高校图书馆图书招标采购质量控制策略分析

摘要：图书采购招标是高校图书采购的新兴模式。本文通过对图书招标采购的利弊分析，从招标工作环节、图书馆工作环节、书商行为规范三个角度对图书招标采购质量控制策略进行了分析。
关键词：高校图书馆；图书采购；招标；质量控制

        0  引言
        高校图书资料采购是图书馆文献资源建设的首要环节，对馆藏质量、馆藏结构起着关键性的作用，是为学校教学科研服务的重要保障之一，也是图书馆工作的重中之重。随着近年来国家对科技、教育经费投入的不断加大以及图书馆在高校本科教学评估中的重要地位（生均图书与年进书量），各个高校对图书馆的图书采购经费都加大了投入。如何充分发挥文献购置经费的最大效益，以满足读者对文献资源的需求是当前很多高校图书馆思考的问题。
        图书采购政府招标有利有弊，但高校图书馆实行图书采购政府招标已是不争的事实。高校图书馆充分享受了图书采购政府招标的优势，也对不利的一面深有体会。图书采购政府招标一般是每年进行一次，中标书商存在不稳定性，每一次招标，中标书商不一定与上一年的完全相同，新的合作将会伴随机遇与挑战。因此，探讨高校图书馆如何主动加强对中标书商的管理，使图书馆对中标书商的管理规范化，让图书馆与中标书商能真正从图书政府采购中受益，实现图书政府采购的双赢无疑是个值得研究的现实课题。
        1  高校图书馆实行图书采购招标的意义
        1．1 有利于图书馆选择有实力、重信誉的书商  2004年以来，我国逐渐放开了图书零售市场，形成了新华书店、出版社、民营书店互相竞争的态势。高校图书馆作为图书集中采购的大户，已经成为各大书商重点追逐的对象。实行图书采购招标使得众多的书商在同一平台竞争，学校通过审查招标文件，对投标公司的资质进行审查，在众多的书商中选择综合实力最强的公司进行合作，保证图书馆文献采购的质量和数量。
        1．2 有利于最大限度的合理利用经费  引入招标机制，将图书采购市场化，使图书采购经费被更加合理的利用。为了能够在招标中确立优势，各个书商都在想方设法压缩成本，降低利润，在标书中明确给出最优惠的折扣，这实际上也是客观的降低了文献的价格，使图书馆在原有经费的基础上买到更多的图书。
        1．3 能获得更多形式的增值服务，有利于提高图书馆的工作效率  实行图书采购招标，可以要求馆配商提供诸如中文图书新书的采访数据及编目数据和免费提供图书粗加工服务。有了这些配套服务，可以减少图书馆的加工人员，减轻分编人员工作的压力，缩短了新书上架时间，提高了工作效率。
        1．4 有利于真正做到阳光采购，从源头上杜绝腐败  在施行图书采购招标之前，图书折扣一直是敏感的话题，实行招标采购之后，由学校国有资产处、审计、财务、纪检、图书馆等多个部门联合参与，将图书折扣写进合同中，在增强采购工作透明度的同时规范了采购人员的办事行为，从源头遏制腐败行为的产生。
        1.5 在一定程度上可以规范馆配商的到书质量，提高到书速度与到书率  图书馆通过招标采购，可将图书质量、到书时间、到书率等条件纳入招标合同。既保证了图书馆到书的质量，也加快了图书与读者见面的时间。
        2  图书采购招标中存在的问题
        2.1 图书采购的采购对象具有不确定性  图书招标时，成交的产品是未定的，因为招标后图书馆才开始采购，直到采购停止前其成交产品才完全确定。图书招标的标的就是需购买的图书，然而图书馆在招标时却无法列明标的，因为图书馆的入藏图书与一般物品不同：
        第一，品种多，入藏图书具有多品种的特点，一定采购额含有几千甚至几万种图书；第二，品种无法预先确定，图书馆采购的图书仅能依据出版发行的情况来挑选，而招标时根本不可能预知可供图书的品种；第三，图书采购要根据学校学科建设的需要，对采购的书目清单适时调整，不断更新。因此招标时无法确定所需购买的品种，而使标的不明确。
