民国档案整理工作的内容新维度

　　建国五十多年以来，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则，利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。至此民国档案整理的工作已经走出初级阶段。随着民国档案开放力度增大，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案利用需求，对民国档案整理工作需要引进新的维度，即对民国档案信息作进一步开发及采取相关措施确保民国档案实体和信息的安全，这标志着民国档案整理工作步入新的阶段。
　　
　　一、进一步开发民国档案信息
　　
　　现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。
　　笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。
　　
　　二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息
　　
　　民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。客观地说，民国档案机读目录数据库仅有案卷级著录标引是不够的，即使已达尽善尽美但却是单一的检索工具，其功能还是远不抵一组多元立体化的检索工具。因为这样的一组检索工具能彼此弥补支撑，形成相辅相成的局面。
　　另一方面，从理论上讲，案卷是有密切联系的若干文件的组合体，不少民国档案情形也确实如此。特别是单主题的一卷档案更如此。不过，由于历史上诸多原因，民国档案案卷的情形并不都是这样，一卷档案所反映的主题可能是并列的多个，即多主题，而在进行著录标引时，对一个著录单元的标引，不可能对标引项分类号的数量不加限制，因而其信息的揭示往往有意犹未尽之感，这使我们和力求正确拟写多主题案卷标题时一样，感受到了相似的无奈。因此，对这类多主题案卷应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成以案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。