浅析新时期医院人事档案管理的电子化

【摘要】  随着信息技术的发展，医院人事档案管理的电子化已是时代发展的需要，文章主要论述了电子档案相对于纸质档案的优点，同时对医院人事档案的电子化的具体实施提出了一些自己的看法。
【关键词】  医院  人事档案管理  电子档案
        医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。
        网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：
        1.保存寿命长，不易损坏
        档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。
        2.信息全面有效
        由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。
        3.提取档案方便
        以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
        4.共享性
        将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。 
通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。
        5考核评价公开公平
        在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。
        当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：