“开放存取”机制在高校档案管理中的应用

　　（2）建立高校专题档案数据库
　　高校档案馆根据需要，建立相关专题库，通过收集分类系统搜集校内所有开放存取的档案资源，并将它们整合、组织，形成专题档案数据库。如学生成绩库、学历学位认证库、工资工龄库等等。高校档案馆充分利用数字校园中各种信息数据库的建设，将所有校内开放存取的档案资源进行全方位的综合、整理和揭示，用户则直接访问相关的高校档案数据库。当然，这需要安全性、政策支持、科学管理等方面的保证，对高校档案馆的自身建设也是一个巨大挑战。
　　（3）通过馆藏目录获取高校档案信息
　　机读档案馆藏目录，是高校档案馆最重要的数字化资源之一，也是最常用的检索工具之一。利用机读档案馆藏目录，可以实现所有馆藏档案资源的检索，这也是高校档案工作者和档案利用者所熟悉和普遍使用的一种方式。此外，可以通过增加相关字段等方法，使高校档案资源转化成为开放存取的网络资源。在这方面，档案工作者可以充分借鉴图书馆的一些成熟经验。
　　（4）通过集成、挖掘技术开发高校档案信息资源
　　传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。因此，将高校档案信息资源纳入开放存取机制，利用开放存取机制，全方位，深层次的开发高校档案信息资源；利用先进技术、先进软件，实现高校档案数据库资源行政化和学术化的有机统一，可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现档案信息价值的目的。
　　
　　三、高校档案部门实现“开放存取”存在的问题与对策
　　
　　开放存取运动能够优化高校档案管理，提高利用效率和效果,但这不意味着可以一蹴而就，在实际工作中，还会遇到这样和那样的问题，需要解决和思考。
　　
　　（一）开放环境下档案的信息安全
　　随着网络与人们生活的日益密切，人们似乎可以从网络上找到任何想要找到的东西，在给人极大方便的同时，也给人带来了不安全感。高校档案是在高校各项工作中自然形成的，档案的公开，会动摇一些人对档案在传统认识上的安全心理。
　　因此，开放存取运动在高校档案界开展，有赖于逐渐建立一种开放的理念,能够得到学校各个职能部门的认同,解除人们戒备心理。高校档案人员要大力宣传开放存取的理念,通过各种形式和场合，灌输、渗透这种方式的优点和好处,使学校有关领导、教职工和广大学生了解到档案是一种可以利用的信息资源,不仅吸引高校一线的教学、科研工作者成为高校档案开放存取的利用者（取者）,还能够主动成为高校档案资源的提供者（存者）,从而推动高校档案开放存取的健康良性发展。当然，将这种模式完全纳入现行的高校档案管理体制还有一定的难度，值得认真思考和研究。
　　
　　（二）成本和费用
　　开放存取机制，是建立在网络的基础上，任何人都不能低估它的运行成本。理论上讲，高校档案部门可以从高校档案资源的开放存取机制中收取适当的费用，但在实际中是否可行，是否符合国家有关部门的政策法规精神，目前还不能确定。这个问题如何处理，直接影响开放存取机制在高校档案部门的运行。
　　在目前开放存取运动的实际操作中，通常会采用“作者付费、用者免费”的模式，例如OA期刊，但是这些费用通常会计入科研成本中。高校提供档案信息服务，不完全适合这种成本分担的模式，但是可以从中得到借鉴。高校档案部门可以通过协议、与第三方中介合作等方式，建立或者拓宽成本补偿机制，兼顾国家、学校、相关部门以及个人的合理利益，达到“双赢”甚至“多赢”。
　　
　　（三）高校档案信息资源优化建设
　　基于目前高校管理体制，档案部门还不能完全实现档案文件的前端控制，加上高校档案产生的自然属性等问题的存在，对档案数据进行规范化建设存在很大难度。然而，高校档案信息资源的质量直接关系到开放存取的发展前景,高校档案开放存取机制的顺利建立，需要齐全、完整、准确、高质量的档案资源。因此，高校档案部门要大力提高档案收集的齐全完整率，这是开放存取机制的起点和重要基础。同时，高校档案部门需要制定有效的档案开放存取质量控制策略。通过加强档案的鉴定环节，完善档案的审核制度，规范编目著录，不断优化高校档案信息资源。
　　
　　（四）硬件建设和相关技术的研究
　　高校档案开放存取机制的建立，需要购买硬件设施，配备相关软件,搭建符合条件的基础网络平台，特别是电子档案的存储介质、存储环境、存储设备，都与高校档案的信息安全问题息息相关。
　　开放存取的相关技术主要是以OAI 为核心的技术开发及应用研究,包括数据传输、数据永久性保存、数据挖掘、开发智能检索系统、建立知识库等。OAI (Open Archives Initi ative ,“开放文档先导”),实际上是解决不同资源库互操作问题的一种方案,是基于HTTP上简单的信息传播机制。进一步完善OAI 的网络信息传播模式有利于更好地实现网络环境下的资源共享。高校档案部门也要结合自身，加大对相关技术发展的关注和研究。
　　高校信息资源的整合，对于所有高校未来的发展，具有重大的意义。高校档案部门应该依靠学校有关的技术力量和政策优势，充分发挥技术整合、资源共享的原则，建立适合于自身的开放存取机制，为高校档案工作的发展，创造出一片新天地。