案的建设和管理工作。然而，随着档案管理工作的深入展开在管理过程中出现了一些有碍于档案管理和利用的问题，规范档案管理解决档案管理工作面临着的一些问题是高校图书馆迫在眉睫的任务。
        1、图书馆档案管理工作的中存在的问题
        1.1档案管理意识不强  一直以来高校图书馆档案工作是作为图书馆管理工作的附庸，人们对档案管理工作的重要性普遍认识不足，档案管理工作没有从根本上得到重视。没有完善的档案管理制度，档案管理不规范，随意性强；缺乏搜集档案的主动性，建档不及时；有的工作档案只是记在脑子里。由此导致难以做好图书馆档案管理工作。
        1.2档案管理的设备和技术手段落后  图书馆档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段，普遍落后于本馆各项业务，档案从收集到利用得不到应有的基本保障。有碍于提高图书馆档案管理工作的水平，妨碍了图书馆档案管理现代化进程，档案管理落后的状况难以为图书馆事业发展提供快捷、有效的参考咨询服务。
        1.3档案管理不规范  图书馆档案是图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料，由于缺乏规范的管理制度，许多档案的收集、归放和利用只凭主观意识，简单的收集、随意的堆放、借阅的书籍不能及时归还，影响档案资料的检索和利用。
        1.4档案管理人员的业务素质尚需提高  图书馆做兼职档案管理员的现象很普遍，缺乏专业知识的学习和专业技能的培训，档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作。兼职的图书馆档案管理人员所做的也只是一般的档案登记、收藏和不够规范的保管等工作，这与档案管理现代化发展的需要是不相适应的。
        2.优化高校图书馆档案管理的措施促进图书馆事业发展
        2.1转变观念重视加强高校图书馆的档案管理工作  转变观念必须落实到实处，领导要亲自抓档案管理工作，领导重视是做好图书馆档案管理工作的关键。要深刻认识图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源，图书馆档案像一面镜子，系统地、全方位地反映了图书馆各项活动的真实情况，是对图书馆客观、公正地回顾和总结，是高校图书馆领导决策的重要依据，要设有专职的档案管理人员，做好档案的管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义。我馆有着深刻的经验教训，以往每年同样是辛苦做出大量的管理服务工作，然而因为没有重视档案管理工作，没有及时的将图书馆管理工作过程中产生信息资料及时的收集归档，没有及时的建立健全完整的档案资料。到了年终部门考评时我们虽然陈述了许多工作成绩但都因为只记录在脑子里没有支撑材料不被考核组承认，结果只能站在倒数的位置上，去年我们在做好图书馆工作的同时加强了图书馆档案建设管理工作，总结时以完整的工作档案为依据，用完整的档案信息资料说话，以事实成果服人。结果打了翻身仗了。
        2.2建立健全档案管理制度  规范的档案管理规章制度是做好图书馆档案管理工作的保证。要搞好图书馆档案管理工作，必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度。要结合图书馆自身的工作特点和具体情况，制定出既符合《档案法》的要求，又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度，图书馆档案管理包括档案的基础工作和档案的利用工作。
有了完善的规章制度档案管理就可以按要求来规范档案从材料收集、整理、编目到形成案卷的全过程。规章制度包括：制定统一标准，科学的分类、组卷和编目和建立完善的检索体系等内容。这一系列的规章制度和规范化管理是搞好图书馆档案管理工作的保障。在制度的建立时应当加强针对性，要结合图书馆实际根据本馆档案管理具体工作任务及管理人员状况来制定制度。档案管理制度应当有全面性、 科学性、效果性、严肃性。