从文字服务质效谈企业秘书工作

　    企业办公室是综合服务部门，也是重要的枢纽部门，既要发挥参谋助手的职能，也担负着上传下达、联系左右、协调各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊，就主要体现在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高。因此，秘书同志必须牢固树立和不断强化文字工作是办公室的“脸面”和“主业”两种意识，坚持以文立业，在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式，在改革创新中着力提高文字服务水平。
　　
　　一、做好秘书工作，要下功夫写材料，练好履职尽责的基本功
　　
　　能不能写好材料，已成为影响秘书工作质量和效率的“瓶颈”，也是当前秘书部门迫切需要弥补的“短板”。从上级机关的职能来看，其工作指导主要是通过政策指导和典型指导来实现，这两种形式都离不开材料这个最基本的载体，都要通过写材料这个最基本的实践活动来实现。把写材料这个“瓶颈”和“短板”解决了，秘书部门的工作水平和面貌就会有一个很大的改变。
　　一要真正弄清楚什么是写材料。这是写好材料的重要前提。有人认为秘书部门主要是协调办事机构，不需要写材料；也有人认为写材料就是玩文字游戏，是虚的；还有人认为写材料是苦差事，甚至出现“躲材料”“赖材料”的现象。这些错误认识和行为，说明一些人对什么是写材料这个基本问题没有搞清楚。李瑞环同志在《学哲学 用哲学》一书中说，“领导干部的讲话、文章，不单纯是文字问题，而是对事物的看法，对客观规律的认识，对改造世界的意见，不是说着顺嘴就行了，起草文稿是很锻炼人的，尤其是年轻干部，必须养成这个习惯，要自己动手写稿子，能不能提高水平，能不能有个飞跃的进步，过好这一关非常重要。”因此，对秘书人员来说，写材料是讲政治的集中体现，是个人能力素质的综合反映，也是履行职责的重要表现。
　　二要弄清楚写材料应具备哪些能力素质。笔者人为，写材料必须至少具备8种能力素质：一是领会上级意图；二是了解掌握实情；三是有思想和政策水平；四是理论基础扎实；五是文字表达能力强；六是知识储备丰富；七是能吃苦；八是任劳任怨。写材料，对上级的意图把握不准，很难符合要求；对企业的情况掌握不透彻，容易脱离实际，没有针对性、指导性；思想和政策水平不够，写出的材料就会像白开水一样，淡然无味，甚至出现思想认识和政策把握方面的偏差；理论基础不厚实，就抓不住事物的本质，不能做到有的放矢；文字表达能力不强，材料就很难组织起来；知识的储备量，也关系到材料的厚度和张力，需要靠长期的、系统的、艰苦的积累；有吃苦的精神，才能在写材料上锲而不舍、精益求精，才能出精品、创一流；任劳任怨，也是写材料应具备的一种精神境界，否则就会斤斤计较、患得患失。就领会领导意图而言，有以下四种途径：一是自己揣摩，二是请教相关领导，三是求教同事，四是当面聆听领导教诲。
　　三要突出工作重点，切忌面面俱到。突出工作重点，就是坚持重点论。重点论告诉我们，在认识复杂事物的发展过程中，要着重把握它的主要矛盾；在认识某个矛盾时，要着重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必须抓主要矛盾，突出工作重点。在起草文字材料过程中，如何突出重点呢？首先要明确什么是重点。一般来说，凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。
　　四要认真提炼概括，写出思想深度。起草文字材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。文字材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。要能从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。毛泽东同志曾对文字材料的写法指出：“只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。”