试析流动人员人事档案的管理

　　
　　二、加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理
　　
　　1、加强收集工作,完善档案内容。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施:建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法;与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行,确保形成的材料及时归档;流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明,确保档案材料齐全、完整,提高档案的利用价值。
　　2、全面普查案卷,改进和完善档案功能。对接收到的流动人员的人事档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷,使其记录内容全面、客观、动态。同时对档案的功能应进行重新定位,档案的内涵要进一步丰富和扩大,如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容,侧重对工作业绩的评价,增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料,以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求,补充一些其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能,从而更好地为选拔人才服务,减少“弃档”现象。
　　3、加强自身学习,提高档案管理人员素质。流动人员人事工作面临许多新问题,同时也给流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,充分认识到流动人员人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好流动人员人事档案这一信息资源。
　　
　　三、推动流动人员人事档案的信息化管理
　　
　　在信息化程度日益深化的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。流动人员人事档案管理的信息化建设可从以下三个方面着手:
　　1、档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机操作。同时也保证了档案的真实性与可靠性,减少人员流动导致人事档案转移过程中的修改、涂改、伪造等违法违纪行为的发生,从而充分发挥人事档案的作用。
　　2、档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库,通过网络链接形成开放的分步式数据库群。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。
　　3、档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。通过网络,可以实现不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。
　　总之,只有人才服务机构、用人单位以及流动人员个人共同努力,才能管理好、利用好流动人员的人事档案,促进人才的合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质,为社会经济的发展提供强有力的保障。