企业文件材料收集难的原因

　　三、文件材料收集难的深层原因
　　
　　1、计划经济体制下，文件材料收集工作可以依靠行政手段保证。为什么至本世纪初的五十多年的企业文件材料收集工作（“文革”时期除外）一直正常进行呢？其根本原因就在于，文件材料收集工作有作为职能部门的档案科室，有企业考核机制和奖惩办法，有档案管理网络这一系列行政措施保障。这是以人治为主、法治为辅的企业文件材料收集工作运行机制，是计划经济时期企业文件材料收集工作的特色。
　　2、市场经济体制下的文件材料收集工作尚无可保障的运行机制。在企业自主经营、行政约束力逐渐淡出企业领导人视野后，由于尚未建立起与市场经济体制相配套的企业文件材料收集工作运行机制，而企业又缺乏相应的监督约束机制，单单依靠企业行为、依靠领导和职工的自觉性去搞好文件材料收集工作，其预期效果是不言而喻的。在行政约束淡化，而又迟迟建立不起有效法治监督约束机制情况下，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情。
　　3、企业急功近利的短期行为，不可能自发产生文件材料收集工作有效机制。企业领导人为了在任期间快出效益多出效益，或为了自己快速升迁做足了表面文章。他们心中根本就没有企业长远发展的战略思考和全局利益的综合平衡发展观念，一切以创收经济效益为原则，一切以追求眼前利益为动力，对于难见效益或少有效益的文件材料收集工作、对于文件材料大量散失不闻不问。如果几任领导都是如此办理，久而久之，文件材料收集工作积重难返，对企业长远发展极为不利，同时会给企业合法权益损失和商业秘密扩散造成隐患，给企业长远发展带来许多预想不到的困难和损失。
　　4、某些社会价值观对企业文件材料收集工作的消极影响。在崇尚个人价值而淡化甚至贬低集体价值，以个人利益高于集体或国家利益的不正确价值观影响下，在职场畸形竞争日趋激烈，人人自危而相互提防的社会氛围中，某些企业科技和专业人员将个人可以把握的文件材料据为己有，经营部门将办理完毕的合同协议视为部门秘密拒绝向档案室移交，以至于某些公司高管担心档案室泄密，将会议记录、会议纪要、商务谈判和出国带回的重要文件材料锁在自己办公室资料柜中。这样人人互不信任，部门之间相互防范，上下级之间各留一手，上行下效，相互影响，文件材料还如何收集得到呢？
　　
　　四、文件材料收集工作亟需采取的措施
　　
　　由于完善企业文件材料收集工作有效机制，建立健全相应规章制度不是一朝一夕可以成就、可以见效的事情，而文件材料收集工作问题迟迟得不到解决，必定损伤企业长远发展利益和全局性权益，甚至造成国有无形资产大量流失、企业合法权益屡受侵犯的严峻局面。笔者建议：国家档案行政部门迅速制订企业文件材料收集工作监督约束方案，通过发布企业文件材料收集工作规定，建立企业文件材料收集工作行政监督机制，对企业集团、公司总部提出明确要求，分级负责，层层督导，加大企业文件材料收集工作监督力度，尽快扭转不利局面。经过监督检查发现企业文件材料丢失的重大责任问题，向企业发出限期整改通知单，在规定期限内不予整改或整改不力者，提请国务院国有资产监督委员会进行行政处罚。近几年（只是当前需采取的应急措施）将文件材料齐全完整归档纳入央企领导人考核范围，对重大文件材料丢失事件或由此造成企业合法权益严重损失等采取问责制度，防止作为国有无形资产的归档材料的大量流失。