国家重大建设项目档案工作的超前控制

　　1、抓好档案工作技术交底。标准是衡量事物的准则,是对事物的统一规定,是以特定形式发布,共同遵守,有一定强制性的依据。从项目建设开始,建设单位就应以国家、省、市档案行政主管部门的有关法律、法规、规定、标准为依据,制定《建设项目文件立卷归档细则》,以正式文件印发给参加项目建设的设计、施工、科研、监理等单位(部门)。由项目档案部门与承建单位进行档案工作技术交底,并举办有关施工技术人员、监理人员参加的培训班,明确工程文件积累的顺序和范围。这样就为项目档案的平时收集和档案人员的平时督导工作提供了统一的标准,竣工档案的规范性、完整性就有了保证。
　　2、抓住重点和关键环节,超前督查指导。虽然合同或协议对承包商在工程文件搜集积累上起到了法律和经济制约的作用,但由于承包商的资质和技术人员素质参差不齐,在理解执行《建设项目文件立卷归档细则》上以及档案意识上也相差甚远。为此,建设项目档案人员要积极主动了解工程进度,抓住重点、关键环节,特别是要把水、电、暖、通信等地下管道工程作为重点进行督查,要会同甲方工程管理人员和监理工程师一起,主动出击,深入施工现场,实地进行督查指导。这样就为竣工档案的齐全、准确打下了基础。
　　3、抓住薄弱环节进行跟踪控制。建设项目文件收集的薄弱环节,往往是没有引起重视;或因工作的中间环节多,衔接不及时;或因变化了的情况没有采取相应的措施而出现“断档”或“空档”。一是建设项目前期工作阶段和初开工阶段。因这一阶段机构不健全、人员不到位,工作忙乱、生疏、紧迫、无暇顾及项目文件的收集,甚至出现前期临时机构的撤离、合并、人员调动、相互交接不及时,出现空档。因此,档案人员要把此阶段作为项目文件收集的重点加以控制。二是随着科技的飞速发展,开放的不断深入,建设项目配套的国内外机电设备数量大、种类多、现代化程度高,到货验货时间分散等情况,所形成的大量中外文文件容易被忽视。因此,项目档案人员要参与机电设备的开箱验收,及时收集全部技术文件。由于这些文件多为孤本,形成地又在异国他乡,所以要造册登记,特别是孤本文件、重要文件要复印,借用复制件安装调试,保存原件避免损坏丢失。三是现代科技迅速发展,以纸质项目文件一统天下的局面被打破,电子档案日益增多,特别是形成电子档案的人员和渠道较多,特定场景时间短暂。这不仅给电子档案的收集带来一定的难度,也给保管、复制、利用带来一系列的新问题。因此,建设项目档案部门必须把电子档案的收集、整理提到议事日程上来,超前控制,抓紧抓好,加大收集的力度,及时催收,妥善保管,随时配写文字说明。
　　
　　四、严把竣工验收关,运用行政手段超前控制
　　
　　国家重大建设项目的竣工验收是国家行政主管部门对投资效果的全面检验,不仅是对建设项目物质形态实物的验收,同时也是对知识形态档案的验收。但是由于重大建设项目规模大,施工周期长,单项或单位工程多,往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备。这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用,有的才破土动工,有的还在施工图设计阶段。因此,整体项目竣工验收和单位工程竣工验收只能分别进行。只有严把单位工程档案的验收关,才能确保整个项目档案验收的顺利进行。单位工程档案的验收是项目档案部门工作的重点,而单位工程的预验收,又是项目档案超前控制的重中之重。单位工程预验收,档案人员督查的重点之一是隐蔽工程。因为隐蔽工程大多被掩埋或隐藏在其他部位内,不能被直视,也是最容易被一些素质不高的承包商偷工减料和钻空子的地方。因此,除平时实地督查外,检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章是重点。其次是大量的设计变更是否齐全,是否在施工的过程中就在施工图上修改到位。特别应该注意的是,一个单项或单位工程有总承包和分包单位的,要严格审查各分包单位的竣工图是否与总图一致,是否标识统一,是否相互衔接。只要分包单位的工程文件达不到要求,档案部门就有权否决单项或单位工程竣工验收,单位工程文件的立卷、归档,由总承包单位负责检查汇总。由于加大了单项或单位工程档案预验收的力度,正式验收着重检查的是案卷的内在质量和竣工图是否按设计变更修改上图。通过超前控制,严把单位工程档案的验收关,这为整个建设项目档案验收就打下了坚实的基础。