归档文件保管单位划分的原则性与灵活性

　　2、在档案盒脊背上方空白处标识并类或靠类文件的分类号,标明该保管单位内的文件类别组合情况。笔者将相关分类号标识方法解释如下:“党群类”涵盖党委、纪检监察等3个一级类目,党委类文件标识为“1”,“组织、宣传”是其中的独立类目,其中“组织”标识为“1-2”,“宣传”标识为“1-3”,其文件合并后(例1)保管单位标识为“1<23”,“<”代表类目合并符号,后面的数字代表类目名称及合并。例2包容了党群各项工作中产生的文件,标识为“1-3”。“-”代表类目并列符号。例3中的“行政管理类”文件标识为 “4”, 与党委文件 “1”类合并后标识为 “14”,属于党政大类合并文件。空格表示两个大类文件的并类。标识符号及其标识方法应当规范并用文件方式固定下来,以防止分类标识符号的混乱。
　　3、划分归档文件保管单位期间发生的特殊情况和重要未尽事项,可以在归档文件目录的“备考”中注明。如发生党政归档文件并类(如例3),硬靠类(物资管理类文件只有一份,硬性归入相邻类的文件保管单位内),这样组成的一个保管单位,或将跨门类文件组成一个保管单位,如将机关办公设备购置计划归入设备管理类等情况;或某一类文件数量特别多,如2008年总公司机关员工全解重聘产生的近300份人事任免令,整整装满三个档案盒这样的特殊情况,或特别重要且利用频率高的文件,如“总公司章程”、“机关员工业绩考核标准”和“铁路集中采购物资目录”等文件,都需要在“备考”内注明,或以显著易识别的符号加以标识,以便于档案的快速检索。