信息经济模式下企业内部控制理念新探

来源:岁月联盟 作者:俞玉林 时间:2010-07-03
任何,其经营目标和任务的实现,经营活动的组织,员工能力和素质的提高等都离不开有效的管理。管理是管理者确立目标,并通过一定的组织形式、规章制度和操作方法去实现的全过程。一个完整的管理过程包括计划、组织、领导和控制四种职能。其中,控制是一项重要的职能,无论是计划的拟定、组织的设计,还是管理人员对员工的领导,如果没有行之有效的控制措施,这些职能就不能按照设想发挥作用,就有可能导致企业管理效率低下。因此,控制作为企业各项管理工作的基础,是企业持续健康的保证。


COSO报告中对内部控制有一个形象的说法:内部控制之所以设置,就是促使企业在迈向活力目标的路上,达成管理理念,并把路上的意外惊吓减到最少。内部控制使管理层有能力与快速变化的及竞争环境打交道,转移顾客的要求,改变需求的优先顺序,并为企业未来的成长而改组。只是在不同经济发展条件下,内部控制理论、内部控制理念、内部控制方式和手段以及内部控制效果各有不同。本文拟就信息经济模式相对于传统经济模式下的企业内部控制理念的发展变化作一粗浅比较。


一、传统经济模式下的内部控制理念:企业内部控制设计关注的是组织机构和岗位,以职能为导向


意义上的内部控制理论自20世纪产生以来,经历了以下几个发展阶段:内部牵制阶段、内部控制制度阶段、管理控制和控制阶段、内部控制结构阶段、一体化的内部控制整体框架阶段等。不管是哪一个阶段,其基本的内部控制理论、内部控制理念、实际的内部控制方法和措施都是基于传统的经济模式构建的,其主要关注的是企业的组织机构、岗位和职能。


在内部牵制阶段,以账户核对为主要内容,并实施岗位分离,设计控制的基本理念是立足于岗位,岗位是控制的基本元素。因此,《柯式会计辞典》将内部牵制的特点归纳为:以任何人或部门都不能单独控制任何一项资产或一部分权力的方式进行组织上的责任分工,每项业务通过正常发挥其他部门或个人的功能进行交叉控制。


在内部控制制度阶段,企业在传统内部牵制思想的基础上,在企业内部组织机构、经济业务授权、处理程序等方面借助各种事先制定的标准和程序,对企业内部的生产标准、质量管理、统计分析、采购销售、员工培训等经济活动及相关的财务会计资料分别实施控制,基本做到业务处理程序标准化、规范化,业务分工制度化,人员之间相互促进、相互制约,从而达到防错纠弊、保护企业财产及相关资料的安全完整、确保经营管理方针的贯彻落实及提高企业经营效率的目的。因此,以账户核对和岗位分离为主要内容的内部牵制,从20世纪40年代开始逐步演变成由组织机构、岗位职责、人员条件、业务处理程序、检查标准和内部审计等要素构成的较为严密的内部控制制度系统。虽然内部控制制度系统开始关注诸如“业务处理程序”等流程的概念,但其基本理念仍然是:内部控制的基本元素是组织机构、岗位和职能。


在内部控制结构阶段,以内部控制结构概念取代了内部控制制度概念,由控制环境、会计制度和控制程序三个要素组成。这一概念跳出了“制度二分法”的圈子,强调了管理者对内部控制的态度、认识和行为等控制环境的重要作用。


在一体化的内部控制整体框架阶段,提出了内部控制整体框架的概念。它包含控制环境、风险评估、风险活动、信息与沟通、监控五个相互联系的要素。但是它的内部控制设计理念基础没有变化。


基于传统经济模式构建的五个阶段的内部控制理论通常都必须遵循以下三项主要原则:充分授权原则、岗位分离原则和权力制约原则。这也是我国大部分企业目前设计内部控制制度必须遵循的。


1.充分授权原则。充分授权源于企业分层管理的要求。随着企业规模的扩大,管理等级随之增加,客观上要求将企业经营活动多方面的权力充分分配到各个管理层,提高经营效率,以保证企业能够迅速应对外界环境的变化。充分授权的同时,要保证利和责与所赋予的权一致,真正做到责、权、利相结合。为此,企业应建立相应的业绩考评制度和配套的奖惩制度,使权力和行使结果与责任相挂钩,并配以一定的利益诱导,从而保证权力能够得到切实有效的执行。充分授权原则还应该注意与能力胜任原则相结合,权力的大小必须与任职素质、上岗资格相匹配。因此,对授权的对象必须进行充分的调查和了解,确保其足够胜任。


2.岗位分离原则。经济业务的充分授权要求企业必须建立起一套组织体系,设置不同的部门和岗位,以行使相应的权力和承担相应的责任。不相容职务相分离作为岗位分离原则的第一要旨,就是针对上述要求而提出的。不相容职务相分离,一方面实现相关作业的专业化、职业化和技术化,提高作业效率,另一方面通过职务间的相互牵制实现内部控制。一般来说,企业的每项经济业务都必须经过授权、审批、记录、监督等一系列流程。每一个环节的流转都依赖于相应的岗位职责,而在同一业务链上的岗位之间就存在着不相容性。


