招标代理机构的风险管理探讨

摘要：随着中国经济的不断增长，政府、企业投资规模不断的扩大，招投标市场的内容不断丰富，招投标活动范围更加普及，招投标已成为经济活动中的重要内容，招标市场的竞争越来越激烈，也伴随着各种各样的风险，代理机构应重视自身存在的风险，加强风险防范，建立自身的风险管理体系。
　　关键词：招标代理机构；风险管理；企业管理；服务质量

　　招标代理机构是指受招标人委托，代为从事招标组织活动的中介机构。2000年《中华人民共和国招标投标法》实施以来，中国招标代理机构快速发展起来，从事招标代理的人员队伍不断的壮大，招标代理的市场机会显得很诱人，也给人感觉不需要多大的资本投入就可以获取很高的回报，实际上，在这高回报、高利益的背后也伴随着高风险，招投标行业本身就是个高风险的行业，特别是工程招投标领域也是贪污、贿赂、腐败等职务犯罪案件的高发区，而招标代理机构在整个的招投标过程中的重要作用，难免的就会涉及其中。因此作为招标代理机构对行业的风险要有高度的认识和重视，招标代理机构一旦发生风险或危机，往往都是致命的，可能会使招标代理机构面临直接取消资格的风险，不管是投标人的投诉、监管部门的处罚、或者是项目委托人可能发生的连带风险。所以招标代理机构应该把风险管理放在公司发展的第一位，同时处理好风险管理和业务发展的之间的关系。
　　随着招标代理机构数量不断的增加，市场的竞争也越来越激烈，监管部门的政策也在不断的更新变化，这就要求招标代理机构对自身所处的环境和风险应该有充分的评估和分析，根据公司自身的情况，提升自己的内部管理水平和业务水平，应对可能发生的环境的变化，提高自己的风险防范意识，打造属于公司自身的核心竞争力，在激烈的市场竞争中立于不败之地。现以福建省的招标代理市场为例，分析招标代理机构存在的风险以及问题，并提出招标代理机构的风险管理体系，作为探讨。
　　一、招标代理机构存在的风险
　　（一）外部风险
　　1.政策环境变化带来的风险。福建省的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目采取的是招标代理机构比选办法，指由主管部门通过对招标代理机构的资格、能力、业绩、信誉等情况进行综合比较，从中优选前二十名招标代理机构进入名录库，招标人从名录库中公开随机抽取招标代理机构并委托其代理建设工程招标事宜。而2010年6月发布的《福建省房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选办法》比2007年《比选办法（试行）》的主要内容发生了重大的变化，调整省级名录库比选的评分内容和分值，取消总分100分的限制；特别是对于代理机构的业绩采取了不封顶的做法，这使得进入2010年的名录库的名单发生很大的变化，从目前公示的名单中原有的前二十名机构有八名从名录库中出局。同样的福州市的《福州市的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选办法》采取了上述的变化。
　　这对于从名录库出局的招标代理机构来说，简直是灾难性的风险，一般情况下省市名录库的抽签项目会占到一个招标代理机构的招标代理服务费收入的70%以上。对于招标代理机构来说不可避免的出现大幅的业务下滑，从而造成恶性循环，难有机会再进入名录库。这些招标代理机构的生存将受很大的威胁。当然对于那些能进到名录库的新成员来说，把握了时机，化威胁为机遇，应该说这些新成员更具有忧患和风险意识。所以对重大政策变化带来的风险和机会把握充分与否，将对公司的生存产生重大的影响。
