高校行政管理的信息化建设构想

　第三，实现人力资源查询系统。例如，可以通过饼状图、柱状图等多种图标形式对高校各部门、各院系、各教研室以及各专业工作人员总数、岗位结构等信息进行分析和统计，从而即时判断出校内全体教职员工结构状况是否合理；再如，还可以针对某个教职员工，对其以往的工作经历、教学任务量、科研成果统计表、目前从事的教学科研项目及岗位变动情况等信息进行针对性查询和统计，从而快速判断员工的动态变动情况。
　　3.4建设办公自动化系统。办公自动化系统简称OA系统，即改变过去复杂、低效的手工办公方式，采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使高校内部全体教职员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。对于高校而言，主要构件如下。
　　第一，日常办公管理。0A系统能够集中管理校内行政管理人员的所有办公事务和个人事务，从而为行政管理人员提供一个个性化的工作平台和网上办公环境，使之能够方便、快捷地处理相关的工作。例如，可以实现把个人相关的通知和任务自动传送到其他人面前，使其不用自己去寻找要做的工作，而是打开电脑后即处理日常的教学科研和其他管理工作，并同时享受到任务的提醒、报警功能，从而提高工作效率。
　　第二，即时通讯。即时通讯可以使信息交流和传递更加快捷方便，主要包括文件传输、手机短信、远程协助等工具。其方便之处在于系统会把与教职员工相关的新工作任务、消息通知等各种信息自动归集，同时通过窗口弹出和声音提醒等功能，并与高校行政管理人员和其他任务相关人员的的手机绑定，使大家能够在第一时间掌握自己需要处理的各项工作。
　　第三，信息发布。信息发布可以根据高校信息发布管理的相关规定，形成一个通畅的信息发布的平台，其一，这一平台包括高校规章制度、紧急通知等各种信息；其二，信息可以通过文字、图片、动画、视频等多种形式来表现；其三，这一平台具有强大的信息查询检索功能，使员工可以按校内各个部门、信息发布时间、信息类别等不同关键词及其组合快速搜索、查询并打印。
　　第四，公文管理。公文管理可以方便地对收发文进行管理，包括起草公文、公文办理、公文发放、公文存档等，系统可以自由设置公文流转流程。发文管理：完成拟稿、核稿、审签、签发、存档、查询等，系统中公文流转的流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程的需求。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
　　参考文献：
　　［1］ (美)哈格等著.信息时代的符理信息系统[M].机械工业出 版社.2007年
　　［2］ 朱施南.教育信息化管理.武汉理工大学出版社.2006年
　  3.2建设高校行政管理内部信息门户系统
　　总体而言，高校内部门户系统的主要功能在于：一是为高校各级领导及全体教职员工提供即时的信息查询服务和信息共享服务；二是为高校的各个应用系统（包括如日常行政办公管理、企业项目管理、财务信息公布以及协同设计等各种业务系统）提供规范和统一的“管理窗口”，从而实现信息资源共享；三是为高校提供个性化办公环境，实现高校的人、财、物、教学科研任务以及其他工作项目的完整统计和分析。
　　在具体实施过程中，可把高校的各个应用系统和信息资源有效集成，从而把不同业务模块、业务流程以及其他的信息服务功能统一到一个通用的环境中。由此构建一套功能强大，运转有序的信息资源管理体系。此外，还需要把高校的信息门户与各个业务平台有机结合，统一高校内部各个分支应用系统的界面风格，由此形成鲜明的高校内部文化；并且，还应该遵循“先重点，后周边”的门户系统建设流程，即先满足高校目前急需的各类工作任务，并在这一基础上逐步把后续的各个分支系统纳入到这一信息门户中。
　　3.3建设决策查询系统
　　第一，实现项目统计查询功能。可以通过图表、明细表以及平衡积分卡等方式向全体教职员工展示项目的基本信息、项目即时状况以及统计分析等相关信息。
　　第二，实现财务信息查询系统。从高校高层领导层的角度而言，可以为领导提供总体财务信息及预算汇总数据，从而可以便于领导层随时了解一定期间内高校利润总额、利润率等重要财务信息；从职能部门角度来看，可对各部门的年度工作预算指标、完成比例、完成数量以及各项预算支出等信息进行汇总、统计和分析，并通过与往年同期数据对比，由此掌握实际工作执行情况。