3.权力制约原则。权力的有效行使不仅取决于权力的有效设置,还需要对其进行一定的制约。没有束缚的权力会无限膨胀,其结果只能是权力滥用,损害授权的作用。因此必须遵循权力制约原则。对于高层管理人员、核心技术人员等一些重要的岗位,应实行定期轮岗,甚至在将来合适的时候执行强制离岗。通过这种方式,避免由于权力在某一个人的手中停留过长的时间而引发舞弊行为。定期检查是对日常经营业务实施持续监督的一种方式。在日常工作中,企业应当不断地监督权力的行使情况,并配合相应的奖惩措施,以确保权力在合理的范围内行使。专门审核则是针对一些重要的业务加以特别的监控。专门审核与定期检查相结合,使企业能够以低成本的方式实现对权力的制约。
二、信息模式下的内部控制理念:内部控制设计关注的是流程和作业,以流程为导向


信息经济时代亦称知识经济时代或新经济时代,是一个信息化管理得到极大的时代。信息化管理时代的到来导致企业内部控制环境和内部控制理念发生重大的变化。内部控制理论随着环境的变化与时俱进,由以职能为导向转变为以流程为导向,内部控制设计从关注组织机构和岗位转变为关注流程和作业。


20世纪60年代出现信息系统概念,当时仅是事务处理系统,表现形式有:为那些大量有纸交易的公司解决记录与核算问题。此时,销售订单的制作、供应商货款的支付、存货的以及公司产生的其他大量有纸操作,均被计算机快速、高效地处理。这一阶段形成数据处理系统(EDP)。随后,人们开发出管理信息系统(MIS)和决策支持系统(DIS),将计算机应用于政府机关和企业的办公部门,产生了办公自动化系统(OAS)。20世纪80年代出现战略信息系统(SIS)概念。在这一时期,计算机及其在经济与管理领域得到广泛运用,其作用日益得到社会各界的肯定和重视,形成了下列专门领域:MRP、MRPⅡ、SCM、ERP、CRM等。


计算机的出现及其广泛运用,尤其是计算机网络的形成,直接改变了人类社会的生活方式,也改变了人们的思维方式。管理控制由产品、零件、工艺控制转化为作业控制,企业内部控制制度设计也相应转到了以流程为导向、关注流程和作业的控制。规范的流程原则和严格的作业管理原则是这一时期必须重视的。


流程规范化的本质是通过设定一系列的标准,对企业内部各项经济活动中出现的作业进行规范,使企业行为按照一定的程序和要求合理地进行,避免行为混合所造成的弊端。


行使规范化职责的标准,可以分为作业标准、数量标准和质量标准三类。作业标准是流程运转过程中各项作业行为的标准,它设定了经济业务从发生到执行再到审核所必须经历的程序和需要履行的手续,是规范各类流程的基本标准。数量标准主要用于对流程运转过程中各类权力金额大小的限定,例如对不同层次的管理人员审批权限的限定。质量标准则主要是对经济业务发生、行使过程中时间、条件的界定。数量标准、质量标准与作业标准相结合,共同组成了规范化流程的标准化系统。


企业的流程包括业务流程、管理流程和控制流程。业务流程是企业经济活动的基本流程,其他流程都是围绕业务流程展开的,因此,对业务流程的控制就显得尤为重要。管理流程是基于业务流程形成的、对业务流程进行管理控制的流程,包括预测、决策、分析、评价等一系列环节。控制流程是需要格外关注的流程,它是针对业务流程和管理流程中容易出现问题的环节,在管理信息系统中设置的由关键控制点组成的流程。在信息化的条件下,内部控制的主要职能大都是在管理信息系统上完成的,企业内部控制制度的有效实现有赖于规范的流程原则。


美国作业管理专家约翰A.米勒指出,流程和作业是以作业为基础的组织中的中枢神经系统,是组织为客户和股东创造价值的核心。竞争以产品和服务的市场表现为基础,并为生产、制造、提供产品与服务的流程和作业的执行情况所驱动。从本质上说,竞争者们是在作业和流程层面进行竞争,产品和服务代表了组织流程和作业的产出。许多组织发现,在与竞争者相比较时,各个组织都可以获得相同的原材料、资本、技术、设备、供应商、劳动力以及客户,在这种情况下,竞争的主要差别就在于作业绩效和流程两个方面。作业绩效可能是企业竞争优势的唯一来源。


实行严格的作业管理原则要求企业必须做到以下几点:严格分析企业现行作业体系形成的背景及合理性,确定无效作业和冗余作业,寻找关键作业和增值作业,实行作业、流程、经营管理重组,实现资源重组。在此基础上,建立相应的内部控制制度,以“自组织”和“学习型”为基本目标。?