　　2.招投标方式、形式的变化。随着电子商务和管理信息化的迅速发展，建设工程电子招投标近年来在全国各地快速推开。建设主管部门对此高度重视，更加快了电子招投标的推广步伐，电子招投标在健全社会监督机制、转变政府监督方式、规范招投标秩序上起到了重要作用。随着电子化招投标的逐步实施，投标人采取电子平台上下载或上传招投标文件，福建省、福州市市场的项目标书、图纸将销售逐步取消，导致招标代理机构收入大幅的降低。
　　3.监管部门不同的程序规定带来的风险。主要是来自项目所在行业的主管部门在招投标过程中不同的监督机构的监督程序规则，而且不同行业的招标项目都有不同的政府主管部门，如工程建设、交通、电力、电信在招投标的程序和规则都不尽相同，同行业省级和市级的主管部门在管理的手段、程序和方法也存在差异，比如福建省、福州市以及福州市各县、区也存在差别，容易出现因违反招标程序、不熟悉相关规定而受到处罚或者是投诉的状况等等，这些都有可能会使招标机构面临风险。
　　（二）内部风险
　　1.招标代理机构业务流程管理上的风险。根据《招投标法》以及福建省招投标条例规定，招标代理的业务流程有一套非常规范的操作的流程，一般包括：签订委托招标代理合同（了解业主的需求）—编制招标方案—发布招标公告、出售招标文件—标前答疑、发补充通知—投标人编制投标文件—组建评标委员会—截标、开标、评标—提交评标情况报告—确定中标人后公示、发中标通知书—签订合同。
　　但是在实际的操作过程中，往往任何一个环节都会出现突发的状况或者难以预料的情况，比如在代理机构与业主签订委托代理合同后，由于行业的不同，“隔行如隔山”，代理机构所服务的业主中，很大一部分人对招投标工作不了解，有一些招标人具备了较强的专业的知识，但对招标程序缺乏了解，或者跟上最新的形式变化和政策，还常常会提出比如像提高投标人的门槛、缩短招标公告时间的问题，还有国有投资项目的招标人组建评标委员会，提供专家，并成立评标委员会等等问题。如果代理机构在自身的内部业务流程不尽完善，把关不够严密，程序不够完整，在任何环节出现疏漏，如果处理不当，给业主提供错误的建议和信息，给业主造成损失，导致流标或者投诉。
　　2.内部综合管理流程上的风险以及财务风险。由于业务人员在对外与业主之间的沟通和交流比较多，可能在对内与综合部门之间的沟通少，导致档案文件的归档不及时、丢失，资金回收与财务的数据衔接不上，收入不实、收入减少的情况出现。综合部门加强与业务部门的沟通，实现对业务收入和成本的有效控制，同时要避免业务员直接接触现金，避免现金管理不善导致丢失等等，影响企业的正常运营。
　　3.招标代理业务服务质量的风险。招标代理业务对人员有较高的综合素质的要求，如与业主及监管部门的沟通能力以及对行业标的的了解和学习能力，因为招标项目涉及诸多行业的不同类别，行业有房建市政、公路交通、水利水电、铁路等等，类型包括设计、监理、工程等，而且要具备熟悉国家、省、市相关法规并合理运用的能力，编标及处理质疑投诉的能力等等。在招标代理过程中，招标代理机构作为中介组织，在项目委托人、投标人以及行业主管部门起到承上启下的作用，一方面需要在合法合规的原则下，根据业主的要求，利用自身的专业优势，为业主招到最合适的投标人，另一方面处理好与投标人的关系，投标人作为招投标活动中的另一个重要主体，代理机构需要在职责范围内做好投标人的解释、答疑工作，避免纠纷及发生道德风险。所以从制作招标文件开始到处理质疑、投诉的能力，体现招标代理机构为招标人服务质量的好坏。
　　4.从业人员的道德风险。由于业主对于国家相关的法律法规了解程度不同，有些业主对中标单位有倾向性，所以招标文件中一些重要条款的设定就十分重要，在这过程中从业人员的道德风险可能发生，招标代理机构的业务人员掌握招标文件内容的一些商业机密以及业主、投标人的情况信息，如果业务人员在道德方面出现问题，泄露招投标过程中的所有涉密事项，还比如与招标人、投标人串通搞“暗箱操作”；进行私下交易，为招标人指定或推荐投标人、评委，越权处理招标代理职责范围内的其他服务。