中小民营企业秘书在招聘工作中的礼仪运用

来源:岁月联盟 作者:韦晓军 时间:2014-01-12

        [摘要]文章结合中小民营企业秘书的工作特点,从态度、第一印象等方面分析秘书礼仪规范及其运用,并就提升自身礼仪素养的途径提出建议,使秘书在招聘工作环节中形成良好的企业形象,吸引更多的人员为企业服务。
   [关键词]中小民营企业;秘书;招聘;态度;第一印象;途径

   随着近年来我国民营企业的快速发展,民营企业的规模不断壮大,管理水平也得到了显著提高,民营企业已逐渐发展成为国民经济的一支重要力量。一般而言,民营企业尤其是中小型民营企业为了节省人力物力财力,降低经营成本,企业秘书工作都具有综合性的特点,除负责秘书本职工作外,还担负很大部分的非秘书性质的工作,如人力资源管理、员工招聘与培训、企业文化、公关宣传及新闻发布工作等。可见,中小民营企业秘书人员面临重要的转型要求,秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变,秘书要既能文又能武,既会管理又懂专业,既当信息员又当公关人,既做谋士又做助手,为企业及领导提供全方位的服务。
   但是,不少中小民营企业秘书面对工作要求的提高、工作性质的转变、工作跨度的加大等一系列要求一时难以适应。仅就秘书在从事员工招聘工作环节而言,就由于工作量大、人员流动性大及面试人数较多、面试对象层次较低等因素的影响,常有以下礼仪缺失的现象出现。如:招聘过程中相互大声谈笑;招聘工作当天着装随意;招聘交谈时坐姿懒散;言谈举止中时有轻视应聘人员的表现等。这些都是招聘工作中秘书礼仪素质缺乏的种种表现。
   秘书形象常常代表着一个企业的形象,在招聘工作环节中给应聘者留下深刻的第一印象,也是应聘者对企业形成的第一印象。因此,秘书人员必须具备强烈的礼仪意识,掌握相应的礼仪技巧,以提高企业的形象与知名度,树立良好的社会信誉及社会形象。因此,秘书应当自觉地用礼仪规范来约束自身的行为,这就要求秘书应当从各方面明确礼仪规范要求,并熟练地运用到工作过程当中,为招聘工作环节的顺利进行及企业招聘到满意的员工打下良好的基础。
  
  一、态度至上
  
   尊重是一切礼仪的基础。礼仪规范的基本要求就是要以尊重为本,以人为本,态度至上。在招聘工作中,秘书担当企业与企业需求人员之间的桥梁作用,是应聘者进入企业的第一道把关人。因此,秘书在工作中应处处以企业需求为中心,以为企业服务为重点,以招募适合企业需求的员工为目的,尊重应聘者,诚恳、热心地为企业和应聘者服务,不应以老员工自居,以秘书身份自大,居高临下,轻视对方,给应聘者留下不好的第一印象。据美国华盛顿一家市场调查机构的一次调查结果表明:应聘人员在企业及与企业进行接触时受到非礼待遇后,96%的人不直接抱怨,但有91%的人不愿再到这个企业来。而且受到非礼待遇的人平均要向他周围的9个人讲述,其中13%的人要向他周围的20个人讲述。可见,企业的不良形象会造成比较大范围内的负面影响,企业对应聘者应保有尊重、良好而热情的态度。
  
  二、营造良好的第一印象
  
   第一印象在人际交往中有着强烈的定势作用。秘书在接待应聘者时,端庄的仪表、文雅的举止、得体的语言以及整洁的服饰往往可以留给应聘者良好的第一印象。这既是对应聘者尊重的一种表现,也是让应聘者产生乐于与之交往的魅力所在,是形成良好的面试关系的开端。
   (一)仪表端庄
   适度地修饰自己的形象,其实也是对自我人格的一种塑造和珍惜。秘书在招聘工作中应注重自身的仪表美。仪表端庄是指秘书的服饰、发型、脸部化妆的综合形象,要求秘书在工作中要做到职业、稳重、可信、可亲。如果秘书给应聘者的第一印象很差,如着装不整洁等,应聘者则会对秘书的工作缺乏尊重和支持,使双方面试的交往和沟通陷于困境,今后工作中秘书也难以得到未来员工更多的依赖与配合。
   1.干练的发型。首先,发型比面部特征更能吸引对方的注意。长发暗示着健康和性感,短发看起来自信而成功,自然、中长、没有特定款式的发型,则让人感觉智慧和真实。秘书在招聘工作中可采用束发或盘发等方式体现出职业、干练的企业形象。
   2.淡雅的妆容。出于尊重和自信的角度,秘书在招聘场合应化淡妆,不能化浓妆,才能体现出职业和自然、美丽的形象。
   3.得体的衣着。根据TPO原则,秘书在招聘工作中应注重自身的着装,应得体而郑重,不应穿着随意或穿休闲服参与招聘工作。
   (二)语言得体
   常言道“言为心声”。语言是招聘场合双方人员之间沟通与交流的重要工具,是建立良好招聘关系的礼仪要求。语言往往能全面地反映出一个人的文化素养、知识水平和精神风貌。语言得体是指秘书与应聘者之间交流使用的语言准确、友善、亲切,包括言之有礼、言之有意、言之有利、言之有体和言之有技。
   1.重在交流。在应聘者面前,应提倡用礼貌的语言、鼓励性语言。秘书首先要学会使用文明礼貌的十字用语,即“请、您好、谢谢、对不起、再见”。其次要注意正确而礼貌地称谓应聘者,如可称先生、小姐、同学等。此外,还应当注重倾听礼仪,注意询问技巧等。
   2.善于倾听。听别人说话实际上就是对别人的肯定和尊重。有人说,上帝之所以给我们两只耳朵一张嘴,就是希望我们多听少说。在招聘工作中,秘书应把应聘者放在首要的位置,让应聘者多讲多谈,以更全面地了解对方的各种信息,以吸纳为企业所用的人员。
   3.多用询问。秘书在招聘环节中应多用询问,了解企业需求的信息,并通过应聘者对于询问的回答来分析该人员是否符合企业的需求。
   第一印象有大约40%的内容还与声音有关。音调、语气、语速、节奏都将影响第一印象的形成。因此,双方在交流过程中也要注意语调优雅、吐字清楚、声音高低得当、语气柔和、情感真挚、以诚相待,处处注意树立良好的企业形象。秘书掌握沟通的语言交流的礼仪与技巧是密切面试双方关系的关键。秘书学会合理运用语言的特点,在交谈中使用礼貌性语言,善于运用理解、含蓄、亲切及灵活多变的语言交际方式,就能促进心灵相通,促进相互理解和信任,达到与应聘者交谈取得圆满的结果、吸引人才等目的,使招聘工作得以顺利进行。

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