招标代理机构的风险管理探讨

        二、招标代理机构建立风险管理体系的措施和办法
　　（一）在防范外部风险方面
　　1.招标代理机构避免业务来源、业务收入单一的风险，在招标代理机构稳健发展招标代理的同时，可以拓展相关的业务范围，包括不同行业不同监管部门所涉及的业务，促进代理机构的相关业务多元化，提高自身的业务来源，提高自身的抗风险能力以及风险防范能力。
　　作为招标代理机构应首先确保工程招标代理业务领域业务作为核心的业务，作为经营发展之本，同时应大力拓展不同行业、部门的招标代理业务，取得相关部门的资质许可，拓展新的业务范围，包括财政部政府采购业务、发改委的中央投资项目、商务部的国际招标代理业务、医药行业的招标代理业务。多元化的业务范围还应当包括招标代理以外的其他相关业务，比如建设部的工程造价业务、发改委的工程咨询业务、新型的投融资业务以及代建业务等等。在新领域拓展招标业务，比如在土地出让方面采取招标方式，降低土地成本，有利于房地产市场的健康发展。
　　2.熟悉相关的法律法规，掌握最新的政策制度，避免制度上风险。招投标方面的法律法规非常多，涉及到各个主管部门各个行业，所以对于招标代理机构来说。熟悉已在运行的相关的法律法规，以及时刻关注即将出台的法律法规，评估对自身企业带来的影响和风险，做好事前的工作和准备，一方面避免政策突然变化带来的危机，另一方面可以提高业务人员的代理服务水平，提高服务质量。特别是在一些关系到招投标工作的重大规定出台时，招标代理人员一方面要及时与招标单位联系沟通，取得招标单位的信任，保证招投标工作的进展；另一方面要加强业务学习，尽快理解并能够熟练运用。招标代理人员本着诚实服务的原则，规范好程序性工作，完善好技术性工作，给业主一个满意的答案和解决方案是水到渠成的。
　　（二）在防范内部风险方面

　　1.内部管理方面代理机构要制定相关的规章制度，强化内部管理，提高招标参与人员的责任心，加强道德风险意识。包括企业内部自身的基本管理制度，包括《薪酬制度》、《人事制度》、《项目管理目标责任制度》、《危机应急处理方案》等等。保证企业自身正常运营，将风险化解在招标代理业务的制度管理过程中。
　　2.制定机构内部的业务流程，进行业务流程再造，实现高效严谨的业务管理流程，对业务人员提出严格的要求，实现业务流程标准化，业务流程各个环节都应该有章可循，有相应的行为准则和评判标准，完善流程的审批程序。
　　可以通过建立招标机构的科学管理思路，将先进的管理方法在招标投标行业中运用，引进ISO9001 质量管理体系，用最简洁的方式将企业运行的模式进行概括，理顺企业管理的基本流程。企业采用符合ISO9001 质量标准要求的管理程序，使企业内部的管理运作程序规范、效率、并具备较强的操作性，这是招标代理机构在提高业务效率、提高质量管理水平方面重要措施。
　　另外，还可以通过现代化信息技术和网络技术实现办公自动化以及规范化的管理，结合ISO9001质量标准实现与电子化招投标的对接。
　　3.加强业务学习和培训，提高业务质量，提升人员素质。招标中介服务行业需要的是多面手，具备较高的综合素质，才能保证把招标服务质量，让业主满意。代理业务涉及的专业面广，好的代理服务作品就是整个建设工作中的一个好开始，代理人员只有具有了前观后瞻的视野和比较广阔的知识面才能够胜任。这就要求代理工作者具有较为全面的业务知识，不仅是招投标知识，而且在造价、合同、设计、监理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。一次完美的招标代理业务不单单是简单的技术处理，应该是为业主提供一套完整的解决方案，除了规范性的程序和技术工作外，还应该把相关的咨询工作做好。所以招标代理机构应该在各个环节都能充分的与业主沟通，比如在编制招标文件前，多与业主沟通，合理地确定投标单位的资格要求、技术要求及评标办法，是招标成功的关键环节。对不合理的要求提供相关的法律法规依据给业主，认真地摆出相关文件，耐心地做好解释工作以及告之如果自行决定违法程序会导致的后果。因此,通过在岗培训和鼓励员工参加再教育学习等方式，提高企业业务人员的整体素质，包括树立优质服务及法律意识，以提高招标项目的质量管理。
　　4.企业要注重内外部沟通。内部沟通方面，要制定有效的沟通制度和沟通机制，避免由于缺乏沟通而造成的事件，提高沟通意识，讲究有效率的沟通；质量体系运行过程中，对公司各部门、员工之间存在的质量问题，由公司组织召开专题会及质量分析会进行讨论解决，消除了部门壁垒和责任推诿。外部沟通主要是与业主相关人员及有关行政监督管理部门的交流，良好的外部沟通交流能够较好地了解招标人的需求及项目人员组成情况，取得招标单位的信赖和支持是圆满完成招标代理工作的前提和保证。了解行政监督管理部门对政策法规执行情况、监督尺度，对提高招投标项目的服务质量有帮助。
　　5.聘请专业的律师控制和防范招投标代理机构的风险，特别是对于突发事件的处理，以及危机应急处理机制。由于律师可以从整个法律体系的高度来审视招标代理业务过程中可能发生的风险，有利于给招标代理机构提供从代理合同、招标公告、招标文件、投诉处理所有环节的法律咨询和法律援助，用更严谨更科学的法律知识来提前介入可能发生的风险，把风险防范在事前，把问题提出在事前，最大限度的规避法律风险。由律师参与到代理业务重点环节把关，可以减少法律风险发生，也可以强化代理业务人员的法律意识和道德意识。
　　6.加强财务的风险管理和控制。特别是要将财务部门的管理前置，实现对风险的事前控制以避免招标过程中出现各种问题和风险。首先在财务核算层面，利用财务管理软件系统，对业务每个项目的收支情况进行逐一的辅助核算，将每笔业务收支逐个落实各个具体项目之中。为各项指标分析、绩效考核以及成本控制提供了有力的数据基础，为领导进行战略决策提供依据。其次，加强对投标保证金进出的管理。由于行业特点，每个招标代理项目的投标人少则三五家，多则上百家，数量庞大的往来账核算始终是个重点。因此增设投标保证金专户，并开通了网银查询来提高了工作效率，也保证了资金频繁进出的准确无误。最后，加强发票及现金管理。标书的收入占招标代理机构的代理费收入中一定的比重。标书销售人员必须领用由财务部门开具的专用发票，避免在销售招标文件的环节业务员直接接触现金，借助银联POS机、网银等结算手段实现对现金管理风险的防控。
　　三、结语
　　总之，风险对于任何行业任何企业都是无时不在、无处不在，对于招投标这样的更具风险的行业来说，企业更要用更高的要求去重视它，并通过各种措施和方法来控制它。通过建立起招标代理机构的风险管理体系，包括内部管理、业务管理、财务管理方面的管理建设，特别是在内部的招标业务流程规范管理上、提高业务人员的综合素质、财务风险的防范、行政人员的服务意识上以及强化员工的道德意识上需要做大量的工作，把风险防范做到事前，风险往往也会变成机遇，任何一个企业只有把风险摆在首位、把企业的安全摆着首位，具备忧患意识，才能让公司稳健发展和壮大