档案信息资源开发与开放策略

提要本文通过引入档案信息资源开发与开放理论，有针对性地提出促进档案信息资源开发与开放的策略。
　　关键词：档案；信息资源；开发；开放

　　档案信息资源开放与开发利用，直接关系到档案馆开展信息服务方式的选择与档案信息化建设的优劣成败。适时开展档案信息资源开放与开发利用研究，对于加大档案信息资源开发的力度，更好地履行档案工作为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的职能具有重要意义。
　　一、档案信息资源开发与开放理论辨析
　　新时期档案信息资源开发不仅包括开发工作本身，还包括档案信息资源开发与档案信息资源建设、档案基础工作、档案开放工作、档案利用工作、档案信息化建设、档案社会化服务的关系，研究它们之间的内在联系，从而解决档案信息资源开发的基础、条件、手段、目的等问题，以便进一步加强档案信息资源开发工作。
　　档案信息资源开放就是将一般可以公开的和保密期满的档案信息资源，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。
　　二、档案信息资源开发与开放策略的制定
　　（一）在建设中开发和开放
　　1、科学调整资源结构，加强资源整合力度。如何进行结构调整，实现档案信息资源配置的科学化，从而适应新时期的档案信息资源开发，主要进行两方面的工作：
　　（1）调整档案信息资源结构。档案信息结构包括档案资源种类与成分的状况，所以调整档案信息资源的结构应从两方面入手：①增加种类。新时期，为适应社会发展的需求，档案工作者应把注意力和收集的重点迅速转移到反映社会全面生活的档案材料上来，改变目前档案信息资源的种类和成分单一的状况。注意收集经济建设、科学研究、对外贸易（包括倾销与反倾销、索赔与反索赔、补贴与反补贴等活动）、证券、保险、电子商务、网上交易、知识产权、商业信息保密、产品检验检疫等工作中所产生的档案以及“三资”企业、民营企业、资产重组企业、境外企业、破产企业、私人家族所形成的档案；②增加成分。在收集档案时，既要收集党政机关的档案，也要收集事业及基层单位的档案；既要收集国有企业的档案，也要收集民营企业的档案；既要收集公务档案，也要收集私人及家族档案；既要收集行政管理的档案，也要收集经济建设、科学研究的档案。
　　（2）加强档案信息资源整合力度。档案信息资源整合就是指档案信息的整理与组合，如何加强档案信息资源整合力度，就是从两方面着手：一是新时期对档案信息资源的整理，包括档案的基础性整理，即通过系统化和编目工作，保持档案在来源、时间、内容和形式上的固有联系；档案的研究性整理，即通过编纂加工，去伪存真，去粗取精，由表及里，使信息价值得到升值，从而在资政、育人、存史等方面发挥独到的作用；二是新时期对档案信息资源的组合，是指根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施，使国家档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化。调整档案信息资源的种类和成分，保证各级国家综合档案馆的馆藏优势，使各级国家综合档案馆在本区域形成1+1大于2的整体优势（服务能力），以及档案事业对于区域综合竞争力的贡献率（即围绕中心、服务大局的成效）持续提高。
　　2、加快数字化进程。针对目前档案信息资源数字化程度较低、档案网站信息匮乏的现状，加快档案信息的数字化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重要方面。
　　（1）目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构。
　　（2）档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况：如归档文件本身就是某种文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统；如归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。
　　（3）数字化档案的采集。进行数字化档案的采集时，不仅要对档案信息的全文信息内容进行采集，还要对数字化档案的相关信息，如档案的元数据（电子文件的软硬件信息等）、背景信息（电子文件产生的背景）、相关日志（电子档案产生的时间）等都一并进行采集，并实施前端控制。
　　3、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
　　4、尽快建设档案门户网站。档案门户网站是一张巨大的网，其中可以包含中国各级各类的省级档案网站，当数字化的档案信息上传到网络上后，档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来发布档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅简化了档案利用的手续，也可以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜劣汰的效果，以竞争促发展。
　　（二）以开放促开发
　　1、制定可操作的开放规则。国家通过法律法规对开放档案的程度及方法做出了规定，但有些不大具体，对于细节问题还应深入探讨，全面制定规章和细则。
　　制定操作性强的档案开放规则。首先，应因档案的不同类型制定不同的档案开放年限，公文、经济、技术、军事的档案开放年限就不应该一概而论；其次，虽然在制定档案开放限度时，会因密级的不同而不同，应及时对限制开放的档案进行鉴定；再次，应该根据社会当前的发展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限；最后，就是指规则的详细程度，对于开放规则也要像法律一样，依不同情形制定出不同的实施办法，对每一类型的档案都要分得很清楚，并且要制定不同级别的档案工作人员审查不同级别的档案，将责任落实到人头。
　　2、对开放档案进行深层次开发。对已开放的档案进行深层次开发，主要有两个途径：（1）挖掘开放档案的新价值。档案信息在对社会各行业开放的同时，也参与了各行业的社会活动，必然会推动该行业和社会产生新的价值，档案管理人员就应该积极将其挖掘出来，从而也体现了档案管理的社会价值的升华；（2）扩大开放档案的信息功能。由于传统观念的影响，现行文件的提供对象一直局限于文件的形成者。改革开放以后，社会的民主化意识提高，人们对公共信息的需求进一步扩大。现行文件中包含着与人们生活息息相关的法律法规、方针政策、房产经济、养老保险等公共信息，它必须向社会开放，而档案部门应该把这项工作作为档案信息开发工作的新内容加以重视，并承担起这项工作。
　　3、积极稳妥地进行网上传播。网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一，逐渐被运用到档案信息的传递中来。但从目前来看，网络在档案信息传播中的运用，并不如传播其他信息那样普遍。在新时期，对档案信息传播要求快速、便宜，以适应社会的快速发展节奏，促进档案信息资源开发的快速进行，因此保证档案信息网上传播的快速及安全，是急需解决的问题。