国家重大建设项目档案工作的超前控制

　　国家重大建设项目是庞大的社会系统工程,具有投资数额大,资金来源渠道多;建设工期长;施工、设计、科研单位多,并且资质参差不齐;国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点,国家重大建设项目的档案工作也就因此具有了广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。为保证国家重大建设项目竣工档案的完整率、准确率、归档率和案卷合格率达到国家档案管理标准,就必须转变档案工作的观点和思路,坚持“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”和“三同步”的原则,采取严格把关的有力措施,加大项目文件搜集、整理、归档超前控制的力度,使建设项目档案工作始终处于受控状态。
　　
　　一、严把合同签订关,运用法律手段超前控制
　　
　　国家基本建设改革的进一步深化,给重大建设项目档案的管理工作带来了生机和活力。全面推行项目法人制、招投标制、合同制、建设监理制和质量监督制,为工程文件搜集、整理、归档的超前控制提供了契机。实践证明,严把合同的签订关,运用法律手段超前控制档案工作是行之有效的方法。
　　重大建设项目的全部单项或单位工程的施工、勘察设计、科研、设备采购、建设监理等,必须经过严格的招投标或议标,筛选出中标单位,是在签订合同或协议后开始实施。合同一经签订,就具有法律效用,就明确了甲乙双方各自的责任和义务,以及违约的处罚。因此,建设项目档案部门要抓住超前控制的关键点,积极参与合同或协议的签订工作,严把合同或协议的签订关,并把项目文件的收集、整理、归档工作,作为合同或协议的一项重要内容,作为独立的条款,写进合同或协议。对竣工档案的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求,以引起合同乙方的足够重视。按照“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”的原则,利用合同的法律形式,明确合同乙方是项目竣工档案的第一责任者。
　　
　　二、严把档案保证金结算关,运用经济手段超前控制
　　
　　国家重大建设项目从表面上看是一个大系统的人流、物流和技术流,从实际上看,是一个大的资金流,是一项重大经济活动,处处体现出资金流的巨大动能。项目档案是工程建设的重要内容和组成部分,资金的能动作用和杠杆作用也必然会在项目档案工作中有所体现。采取档案保证金制的经济手段,制约项目档案是十分必要的。在签订合同时,必须明确规定,把工程保留款转变为工程档案保证金,这样档案保证金就有了资金的来源。由于工程价款10%的保留金,其数额很可观,相当于承包商绝大部分的利润滞留在建设单位,项目档案做不好,就有切肤之痛。这样做后,从工程开工承包商对档案工作就有了压力和动力,必然会引起承包商对工程文件搜集、积累的高度重视,不会掉以轻心。档案保证金的扣留比例,应视工程量的大小、形成工程文件的多少和重要程度以及施工队伍素质的高低等区别对待,决不能一刀切、一概而论。待工程竣工,承包商能够按期、按质移交合格的竣工档案,建设项目档案部门出具证明,并签署结论性意见,财务部门如数退回档案保证金,进行工程保留款结算。否则,由建设项目档案部门进行指导重新整理。经多次重整,仍达不到标准要求,且缺少工程的依据性、结论性文件,档案部门视案卷情况,按有关规定扣罚部分档案保证金,其余部分由财务部门如数退还。
　　
　　三、严把平时督导关,运用职能手段超前控制
　　
　　国家重大建设项目的竣工档案要达到完整,齐全成套、不残不缺;准确,图物相符、没有差错;系统,有条不紊、整体一致,实现档案的有效利用,发挥投资效益,档案人员必须从项目一开始就要充分发挥职能作用,超前控制,主动出击,严把平时的督查、指导关,这也是档案人员工作的重点和难点。