        2．2 评标的标准难以量化  图书招标的评标项目一般有六个方面的内容：折扣、服务、数据、加工、信用度、合作单位业绩等。在这六个方面中只有价格是客观明了的、可比较的，其余在没有实质的合作之前都难以衡量。因此，评委对各供应商的投标书中所做的承诺在评标时无法量化考核，做出真伪判断。结果就是谁的标书做得好，谁中标的可能性就大，导致某些书商的各项服务承诺在达到中标目的后却无法履约，最终使图书馆的采购工作变得很被动。
        2．3 没有具体的交货期  图书资料的采购是一种持续行为，不可能每提交1次清单就招标1次，只能以购书经费的总额来进行集中招标，确定图书供应商，然后图书馆不定期地向供应商提交采购清单，直到采购金额达到招标金额为止。一般图书资料（指定书刊资料除外）招标采购时无法提供具体的购物清单，也不能约定具体交货期，招标时书商只能承诺笼统的到书时限，因此在到货时间方面，只能做一些原则上的规定。
        2．4 低价中标使采购的图书质量不高，影响图书馆馆藏质量  由于开价太低，书商几乎在没有利润的情况下经营，甚至有些书进货价高于承诺给图书馆的供货价。因此，书商只提供高折扣的图书，价低往往导致图书馆只能购得“大路货”，图书馆购进的图书只是凑数，实际上也造成了另外意义的购书经费的浪费。更有甚者，所供图书中夹杂特价书或盗版图书。
        2．5 图书招标委员会委员的组成及一味注重图书折扣的取向，不利于选择到最佳的馆配商  当前很多高校的图书采购招标刚刚起步，在成立招标委员时依然沿用了其他物品招标时的成员，即国资、审计、监察、纪检和图书馆。由于招标委员会的成员来自学校的各个部门，图书馆方面专家代表人数较少，很多领导和代表不是图书馆领域的专家，一般都不熟悉图书招标采购的特点和采购部门对配套服务的需求，而导致图书馆的意见被忽视或弱化，过分依赖于图书折扣，使得一些进货正规、服务完善但运营成本相对较高的书商中不了标,而许多劣质书商依靠单纯的低折扣却有可能中标。
        2.6 图书供应商无法实现应有的承诺  为了能在图书招标中获得图书供应权，有些图书公司在投标时做出了很多的承诺，对标书提出的各项要求也都满口答应。以诸多的优惠条件博得专家的信任和偏爱，最终得以中标。但实际上在履行合同时，由于自身实力不济，无法实现当初投标时的承诺，主要表现在：
        ①受到书商的自身实力和进货渠道的限制，提供图书品种无法保证图书馆全面的采购需求，另外就是一些专业性强的图书进货折扣较高，供货商考虑到利润的问题，不愿提供。②到书时间不能保证，由于服务众多客户，供货时间的冲突导致无法正常到货的事情经常发生。③一些中标图书公司对数据的制作不专业，无法满足高校图书馆在采访和编目MARC方面的要求。
        2.7 有些图书无法从馆配单位取得  在图书市场上,受众多主客观因素影响,馆配商供书品种上不能满足高校图书馆多样化馆藏需求,如很多教师读者急需的设计资料、年鉴工具书、某些专业学术性图书、地方出版物、交流出版物和高教社出版图书等,要么是无法提供,要么是量小利微、超过折扣范围,不想做。
        3  图书招标采购的质量控制策略
        3．1 招标工作的质量控制策略
        3．1．1 科学制定好招标文件,合理设置图书采购评标委员会。科学制定好图书招标文件是图书招标采购工作的起点，也是关键的一环。准确、规范、科学地制定招标文件、招标程序、商家资质预审规则、投标商招标书、评标标准等相关文件。将馆配商数据加工、信息服务、到货率等评分纳入到评标标准中来。评标委员会应适当增加图书馆专业权威人士的构成比例。科学的招标文件和评分标准以及结构优良的评审团队,是图书招标采购工作顺利开展的前提保证。
        3．1．2 制定合理的招标周期。中文图书的采购招标，与一般设备物资的采购招标不同。图书采购具有采购品种多、单个品种数量少的特点，且采购任务是持续的、分批次进行的，不可能一次完成。因此，建议招标周期为2～3年比较合理。