高校教学档案管理应在创新上下功夫

    摘 要：高校教学档案是高校教学活动的真实记录，是一所高校教学质量和教学管理水平的全面反映，具有进行科学决策和开展科学教学的重要价值。必须加强对高校教学档案的管理，在观念、管理、服务上创新。
　　关键词：高校教学 档案管理 创新
　　
　　高校教学档案是高校教学工作中积累起来的重要历史资料,它是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录①,是一所高校教学质量和教学管理水平的全面反映，具有进行科学决策和开展科学教学的重要价值。如何发挥高校教学档案在教学活动和管理工作中的作用，具有十分重要的理论意义和现实意义。
　　1.档案、教学档案
　　关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。如《法兰西共和国档案法》②：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”
　　我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到《中华人民共和国档案法》③诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。教育部档案学科教学指导委员会主任、中国人民大学副校长冯惠玲博士在其《档案学概论》一书中称“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”
　　以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。④
　　关于教学档案，作者没有见到官方的定义，其定义见诸于一些专家、学者的研究和一些学校的管理制度中。如刘银辉先生认为“教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和⑤”。西南大学档案管理规定称“教学档案是在教学管理工作中反映教学管理、教学运行、教学改革和教学建设的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要材料⑥”。作者认为“教学档案是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录”。主要包括学校教学管理、教学改革、学科建设、招生分配、学籍管理、教学与实践、学位工作、教材建设等方面的内容。还包括上级主管部门下发的有关教学工作的指示、规定、办法批复等。具有真实性、通用性和服务性。
　　真实性 教学档案必须是准确的、客观的、真实的。必须与它所记述的教学活动相符合，而不能是虚构、伪造和假冒的。如果有关材料与现实情况有出入，应当及时查出，予以更正。这样才能使教学档案成为教学活动的计划、过程和结果的真实记录，为开展教学研究、评估和做出决策提供客观依据。
　　通用性 教学档案材料具有一定的通用性，这是由于高校教学过程具有同一性。如一个学校一个专业的教学大纲、教学计划，尤其是教材，对同一学校的同一种专业的学生各届适用，甚至其他同类型的学校亦适用。再如教育部、各省开展的评选高校思想政治理论课“精彩教案”和“精彩课件”，发放各高校，并挂在相关网站上，供教师学习、借鉴，就充分体现了这一特性。
　　服务性 教学档案直接为学校的教学服务。教学档案不但所有的材料来源于教学之中，而且反过来又服务于教学。
　　2.充分认识高校教学档案的重要性
　　2.1教学档案是开展高效教学、提高教学质量的坚强保证
　　教学档案是教学活动的客观记录，是教学过程、教学水平的历史再现。加强教学档案的管理和建设，有助于教学活动的积极开展，有助于增进教师的教学水平，有助于加强教学管理各环节，有助于促进教学质量的提高。如加强对教师教学文件的档案管理，必将客观地促进教师对教学教案、讲稿、教学大纲、实习指导、毕业论文指导、毕业答辩等教学环节进行严格要求，自觉提高教学水平；对学生的作业、学习纪律和态度、考试、成绩、毕业论文等档案进行归档，必将进一步规范学生的学习，提高学生的学业水平。
　　2.2教学档案是总结教学得失、开展教学研究的重要依据
　　教学档案在教学活动中形成的，它记录了教师教学的得与失、好与坏、利与弊，记录了学校的办学思想、办学定位、办学原则、办学制度、办学目标等，这些为教学管理提供参考，为教育决策提供咨询，为改进教学、提高教学质量提供第一手信息资料，是事后处理问题、查证和研究教学日常工作的凭证，是自身活动的信息库，是反映教学管理水平高低及教学活动和教学研究的依据。如对教学管理制度及执行情况的研究能洞察出不同时期教学管理是抓紧还是放松了；对不同教学单位的教学档案进行“横向”比较，能直观地反映出各自教学水平及教学管理水平的高低。明显表明教学档案是探求如何加强教学管理、进行教学总结、开展教学研究的重要依据。⑦
　　2.3教学档案是进行教学评估、规范科学办学的重要材料
　　高校教学水平评估是提高高校教育质量的重大举措，也是衡量一所高校办学实力的重要手段。通过评估是高校最基本的要求。评估一般过程是参评高校先自评，形成自评报告，再接受省教育行政主管部门和国家教育部评估组的审查等主要环节。从评估组检查这一实质性阶段来看，首先是听取学校的工作汇报，接着考察教学设施、与教职工和学生座谈、查阅评估材料、核实数据等，与相关评估指标进行对照，评估打分。从整个过程来看，都是以真实可靠、丰富完整的档案材料作为支撑的。教学档案在评估中起到了重要作用，成为了评估工作的坚强有力“后盾”。
　　2.4教学档案是督查教学活动、规范教学行为的主要载体
　　教学档案，从教师的角度说，它是一个教师当时直接使用的教学文件和教学过程记录材料转化而来，客观地记录了一名教师教学活动的历史情况，保留着教学各个进程、各个环节的真实标记，客观地反映了一名教师的执教态度、行为和水平，是教师教学活动的真实反映，具有备查、考核、参考和学习价值。它一方面看出一名教师是否在按照教学的基本要求严谨治学，另一方面反映出一名教师是否在自己的专业领域不断拓展、不断创新、不断提高。如教师的授课计划、教案的完整性，批改作业、指导实习的认真度，教学文件准备的齐全性等等这些材料都是检查教学人员为“好”教师的重要文献。