管理学视角的高校档案信息化建设

    摘 要：随着教育改革的深入, 档案数量增长很快, 档案载体、记录方式也发生了较大变化。高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分，是高校实现教学、科研、管理的重要基础，如何高效的管理高校的档案信息资源，开展档案资源的信息化建设，是高校每一位管理者不容小觑的问题，本文将从管理学视角，探析如何构建高校档案信息化建设。
　　关键词：档案管理 信息化 管理学
　　
　　一、架构在高校档案信息化管理平台上的组织结构
　　高校档案管理是一个持续的过程，尤其是高校档案信息化管理更是需要一个有机的系统才能发挥整体高校的功能。一般来说，结构关系存在两种，一种正如国内部分南方高校的功能性（流程性）组织结构，这种组织结构以功能性为出发，将档案馆内部从事相同或相似工作的人集中在一起，他们以自身的专业能力与自治结为一体。这样的组织结构具有专业分工细，组织效率高，强调专业及技能和工作程序等特点，其中都是某一方面的专家，因而对功能性部门的管理也是这方面的专家进行管理。在这种功能性组织结构中面临的最大问题就是有效沟通和协调问题，如果各部门负责人不能解决上述问题，就会因为某一部门工作的延误对一项整体工作的统一性造成影响，从而最终影响组织效率，拖延工作。
　　另一种高校档案馆普遍采用的组织结构是目标导向性组织结构，这种组织结构多为北方地区高校档案馆所采用。这种组织结构是将实现同一目标的各方面成员集中在一起而构成的，在组织里需要各种不同专业技能的专家，因此对其管理可以是通才也可以是专才。在目标导向性档案馆组织结构中，部门的设置是按照档案门类划分的，这样的结构不会因为沟通及协调不畅而发生工作无法衔接，但在某种程度上强调了单一部门的成果、工作目标，而非档案信息化要求的处理程序和处理方式，但也颇具适应力和创造性。
　　二、重视高校档案信息化的过程管理
　　高校档案信息化是个过程，过程就是不断发展变化和创新的，而且过程不是独立、孤立发生的；过程是有环境、有外部条件的。
　　国内在此方面做得较为完善的上海交通大学信息化结合内外优势及自身特点，为自己量身定做了档案信息化发展的总体目标、基本原则、制度保障，实现了其科学有序的分步骤发展，最终通过研究性、实验性的过程管理，实现了若干项研制成果，建立了规范的上海交大数字档案馆门户网站。与上交大有利的外围环境相比，华东理工大学的档案信息化建设更多的是利用有限性资源进行自主性创新研发，依靠自身努力不断突破固有机制和环境的瓶颈，而且在实物档案的保存及利用方面更是能够细致、创新性的开发利用，使得档案馆对学校中心工作的实效开展发挥了长足作用。
　　实现高校档案信息化发展，除了要把实际工作结果与预期标准相比较，以此在信息化过程中控制偏差，以确保档案资源的充分利用及组织目标的顺利实现外，更需要的是一种创新性的过程管理。过程管理必然要遵循一定的步骤、程序和规律。科技发展的日新月异为高校档案发展提出了档案管理的信息化定位，敏锐地捕捉到原有档案管理的若干不协调现象后，就要透过现象究其原因，并据此分析和预测未来信息化发展趋势及应对措施，不同高校作为独立个体必然存在不同的环境及自身特点，不同学校的档案馆在一定程度更是秉具高校历史、现今、未来发展的缩影，因此在过程中要针对自身环境、资源、机遇，制定符合该高校档案馆信息化发展的目标、制度以及步骤发展，在此基础上迅速行动，并在对档案信息化有效、适度控制过程中不断尝试。
　　三、开发档案信息资源的集成应用
　　21 世纪的信息全球化，交叉学科的融合为管理学领域带来了勃勃生机；集成管理因其“集合而成”的基本特征和与时俱进的优化模式，尤其受到人们的青睐。档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。档案信息化集成管理，则从集成新视角去分析档案管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到档案信息化管理视野之中，并将档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案信息化管理系统完整，整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。